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Bien démarrer
- Renseignez l'identité de la sociétéSaisissez le nom, les coordonnées, l'adresse et le logo de votre société dans le guide « Bien démarrer », puis corrigez-les plus tard dans Organisation.≈ 5 minVidéo · 2 min 50 s
- Réglez votre organisationRépondez aux cinq questions du questionnaire : modules, horaires, règles de fonctionnement, comptabilisation des ménages et tableau de bord. Tout reste modifiable dans Organisation.≈ 6 minVidéo · 2 min 55 s
- Créez la fiche de structure des logementsChoisissez les rubriques et les cellules de la fiche de chaque logement (accès, ménage, linge, consommables), à partir d'un modèle, et vérifiez ce que voit l'agent.≈ 9 minVidéo · 3 min 01 s
- Importez vos logementsAjoutez vos logements par votre logiciel de réservation, par un tableau Excel avec des liens iCal, ou à la main, puis vérifiez qu'ils sont bien arrivés.≈ 16 minVidéo · 3 min 01 s
- Créez vos listes de tâchesCréez les listes que vos agents suivent pendant le ménage : modèles prêts, liste collée ou écrite, réglages de chaque ligne, consignes, aperçu agent et temps de chaque liste.≈ 11 minVidéo · 2 min
- Invitez votre équipeInvitez vos agents et vos gestionnaires par e-mail, une personne à la fois ou plusieurs d'un coup, et envoyez le lien vous-même si l'e-mail n'est pas lu.≈ 8 minVidéo · 2 min 09 s
- Créez un flux de travailCréez en un clic le flux qui ajoute un ménage au calendrier à chaque départ de voyageur, réglez-le, créez-en d'autres, puis lancez-les ou arrêtez-les.≈ 7 minVidéo · 3 min 07 s
- Assignez vos premiers agentsPlacez vos agents sur les ménages à venir : avec la proposition du jour, que vous validez, ou à la main depuis le calendrier.≈ 5 minVidéo · 2 min 03 s
- Ajouter et cadrer le logo de votre sociétéLe logo de votre société Votre logo est affiché dans le menu, sur vos rapports, vos e-mails et dans les espaces clients. Il se règle dans Paramètres › Ma…≈ 2 min
- Changer ou réinitialiser votre mot de passeChanger ou réinitialiser votre mot de passe Les règles d'un mot de passe Votre mot de passe doit respecter six règles. Elles s'affichent sous le champ dès que…≈ 2 min
- Essayer l'application en mode test avec des données fictivesLe mode test : essayer chaque rôle sans risque Le mode test ouvre le vrai logiciel dans le rôle de votre choix, sur une société de test réservée à votre…≈ 3 min
- Premiers pas dans l'applicationBienvenue The Big One réunit au même endroit vos logements, le planning des ménages, la préparation et la livraison du linge, la maintenance et la facturation.…≈ 4 min
- Rechercher dans toute l'applicationLa recherche globale La barre Rechercher… en haut de l'écran (la loupe sur téléphone) retrouve en une seule frappe une page, une action ou une donnée de votre…≈ 2 min
Planning et missions
- Répartir un ménageMettez plusieurs agents sur un même ménage et donnez à chacun sa part de temps, depuis la fiche de la mission ou l'écran des demandes.≈ 5 minVidéo · 2 min 26 s
- Lisez le calendrier des missionsChoisissez la période et la vue, lisez une carte de mission et son code couleur, filtrez, puis déplacez une mission à la souris.≈ 6 min
- Ajoutez une mission, un ménage ponctuel ou une tâche ponctuelleCréez à la main une mission dans un logement, un ménage ponctuel à une autre adresse, ou une tâche à faire une seule fois à la prochaine mission.≈ 6 min
- Ouvrez la fiche d'une missionChangez les agents, l'horaire, le temps ou l'état d'une mission, lisez son historique, supprimez-la et restaurez-la depuis la Corbeille.≈ 5 min
- Suivez le jour dans la vue Opération et clôturez la journéeAssignez et suivez les missions du jour dans la vue Opération du calendrier, puis validez-les et clôturez la journée avec « Fin de journée ».≈ 5 min
- Suivez la journée dans Alerte et SuiviTraitez les urgences du jour, assignez les missions sans agent, appelez un agent en retard et regardez où se trouve l'équipe sur la carte.≈ 5 min
- Traitez les réservations modifiées et les missions non confirméesDécidez ce que devient une mission quand la réservation change ou s'annule, choisissez un remplaçant, relancez un agent qui n'a pas confirmé et réglez les règles automatiques.≈ 5 min
- Traitez un problème signalé par un agentRetrouvez les casses, pannes et fuites signalées par vos agents, créez une intervention de maintenance, suivez le problème et marquez-le résolu.≈ 4 min
- Suivez les avis des voyageursLisez les avis importés de votre logiciel de réservation, reliez-les au bon ménage, comparez vos agents et vos logements, et choisissez ce que l'agent voit.≈ 5 min
- Traitez les rapports IA du contrôle qualitéPassez en revue les rapports rangés par action, confirmez ou ignorez chaque point signalé, créez une reprise ou ajoutez une tâche à la prochaine mission.≈ 5 minVidéo · 2 min 21 s
- Bloquez des dates et repérez les doubles réservationsRendez un logement indisponible depuis le calendrier, modifiez ou levez un blocage, relancez un envoi en échec et lisez les alertes de double réservation des annonces combinées.≈ 5 min
- Suivez un ménage ponctuel sur sa pageOuvrez la page d'un ménage ponctuel pour lire son rapport, programmer un nouveau passage à la même adresse, changer le client, facturer le passage ou transformer l'adresse en logement.≈ 5 min
- Suivez les inspections et la maintenance du jourOuvrez les onglets Inspection et Maintenance de la vue Opération, lisez le taux de conformité par agent, et réglez le délai d'inspection et la facturation des reprises.≈ 4 min
- Couvrez une absence et vérifiez la synchro des réservationsDans Alerte et Suivi, confiez à un remplaçant les missions d'un agent absent, relancez la synchro des réservations en retard ou en erreur, et masquez les problèmes déjà connus.≈ 5 min
- Ajouter une tâche ponctuelle à une missionLes tâches ponctuelles Une tâche ponctuelle est une tâche exceptionnelle, à faire une seule fois dans un logement : « arroser les plantes », « vérifier que le…≈ 3 min
- Automatiser la création des ménages avec les flux de travailLes workflows Un workflow, appelé « flux de travail » dans le logiciel, est une règle qui crée les missions à votre place, ou bloque des dates, à partir des…≈ 4 min
- Bloquer des dates dans le calendrierBloquer des dates Un blocage rend un logement indisponible à la location chez votre logiciel de gestion locative (travaux, séjour du propriétaire…), sans…≈ 3 min
- Comprendre le planning, le calendrier et le tableau de bordLe planning Chaque carte du planning est une mission : un ménage, un contrôle, une maintenance ou une livraison. Les états d'une mission La légende « Code…≈ 4 min
- Contrôler la qualité des ménages : inspections et retours ménageLes inspections Une inspection est une mission de contrôle distincte du ménage : un contrôleur passe après l'agent, note le ménage de 1 à 5 et déclare le…≈ 3 min
- Créer un ménage ponctuel à une adresse hors de votre baseLe ménage ponctuel Un client vous demande un ménage à une adresse qui n'est pas dans votre base (fin de chantier, grand ménage chez un particulier, vitres d'un…≈ 4 min
- Créer, assigner et valider les ménagesLes ménages Un ménage est une mission du planning : un logement, une date, une heure, une durée et une ou plusieurs personnes. Créer un ménage -…≈ 4 min
- Réaliser un ménage depuis le téléphone : pointage, exigences et photosRéaliser une mission Cet article s'adresse aux agents de ménage, de maintenance et aux contrôleurs. 1. Ouvrir la mission En bas de l'écran, quatre onglets : «…≈ 5 min
- Signaler un problème dans un logement et le suivreLes problèmes signalés Casse, équipement en panne, fuite, saleté importante, linge manquant, nuisibles, accès impossible… Les agents signalent ce qu'ils…≈ 3 min
- Suivre les avis des voyageursLes avis des voyageurs Les avis laissés par les voyageurs sur votre logiciel de réservation sont importés automatiquement et rattachés au ménage qui a préparé…≈ 3 min
- Utiliser la proposition du jour (menu Assignation)La proposition du jour La proposition du jour répartit automatiquement les ménages, contrôles et livraisons d'une journée entre vos équipes, en respectant les…≈ 5 min
Proposition d'assignation
- La proposition du jourLe logiciel place vos agents sur les missions d'une journée. Vous réglez les décisions, adaptez la journée, puis vous validez. Avec les réglages permanents, du Diagnostic aux Véhicules & dépôts.≈ 17 minVidéo · 2 min 58 s
- Créer et régler vos secteursRegroupez vos logements par zone, rattachez les agents autorisés à y travailler, laissez le rayon ranger les logements tout seul et donnez à un secteur ses propres règles.≈ 7 min
Logements et fiches
- Choisissez qui vient dans un logementToujours la même personne dans un logement, avec une suivante quand elle n'est pas disponible, ou la mieux classée du jour. Le choix se fait dans la fiche du logement, département par département.≈ 4 min
- Liez des logements en annonce combinéeUne villa louée entière ou étage par étage ? Liez les logements qui composent l'annonce combinée pour voir dans le calendrier quand l'un occupe l'autre.≈ 3 min
- Partagez la fiche d'un logement par lienCréez un lien public vers la fiche d'un logement, choisissez ce qu'il montre et combien de temps il dure, puis coupez-le quand il ne sert plus.≈ 4 min
- Rangez vos logementsDésactivez les logements que vous ne gérez plus, regroupez les autres par immeuble, étiquette et secteur, et changez plusieurs logements d'un coup.≈ 4 min
- Tenez la fiche d'un logement à jourOuvrez la fiche d'un logement, remplissez ses accès et ses consignes, vérifiez les photos de l'annonce, puis recopiez ce qui est juste sur vos autres logements.≈ 5 min
- Créer un logement à la mainAjoutez un logement depuis l'écran « Nouvelle propriété » en choisissant sa structure de fiche, en remplissant les cellules obligatoires et son adresse, puis ouvrez sa fiche.≈ 4 min
- Régler les temps, les prix et les sous-tâches d'un logementDans la fiche d'un logement, réglez le temps et le prix de son ménage de référence, donnez-lui un temps ou un prix propre pour une liste, et ajoutez ou retirez des tâches pour lui seul.≈ 5 min
- Relier un logement à une annonceReliez un logement créé à la main à une annonce de votre logiciel de gestion, changez d'annonce, dissociez la connexion, et tenez à jour les équipements du logement.≈ 7 min
Linge et livraisons
- Suivez votre lingeCréez vos articles de linge, reliez les noms de vos fiches, puis suivez le linge manquant, les pertes par logement et les décalages d'inventaire.≈ 5 min
- Préparer le lingePréparez la veille le linge et les consommables de chaque logement livré le lendemain – cochez les articles sur téléphone, notez ce qui manque, validez, et suivez l'avancement de l'équipe.≈ 7 minVidéo · 2 min 16 s
- Assigner les livraisons aux livreursRépartissez les livraisons du jour entre vos livreurs – glissez une carte vers un livreur, assignez-en plusieurs d'un coup, réglez l'heure et les passages, retirez une assignation.≈ 4 min
- Suivre les livraisons du jourVoyez où en est chaque livreur – arrêts validés, prochain arrêt, livraisons à surveiller – et réglez la preuve de dépôt obligatoire et le seuil d'alerte de retard.≈ 4 min
- Déclarer vos dépôts, vos véhicules et les règles des tournéesPour que le logiciel propose des tournées de livraison – déclarez le dépôt, les véhicules et leur capacité, le véhicule de chaque livreur, puis réglez l'heure limite du linge et le minimum de livraisons.≈ 5 min
- Faire porter la livraison par l'agent de ménageQuand un logement est sur le chemin de l'agent mais loin de la tournée du livreur, l'agent peut prendre le linge au dépôt avant son ménage. Réglez ce qu'un agent peut porter, appliquez la proposition, et voyez ce que l'agent fait sur son téléphone.≈ 4 min
- Prévoir, commander et réceptionner le lingeLisez le linge qu'il vous faudra dans les jours à venir, préparez la commande au fournisseur et enregistrez sa réception dans un dépôt, un immeuble ou un logement.≈ 5 min
- Faire faire l'inventaire des logements par l'équipeChoisissez les logements à compter dans Linge › Réglages, réglez qui compte et quand : l'inventaire s'ajoute tout seul à la mission le jour prévu. Lisez ensuite les comptages et les alertes au bureau.≈ 6 min
- Réglez la livraison du linge d'un logementDites comment le livreur dépose le linge dans chaque logement, déclarez un stockage sur place, exigez une photo de la réserve ou retirez l'inventaire, sur un logement ou sur plusieurs d'un coup.≈ 5 min
- Suivez la tournée avec la feuille de route de livraisonLisez les tournées validées d'un jour sur une carte, suivez l'avancement réel de chaque livreur et, en cas de retard, appliquez la reprise proposée en un clic.≈ 5 min
- Changez une tournée de livraison dans la proposition du jourDonnez un arrêt à un autre livreur, retirez une livraison, déplacez toute une tournée, ajoutez un retour au dépôt ou baissez le minimum d'arrêts pour un seul jour, avant de valider.≈ 5 min
- Compter le linge : l'inventaire de l'agent et du livreurCompter le linge Le linge d'un logement peut être compté par trois personnes : l'agent de ménage, la gouvernante (la personne qui fait la mission de contrôle)…≈ 4 min
- Faire porter le linge par l'agent de ménageLa livraison portée par l'agent de ménage Certains logements sont loin de la tournée du livreur, alors que l'agent de ménage passe près du dépôt avant d'y…≈ 3 min
- Linge et livraisons : de la préparation du linge à la tournéeLinge et livraisons Le linge et les consommables de chaque logement sont préparés au dépôt, puis livrés avant le ménage. Ce que définit la fiche du logement La…≈ 3 min
- Préparer le linge et les consommables avant la livraisonLa préparation du linge La préparation du linge se fait au dépôt : pour chaque logement livré à une date, vous préparez le linge et les consommables, vous…≈ 3 min
- Réaliser une livraison depuis le téléphone : inventaire, photos et « Marquer livrée »Réaliser une livraison Cet article s'adresse aux livreurs. Il décrit, dans l'ordre, ce que vous faites à chaque arrêt depuis votre téléphone. 1. Ouvrir vos…≈ 4 min
Équipe
- Traitez les demandes de vos agentsRépondez aux demandes envoyées depuis l'espace agent, temps en plus, linge manquant ou ménage hors planning, en vous aidant du pointage et des photos.≈ 4 min
- Réglez les disponibilités et les congés de l'équipeSaisissez les horaires de chaque personne, répondez aux demandes de congé et déclarez une absence pour que ses missions soient proposées à un remplaçant.≈ 3 min
- Renseignez les contrats de l'équipeIndiquez pour chaque personne son type de contrat, ses dates, son mode de paie et ses heures, puis déposez le contrat signé au format PDF.≈ 5 min
- Vérifiez les documents de vos prestatairesChoisissez les documents que chaque prestataire doit déposer, puis validez ou refusez chaque document reçu et relancez les dossiers incomplets.≈ 4 min
- Vérifiez les factures de vos agentsComparez la facture envoyée par chaque agent avec le revenu validé dans le logiciel, regardez le détail des ménages retenus, puis suivez le paiement.≈ 3 minVidéo · 1 min 48 s
- Payer les agents : heures, taux et fiche du moisVoyez qui payer chaque mois, combien et ce qui reste à faire, personne par personne, en fiches ou en tableau ; réglez les taux horaires et téléchargez les éléments de paie pour votre comptable.≈ 10 minVidéo · 1 min 59 s
- Valider les pointages signalésUn pointage trop long, trop court ou jamais arrêté attend votre décision avant d'être payé. Validez-le, corrigez ses heures ou refusez-le.≈ 4 min
- Régler les salaires des agents payés au moisChoisissez le pays de vos agents, réglez la durée du travail, les heures en plus, les jours fériés et les primes, puis passez un agent en « Salarié au mois ».≈ 7 minVidéo · 2 min 28 s
- Régler le paiement des livreursDites comment chaque livreur est payé (au passage, à l'heure, au mois ou par son salaire), avec des prix différents par secteur, étiquette ou logement, et lisez ce que ses livraisons coûtent ce mois-ci.≈ 3 min
- Les règles de paie : taux horaire, salaires et livraisonRéglez une fois comment chacun est payé (taux de référence, salariés au mois, livreurs), dans une page à part du mois, et retrouvez les agents qui n'ont pas encore de taux.≈ 2 min
- Marquer les agents payésNotez le jour où chaque personne a été payée pour le mois, une par une ou en lot, suivez l'avancement des paiements, et annulez un repère posé par erreur.≈ 2 min
- Exporter la paie pour le comptableTéléchargez en CSV ou en PDF les éléments de paie des salariés et les montants des indépendants et des livreurs extérieurs, avec leur facture, l'écart et le jour du paiement.≈ 2 min
- Modifiez la fiche d'une personne : rôle, activités, retraitOuvrez la fiche d'une personne de l'équipe pour changer son rôle ou ses activités, corriger son nom et son téléphone, agir sur plusieurs personnes d'un coup, ou supprimer un compte.≈ 5 min
- Limitez ce qu'une personne voitRestreignez une personne à certains départements, clients ou logements, et créez des types d'accès qui masquent des écrans ou les mettent en consultation.≈ 5 min
- Activez la localisation de l'équipeActivez la carte de l'équipe pour votre société, choisissez qui la voit et pendant quelles heures, et comprenez l'accord que chaque agent et chaque livreur donne sur son téléphone.≈ 5 min
- Changer de société quand vous travaillez pour plusieurs sociétésChanger de société Un agent de terrain (ménage, livraison, maintenance) peut travailler pour plusieurs sociétés avec un seul compte et un seul mot de passe.…≈ 2 min
- Demandes des agents : signaler un écart et y répondreLes demandes des agents Un ménage a duré plus longtemps que prévu, du linge manquait, un ménage a été fait sans être au planning : l'agent le signale depuis…≈ 4 min
- Inviter votre équipe : rôles, accès et conformitéÉquipe, rôles et accès Inviter une personne 1. Ouvrez Équipe › Équipe (onglet « Personnes ») ou Paramètres › Accès (onglet « Utilisateurs ») : c'est la même…≈ 4 min
Appli agent
- Votre journée de missionsVoyez vos missions du jour sur votre téléphone, ouvrez une mission, suivez la liste de tâches et terminez, du premier logement au dernier.≈ 4 minVidéo · 1 min 16 s
- Prendre les photos d'une missionPrenez les photos demandées dans la liste de tâches, suivez la photo de référence et réussissez vos prises de vue, même sans réseau.≈ 5 minVidéo · 1 min 57 s
- Signaler un problème dans un logementUne casse, une panne, une fuite, du linge manquant ? Prévenez le bureau depuis la mission en quelques touches, avec des photos.≈ 4 minVidéo · 1 min 20 s
- Voir le livreur sur la carteLe jour du ménage, suivez sur une carte le livreur qui apporte le linge de votre logement, voyez son heure d'arrivée et appelez-le.≈ 4 minVidéo · 1 min 08 s
- Envoyer votre factureAgent indépendant, déposez vos documents, faites vérifier votre facture du mois par l'application, puis envoyez-la et suivez son paiement.≈ 6 minVidéo · 1 min 29 s
- Faire une demande à votre gestionnairePlus de temps passé que prévu, du linge manquant, un ménage fait mais pas prévu ? Envoyez une demande depuis votre téléphone et suivez la réponse.≈ 4 minVidéo · 1 min 10 s
- Voir vos avisRetrouvez votre note de propreté et les avis des voyageurs sur les logements que vous avez préparés, et servez-vous-en pour progresser.≈ 3 minVidéo · 1 min 03 s
- Travailler sans réseauCave, parking, immeuble mal couvert, continuez votre mission. Vos coches, vos photos et votre pointage sont gardés sur le téléphone et partent au retour du réseau.≈ 3 minVidéo · 1 min 13 s
- Faire votre tournée de livraisonOuvrez « Ma tournée » sur votre téléphone, allez au prochain arrêt, lisez le linge à déposer, déposez-le et marquez la livraison – arrêt après arrêt.≈ 5 minVidéo · 1 min 15 s
- Compter le linge à la livraisonFaites l'inventaire à un arrêt – saisissez ce qui est vraiment là, signalez un manque au bureau, puis corrigez l'inventaire si vous revenez avec le linge.≈ 4 minVidéo · 1 min 53 s
- Prendre la photo de la réserve et la preuve de dépôtDeux photos peuvent vous être demandées à un arrêt – la photo de la réserve et la preuve de dépôt. Prenez-les depuis la fiche de l'arrêt, même sans réseau.≈ 3 min
- Suivre votre tournée sur la carteL'onglet « Carte » du livreur montre vos arrêts dans l'ordre, les agents qui attendent leur linge et qui voit votre position. Ouvrez un arrêt pour lancer l'itinéraire ou appeler l'agent.≈ 4 minVidéo · 2 min 02 s
- Préparer votre téléphoneMettez l'application sur l'écran d'accueil, activez les notifications, partagez votre position si votre société le demande et choisissez votre langue.≈ 4 minVidéo · 1 min 53 s
- Indiquer vos disponibilités et vos congésDites à votre société quels jours et à quelles heures vous travaillez, demandez un congé depuis votre téléphone et suivez la réponse.≈ 4 min
- Travailler pour plusieurs sociétésVous faites des missions pour deux sociétés ou plus ? Passez de l'une à l'autre en deux touches, avec un seul compte, et voyez où il y a du nouveau.≈ 3 min
- Confirmer une mission nouvelle ou déplacéeUne mission vient d'arriver, ou sa date a changé ? Voyez ce qui a changé, confirmez-la depuis votre téléphone, et prévenez le bureau si vous ne pouvez pas la faire.≈ 3 minVidéo · 1 min 40 s
- Votre calendrier et votre moisVoyez vos missions de la semaine et du mois sur votre téléphone, retrouvez un ménage passé, vérifiez s'il est validé et téléchargez votre rapport du mois.≈ 4 min
- Lire l'écran « Mes finances »Voyez ce que vous avez gagné sur le mois, ce qui est validé et ce qui attend encore, que vous soyez indépendant ou salarié, et demandez une correction si une ligne est fausse.≈ 4 min
- Tenir vos documents à jourDéposez votre pièce d'identité, votre Kbis, votre attestation de vigilance et votre RIB depuis votre téléphone, suivez leur état et remplacez un document refusé ou périmé.≈ 4 min
- Faire l'inventaire du logement pendant la missionLe jour du comptage, ouvrez « Inventaire du logement » et touchez seulement ce qui manque ; les autres jours, signalez un manque. Prenez ou rapportez le linge au dépôt quand c'est vous qui le portez.≈ 6 minVidéo · 2 min 11 s
- Faire une inspection après un ménageInspecteur ou gouvernante, ouvrez votre inspection, vérifiez les points signalés par l'analyse des photos, notez le ménage et décidez s'il est conforme ou s'il doit être repris.≈ 4 min
- Faire une intervention de maintenanceAgent de maintenance, retrouvez vos interventions du jour, lisez ce qu'il y a à réparer, prenez vos photos avant et après, puis terminez l'intervention depuis votre téléphone.≈ 4 min
Facturation
- Réglez les tarifs de vos logementsDonnez un prix de ménage à chaque logement, changez-le à partir d'une date, choisissez le client facturé et ajoutez une période, sans toucher aux factures déjà faites.≈ 4 minVidéo · 2 min 29 s
- Vérifier, facturer et envoyer les factures du moisSuivez chaque client en quatre étapes — vérifier, facturer, envoyer, payée — sur un seul écran, avec un seul bouton à la fois.≈ 10 minVidéo · 2 min 25 s
- Relier votre logiciel comptable et faire un avoirReliez votre logiciel comptable pour y créer vos factures avec leur numéro légal, puis corrigez une facture déjà validée avec un avoir ou une facture complémentaire.≈ 7 minVidéo · 2 min 26 s
- Valider les ménages réalisésConfirmez les ménages faits pour qu'ils soient comptés dans la finance et la facturation, un par un ou plusieurs d'un coup, et retirez une validation en cas d'erreur.≈ 4 minVidéo · 2 min 29 s
- Prélever vos clients par SEPADemandez un mandat de prélèvement à vos clients, prélevez une facture validée en deux clics et suivez les encaissements, les échecs et les mandats.≈ 5 minVidéo · 2 min 30 s
- Préparer les messages de facture et relancer les impayésÉcrivez les modèles d'e-mail qui accompagnent vos factures, choisissez un modèle par client ou par période, réglez vos paliers de relance et relancez les factures en retard.≈ 5 min
- Envoyer ou programmer l'envoi d'une factureEnvoyez une facture validée à votre client tout de suite, ou programmez son envoi à la date et à l'heure de votre choix, puis modifiez ou annulez l'envoi tant qu'il n'est pas parti.≈ 4 min
- Construire votre grille tarifaireCréez une grille, remplissez ses barèmes (ménage, autres prestations, linge, consommables, livraison), dites sur quoi compte chaque ligne et choisissez la grille par défaut.≈ 5 min
- Créer un supplémentCréez une règle de tarification qui s'ajoute au ménage, avec ses questions, ce qu'elle change pour le client, l'agent et la société, son texte de facture et ses conditions.≈ 6 min
- Importer et compléter vos tarifsChargez les prix de ménage de tous vos logements depuis un fichier Excel ou CSV, vérifiez chaque ligne avant d'enregistrer, puis complétez les logements restés sans tarif.≈ 5 min
- Analyser votre activité avec le tableau financierLe tableau financier Le tableau financier montre ce que rapporte et ce que coûte votre activité : chiffre d'affaires, charges, marge brute et marge nette, par…≈ 4 min
- Clients et rapports mensuelsClients et rapports Chaque client a une fiche de facturation, des tarifs pour ses logements et, chaque mois, un rapport qui reprend les ménages réalisés. Ces…≈ 2 min
- Créer un supplément dans les règles de tarificationLes suppléments Un supplément est une règle qui modifie le prix d'une mission dans un cas précis : une heure en plus, un ménage annulé, un déplacement, une clé…≈ 4 min
- Facturer : mentions, coordonnées bancaires et relancesFacturer vos clients The Big One prépare le rapport de ménages de chaque client. La facture, elle, est créée par votre logiciel comptable, ou faite ailleurs et…≈ 2 min
- Vérifier, facturer et envoyer les factures du moisVérifier, facturer et envoyer les factures du mois L'écran Finance › Rapports et factures réunit tout le travail de fin de mois : une ligne par client, quatre…≈ 3 min
Finance
- Créez et réglez la fiche d'un clientCréez la fiche de facturation d'un client, société ou particulier, complétez ce qui manque avant sa première facture et reliez ses logements.≈ 4 minVidéo · 2 min 30 s
- Suivez votre mois dans « Le mois en cours »Voyez d'un coup d'œil ce que vous encaissez, ce que vous payez et ce que vous gagnez ce mois-ci, puis traitez ce qui reste à faire, carte par carte, jusqu'à la clôture du mois.≈ 3 min
- Lisez votre tableau financier et saisissez vos chargesSuivez le chiffre d'affaires, les charges et les marges sur la période de votre choix, saisissez vos charges fixes et réglez le prix de vos charges variables.≈ 5 minVidéo · 2 min 44 s
- Régler les taxes et la TVA de vos facturesChoisissez le pays, le nom de la taxe et le taux par défaut de votre société, donnez un taux propre à un client et indiquez quand la TVA est due par le client.≈ 6 min
Propriétaires et clients
- Envoyer un rapport au propriétaireExportez le bilan des missions d'un propriétaire (ménages, qualité, problèmes, avis des voyageurs), déposez-le dans son espace client et choisissez ce qu'il consulte lui-même.≈ 6 minVidéo · 2 min 25 s
- Le relevé et les prix dans l'espace clientCe que votre client voit dans son espace – le prix de chaque ménage, le relevé de ses ménages avec photos et liste de tâches – et comment régler ce qu'il voit.≈ 5 min
- Ouvrez un espace à votre clientDonnez à un client son propre accès, choisissez rubrique par rubrique ce qu'il peut voir, puis suivez, suspendez ou supprimez cet accès.≈ 4 min
- Activez votre espace clientOuvrez l'invitation de votre prestataire, choisissez votre mot de passe, connectez-vous et retrouvez un mot de passe oublié.≈ 4 minVidéo · 1 min 24 s
- Suivez la journée de vos logementsSur le tableau de bord de votre espace client, voyez les missions du jour, leur état, les photos de fin de ménage, votre dernier rapport et vos documents.≈ 5 minVidéo · 1 min 24 s
- Consultez le calendrier et les fiches de vos logementsDans votre espace client, voyez les séjours et les missions de vos logements sur une semaine ou un mois, retrouvez un logement, lisez sa fiche et complétez-la.≈ 4 minVidéo · 59 s
- Consultez vos rapports et vos facturesDans votre espace client, retrouvez chaque rapport, son montant, l'état de son paiement, ses avoirs et son PDF, vos documents partagés et la signature du mandat de prélèvement.≈ 5 minVidéo · 1 min 05 s
- Consultez le relevé de vos ménagesDans votre espace client, retrouvez chaque ménage réalisé avec son prix, ses photos et sa liste de tâches, filtrez par période ou par logement et exportez le relevé.≈ 4 minVidéo · 1 min 04 s
- Réglez votre compte clientDans le menu « Mon compte » de votre espace client, changez votre adresse e-mail, votre mot de passe et votre langue, ajoutez votre logo ou demandez la suppression du compte.≈ 4 minVidéo · 54 s
- Invitez votre équipe dans votre espaceDonnez l'accès à votre espace client à vos collègues, choisissez ce que chacun voit, renvoyez ou annulez une invitation, retirez un accès.≈ 2 minVidéo · 1 min 08 s
Intégrations
- Connectez un calendrier iCalCollez le lien de calendrier d'Airbnb, de Booking.com ou d'Abritel dans la fiche d'un logement pour voir ses séjours arriver seuls sur le planning.≈ 5 min
- Connectez votre logiciel de gestionReliez Guesty, Hostaway, Lodgify, Smoobu ou un autre logiciel de gestion à The Big One pour recevoir vos logements et vos réservations, puis choisissez les logements que vous gérez.≈ 6 min
- Connectez votre outil par l'APIVotre logiciel n'est pas dans la liste ? Générez un jeton d'import et faites envoyer vos logements, vos réservations et vos missions par votre propre outil, avec la source personnalisée.≈ 5 min
Compte et société
- Choisissez vos modulesAllumez ou éteignez les huit modules du logiciel (Finance, Livraison, Linge, Agents…) et sachez ce que chacun ouvre dans les menus.≈ 4 minVidéo · 3 min 24 s
- Retrouvez un élément supprimé et voyez qui a fait quoiRestaurez une mission, un logement, un client ou une facture supprimés depuis moins de 30 jours, et consultez l'historique des actions de votre société.≈ 3 min
- Gérez votre compte : e-mail, mot de passe et langueChangez votre adresse e-mail, votre mot de passe et la langue de vos écrans dans « Mon compte », ou demandez la suppression de votre compte.≈ 5 min
- Connectez-vous, ou retrouvez votre accèsActivez votre accès depuis l'e-mail d'invitation, connectez-vous, choisissez un nouveau mot de passe si vous l'avez oublié, et sachez quoi faire quand un lien ne marche plus.≈ 6 min
- Réglez vos notificationsChoisissez les événements qui vous alertent et par quel moyen (dans l'application, sur votre téléphone ou par e-mail), activez les notifications sur votre appareil et retrouvez tout ce que vous avez reçu.≈ 5 min
- Réglez les notifications et les alertes de la sociétéDécidez, alerte par alerte, quand elle se déclenche, à quel niveau, qui est prévenu et par quel canal ; ajoutez une relance, une exception pour un client, et le résumé du matin.≈ 7 min
- Choisissez les langues de la société, des clients et de l'équipeRéglez la langue par défaut de votre société et les publics qui la suivent, la langue d'un client, celle d'une personne de l'équipe, et comprenez quelle langue chacun voit.≈ 5 min
- Testez le logiciel avec un compte testEntrez dans The Big One comme un gestionnaire, un agent de terrain ou un client, sur une société de test aux données fictives, puis revenez à votre compte.≈ 5 min
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