Invitez votre équipe
Invitez vos agents et vos gestionnaires par e-mail, une personne à la fois ou plusieurs d'un coup, et envoyez le lien vous-même si l'e-mail n'est pas lu.
Chaque personne de votre équipe reçoit une invitation par e-mail, ouvre le lien et choisit son mot de passe. Servez-vous de cet article pour inviter une personne, en inviter plusieurs d'un coup, ou relancer quelqu'un qui n'a pas reçu son e-mail. Comptez environ 3 minutes pour une première invitation.
Une fois l'équipe invitée, préparez les listes de tâches, puis assignez vos premiers agents.
Choisir le rôle et les activités
Le rôle dit ce que la personne peut ouvrir. Les activités disent ce qu'elle fait sur le terrain.
| Rôle | Ce que la personne voit |
|---|---|
| Agent de terrain | Ses missions, sur téléphone |
| Admin | Tout, facturation et réglages compris |
| Gestionnaire | Planning, équipe, logements |
| Gestionnaire Ménage | Planning, équipe et qualité du ménage |
| Gestionnaire Livraison | Livraisons et préparation du linge. Proposé si le module Livraison est activé |
Un agent de terrain a une ou plusieurs activités. Elles ouvrent ses écrans :
| Activité | Écran ouvert |
|---|---|
| Ménage, Linge, Inspection | L'espace agent. Avec l'activité Linge, aussi l'écran « Préparation du linge » si le module Préparation du linge est activé |
| Livraison | L'écran Livraison. Proposée si le module Livraison est activé |
| Maintenance | L'espace maintenance. Proposée si le module Maintenance est activé |
Inviter une personne
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Équipe › Équipe, ou Paramètres › Accès › Utilisateurs.
- 2
Cliquez sur Inviter un utilisateur. La fenêtre « Inviter un utilisateur » s'ouvre : la saisie à gauche, ce que la personne verra à droite.
- 3
Dans « Qui », saisissez l'« E-mail » (obligatoire), le « Nom complet » et le « Téléphone ».
- 4
Dans « Rôle », choisissez le rôle de la personne. La colonne de droite montre aussitôt son menu.
Vous êtes gestionnaire ? La liste ne propose que les rôles que vous pouvez inviter.
- 5
Pour un agent de terrain, cochez ses « Activités (ce qu'elle fait) ».
- « Contrat et paie » est facultatif : « Salarié », « Indépendant » ou « Plus tard ». « Plus tard » ne crée rien.
- 6
Au besoin, ouvrez « Plus d'options » :
- « Langue de l'invitation » : choisissez la langue de l'e-mail.
- Limitez les départements, clients et logements que la personne voit.
- « Demander les documents de conformité » est cochée au départ. Sous « Documents demandés à cette personne », décochez un document pour ne pas le lui demander.
- 7
Cliquez sur Envoyer l'invitation. L'écran « Invitation envoyée » s'affiche et la personne apparaît dans la liste.
Envoyer le lien vous-même
À faire juste après l'envoi, quand l'e-mail risque de ne pas être lu.
Pas à pas
- 1
Sur l'écran « Invitation envoyée », repérez le cadre « L'e-mail risque de ne pas être lu ? ».
- 2
Cliquez sur Créer un lien à partager. Le lien personnel s'affiche, déjà copié : le message « Lien copié » le confirme.
- 3
Collez le lien dans un message à la personne.
- 4
Cliquez sur Terminé, ou sur « Inviter une autre personne » pour rouvrir la fenêtre vide.
Inviter plusieurs personnes
Pas à pas
- 1
Au-dessus de la liste, cliquez sur Inviter plusieurs personnes.
- 2
Remplissez une ligne par personne : « E-mail », « Nom complet », « Téléphone », « Rôle », puis les activités d'un agent de terrain.
- « Ajouter une ligne » ajoute une personne.
- « Coller une liste d'e-mails » crée une ligne par adresse : une adresse par ligne, ou séparées par des virgules.
- « Choisir le même rôle pour tous », quand il est proposé, remplit le rôle de toutes les lignes.
- 3
Corrigez les lignes en rouge. Tant qu'il en reste, le message « Complétez les lignes en rouge avant d'envoyer. » s'affiche.
- 4
Cliquez sur le bouton d'envoi, par exemple Envoyer 3 invitations. Chaque personne reçoit son e-mail, dans la langue de la société, et apparaît dans la liste.
- Pour créer les comptes sans envoyer d'e-mail, cliquez plutôt sur Créer sans envoyer. Les personnes apparaissent dans la liste avec « Invitation pas envoyée », et le compte rendu propose Envoyer les 3 invitations maintenant.
Importer un fichier Excel ou CSV
Sur ordinateur, pour créer beaucoup de comptes d'un coup, avec les mêmes choix que l'invitation.
Pas à pas
- 1
Au-dessus de la liste, cliquez sur Importer un CSV. La fenêtre « Importer des utilisateurs (CSV) » s'ouvre.
- 2
Cliquez sur Télécharger un modèle. Vous recevez un fichier Excel : une colonne par information, une consigne sous chaque titre, deux lignes d'exemple à remplacer.
- 3
Remplissez une ligne par personne dans Excel ou Numbers. Les menus déroulants proposent les choix de votre société :
- « Rôle » : un rôle, « Agent de terrain » ou un type d'accès.
- « Activités » (agent de terrain) : Ménage, Linge, Inspection, Livraison, Maintenance ; plusieurs, séparées par une virgule.
- « Statut » (Plus tard, Salarié, Indépendant), « Paie » (au mois, à l'heure, au ménage) et « Montant » : le contrat et la paie sont créés comme après une invitation.
- « Langue », « Départements autorisés », « Clients autorisés », « Logements autorisés (étiquettes) » : vide, c'est tout.
- « Documents de conformité » : Oui (tous les documents obligatoires), Non, ou la liste des documents à demander.
- 4
Dans « Fichier Excel ou CSV », choisissez votre fichier (.xlsx ou .csv). Le logiciel indique le nombre de lignes détectées et reconnaît tout seul les colonnes du modèle ; pour un autre fichier, associez chaque colonne.
- 5
Dans « Rôle par défaut (si colonne vide) », choisissez le rôle des lignes sans rôle.
- 6
Vérifiez le tableau : une ligne en rouge dit ce qui ne va pas (rôle inconnu, client inconnu…). Corrigez le fichier, puis choisissez-le de nouveau.
- 7
Cliquez sur le bouton « Importer … ligne(s) ». Les comptes sont créés ; aucun e-mail ne part encore.
- Des personnes existent déjà ? Choisissez « Écraser » ou « Garder tel quel ».
- 8
Cliquez sur Envoyer les invitations. Les e-mails partent.
Envoyer une invitation plus tard
Pas à pas
- 1
Au-dessus de la liste, cliquez sur la pastille « Invitations » : elle montre les personnes qui ne se sont pas encore connectées.
- 2
Pour une personne : ouvrez sa fiche, puis cliquez sur Envoyer l'invitation dans le cadre « Invitation pas encore envoyée ». Le message « Invitation envoyée par email » s'affiche.
- 3
Pour plusieurs personnes : cochez-les, cliquez sur Envoyer l'invitation au-dessus de la liste, puis confirmez dans la fenêtre « Envoyer 3 invitations ? ».
Renvoyer une invitation
Pas à pas
- 1
Dans la liste, cliquez sur la personne. Sa fiche s'ouvre.
- 2
En bas de la fiche, cliquez sur Renvoyer l'invitation. Le message « Invitation renvoyée par email » s'affiche.
- La personne a déjà activé son compte ? Elle reçoit à la place un e-mail pour choisir un nouveau mot de passe.
- 3
L'e-mail n'arrive toujours pas ? Cliquez sur Copier un lien de connexion, puis collez le lien dans un message à la personne.
| Mention à côté de la personne | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| « Invitation envoyée » | L'invitation est partie ; la personne ne s'est pas encore connectée |
| « Invitation pas envoyée » | Le compte est créé, aucun e-mail n'est parti : envoyez l'invitation quand vous voulez |
| « Invitation pas ouverte » | L'invitation attend depuis plus de 7 jours : relancez la personne |
Questions fréquentes
Quel rôle pour un livreur ou un inspecteur ?
Le rôle « Agent de terrain ». Cochez ensuite son activité : Livraison pour un livreur, Inspection pour un inspecteur.
Dans quelle langue part l'invitation ?
Pour une personne : dans la langue choisie sous « Plus d'options », champ « Langue de l'invitation ». Avec « Inviter plusieurs personnes » : dans la langue de la société.
Peut-on changer le rôle ou les activités après l'invitation ?
Oui. Cliquez sur la personne dans la liste, puis ouvrez la rubrique « Rôle et activités » de sa fiche. Cliquez sur une activité pour l'ajouter ou la retirer.
Faut-il régler le contrat dès l'invitation ?
Non. Avec « Plus tard », rien n'est créé : le contrat et la paie se règlent quand vous voulez dans Équipe › Contrats.
Comment ne demander aucun document à une personne ?
Dans « Plus d'options », décochez « Demander les documents de conformité ». Aucun document obligatoire ne lui sera demandé et elle ne sera jamais bloquée pour un document manquant ou expiré.