Vérifier, facturer et envoyer les factures du mois
Suivez chaque client en quatre étapes — vérifier, facturer, envoyer, payée — sur un seul écran, avec un seul bouton à la fois.
Toutes les factures d'un mois sont réunies sur un seul écran. Chaque client avance en quatre étapes : « Vérifier », « Facturer », « Envoyer », « Payée ». Servez-vous de cet article en début de mois, pour facturer le mois passé. Comptez 2 à 3 minutes par client quand il n'y a aucun point à voir.
Une facture déjà validée se corrige avec un avoir : voyez Relier votre logiciel comptable et faire un avoir. Ce que le client voit de son côté est décrit dans Le relevé et les prix dans l'espace client.
Lire l'écran du mois
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Finance › Rapports et factures. L'écran s'ouvre sur le mois passé, celui qu'on facture.
- 2
Changez de mois avec les deux flèches placées à côté du mois.
- 3
Cliquez sur l'un des chiffres du haut : « À vérifier », « Prêtes », « Facturées », « Envoyées » ou « Payées ». La liste n'affiche plus que ces factures ; un second clic les affiche toutes. Le sixième chiffre est le « Total du mois », TTC.
- 4
Cliquez sur un client. Sur un grand écran, son aperçu s'affiche à côté de la liste, avec les onglets « Rapport », « Facture » et « Historique ».
- 5
Ouvrez « ⋯ » au bout de la ligne pour les autres actions. Le bouton de la ligne, lui, est toujours celui de l'étape en cours.
| Dans « ⋯ » | Ce que cela fait |
|---|---|
| Télécharger le PDF | Enregistre le rapport de ménage en PDF |
| Aperçu client | Montre le PDF et la facture dans l'espace client, tels que le client les verra |
| Voir la facture | Montre la facture créée par votre logiciel comptable |
| Remettre à vérifier | Avant facturation : la facture revient à l'étape « Vérifier » |
| Corriger | Après facturation : crée un avoir ou une facture complémentaire |
| Programmer l'envoi | Choisit la date et l'heure de l'envoi au client |
| Historique | Dit qui a modifié quelle ligne, quand et pourquoi |
Régler les prix et les clients manquants
À faire en premier : un logement sans tarif ou sans client à facturer n'entre dans aucun rapport.
Pas à pas
- 1
En haut de l'écran, cliquez sur Prix et client à configurer. La fenêtre du même nom s'ouvre et compte les logements concernés.
- 2
Dans le bloc « Sans tarif », saisissez le « Prix HT » de chaque logement.
- Le prix marqué « Suggéré » vient de votre grille tarifaire. Rien n'est enregistré tant que vous n'avez pas validé.
- 3
Dans le bloc « Sans client à facturer », cliquez sur « Choisir le client » et choisissez le client du logement.
- 4
Cliquez sur Tout enregistrer. La fenêtre « Enregistrer … logements ? » s'ouvre.
- 5
Confirmez avec « Tout enregistrer ». Les logements entrent dans les rapports. Quand il n'en reste aucun, la fenêtre affiche « Tout est configuré ».
Vérifier une facture
Pas à pas
- 1
Sur la ligne du client, cliquez sur Vérifier. La facture s'affiche telle que le client la verra, ligne par ligne.
- 2
Traitez les points à voir, listés en haut sous « … points à voir avant de facturer ». Chaque point a son bouton (tableau ci-dessous).
- 3
Cliquez sur une ligne pour la modifier. Le panneau « D'où vient le prix » détaille le calcul.
- 4
Sous « Modifier cette ligne », remplissez ce qui change, puis écrivez le « Motif (visible seulement par l'équipe) ».
- 5
Cliquez sur Appliquer. La ligne porte la mention « modifié » et le message « Ligne modifiée pour toute l'équipe » s'affiche.
- « Annuler mes modifications » remet le prix calculé.
- « Retirer de la facture » enlève la ligne. Elle reste sous « … lignes retirées de la facture », avec le bouton « Récupérer ».
- 6
Au besoin, écrivez un mot dans « Message au client », puis cliquez sur « Enregistrer le message ». Il est ajouté à l'e-mail et en bas du rapport de ménage, pour ce mois.
- 7
Cliquez sur Valider la vérification. Le message « … : prête à facturer » s'affiche et la facture passe dans « Prêtes ».
| Point à voir | Bouton |
|---|---|
| Ménage pas encore validé | « Valider », ou « Tout valider » pour tous les ménages de la liste |
| Logement sans prix | « › Mettre un prix » |
| Mission en double | « Voir la ligne » |
| Mission déjà facturée | « Retirer de la facture » |
| Client sans e-mail de facturation | « Compléter la fiche client » |
| Avoir créé dans le logiciel comptable sans facture | « Rattacher à cette facture » |
| Dans « Modifier cette ligne » | Ce que cela fait |
|---|---|
| + Temps en plus | Ajoute du temps de ménage à la ligne |
| + Jeu de linge supplémentaire | Ajoute du linge en supplément |
| Remise (%) | Baisse la ligne d'un pourcentage |
| Ajustement libre (±) | Ajoute ou retire un montant |
| Commentaire visible par le client | Ajoute un commentaire que le client pourra lire |
| Facturer à | Passe la ligne sur la facture d'un autre client : elle porte la mention « réaffecté » |
Mettre en facturation
Pas à pas
- 1
Sur la ligne d'une facture prête, cliquez sur Mettre en facturation. La fenêtre « Mettre en facturation la facture de … ? » rappelle le montant TTC.
- 2
Confirmez avec « Mettre en facturation ». Le message « … : facture validée » s'affiche : la facture a son numéro légal dans le logiciel comptable et le rapport de ménage y est joint.
- 3
Plusieurs factures prêtes, sans point à voir ? Cliquez sur le bouton « Tout mettre en facturation (…) », puis confirmez avec « Oui, tout facturer (…) ».
Envoyer au client
Pas à pas
- 1
Sur la ligne d'une facture validée, cliquez sur Envoyer au client. La fenêtre « Envoyer la facture de … » affiche l'adresse du client.
- 2
Pour un envoi immédiat, cliquez sur Envoyer maintenant. Le message « … : facture envoyée » s'affiche. La facture et le rapport de ménage partent ensemble, avec votre message au client.
- 3
Pour un envoi plus tard, choisissez la date et l'heure sous « Envoyer plus tard (heure de Paris) », puis cliquez sur le bouton « Programmer pour le … ». La ligne affiche « Envoi prévu le … ».
- Pour annuler : ouvrez « ⋯ › Envoi programmé… », puis cliquez sur « Annuler l'envoi programmé ». C'est possible tant que l'e-mail n'est pas parti.
Facturer sur des dates libres
Pour un rapport qui ne suit pas le mois : une quinzaine, un séjour long, une fin de contrat.
Pas à pas
- 1
Cliquez sur le mois, en haut de l'écran. Le sélecteur de période s'ouvre.
- 2
Choisissez « Dates libres ».
- 3
Saisissez « Du » et « Au », ou cliquez sur un raccourci : « Ce mois », « Mois dernier », « 30 derniers jours », « Ce trimestre ».
- 4
Cliquez sur Appliquer. La liste, les chiffres et le panneau passent sur ces dates, sans changer de page.
- 5
Vérifiez chaque rapport, puis cliquez sur Enregistrer tout, en bas de la liste. Chaque rapport prend son numéro et rejoint la liste du mois de sa date de fin.
- Pour un seul client : « ⋯ › Valider et enregistrer ».
- En bas de la liste, « CSV » et « Tout en PDF » exportent les rapports de la période.
- 6
Rouvrez le sélecteur et choisissez « Mois ». Facturez et envoyez le rapport depuis la liste du mois.
Traiter plusieurs clients à la fois
Pas à pas
- 1
Cochez les clients dans la liste, ou cliquez sur « Tout sélectionner ». Une barre s'affiche en bas, avec le nombre de clients sélectionnés.
- 2
Cliquez sur l'action voulue. Chaque action ne traite que les clients à la bonne étape.
- 3
Confirmez dans la fenêtre qui s'ouvre. Elle nomme les lignes laissées de côté, et pourquoi.
| Bouton de la barre | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Vérifier (…) | Valide la vérification des clients qui n'ont aucun point à voir |
| Mettre en facturation (…) | Valide les factures prêtes dans le logiciel comptable |
| Envoyer (…) | Envoie tout de suite le rapport et la facture à chaque client |
| Prélever (…) | Lance le prélèvement SEPA : pour chaque facture, le reste à payer |
| Remettre à vérifier (…) | Fait revenir les factures pas encore facturées à l'étape « Vérifier » |
| Télécharger les PDF (…) | Enregistre les rapports en PDF |
Questions fréquentes
Peut-on modifier une facture après « Mettre en facturation » ?
Non. Une facture validée garde son numéro légal et ne se modifie plus. Ouvrez « ⋯ › Corriger » pour créer un avoir ou une facture complémentaire.
Que se passe-t-il si je modifie une ligne après avoir validé la vérification ?
La ligne du client porte la mention « À revalider ». Rouvrez la facture et cliquez de nouveau sur « Valider la vérification » avant de la mettre en facturation.
Comment prélever un client qui a un mandat SEPA ?
Pour ce client, une étape « Prélevé » s'ajoute entre l'envoi et le paiement. Cliquez sur le client, ouvrez l'onglet « Facture », puis cliquez sur Prélever et sur Confirmer le prélèvement. Laissez « Date de prélèvement » vide pour prélever au plus tôt.
Comment voir ce qui a changé par rapport au mois dernier ?
Sur la ligne du client, un pourcentage compare son total au mois dernier. Cliquez dessus : la fenêtre « … : comparé au mois dernier » liste les logements qui changent le plus.
Où sont les modèles d'e-mail, les mandats SEPA et le logiciel comptable ?
Dans le bouton « Réglages », en haut de l'écran. Il regroupe « Apparence des rapports », « Envoi des rapports » (modèles d'e-mail et relances), « Mes informations » et « Facturation » (logiciel comptable). Ce que le logiciel fait tout seul se règle dans Finance › Tarifs et règles › Règles de tarification. Les mandats et les prélèvements SEPA sont dans le menu Finance › Paiements reçus. Les clients sont dans le menu Finance › Clients ; « Alertes » et « Archive » sont au-dessus de la liste des rapports.
Comment mettre mes rapports à ma couleur ?
Dans « Réglages », puis « Apparence des rapports » : choisissez une des couleurs proposées, écrivez votre code couleur, ou prenez la couleur de votre logo. L'aperçu montre le rapport tel que vos clients le recevront. La couleur s'applique à tous les PDF du logiciel ; le logiciel garde ses couleurs.