Prélever vos clients par SEPA
Demandez un mandat de prélèvement à vos clients, prélevez une facture validée en deux clics et suivez les encaissements, les échecs et les mandats.
Avec le prélèvement SEPA, vos clients signent un mandat une fois, puis vous prélevez chaque facture validée sans attendre un virement. Les mandats se signent chez votre prestataire d'encaissement : aucune coordonnée bancaire n'est saisie dans The Big One, et les sommes arrivent sur votre compte. Comptez 2 minutes pour demander un mandat, et quelques secondes pour prélever une facture.
Avant de prélever, la facture doit être validée ; il n'est pas nécessaire de l'avoir envoyée. Pour l'envoyer, voyez envoyer ou programmer une facture. Pour les clients sans mandat, préparez vos relances.
Demander un mandat à un client
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Finance › Paiements reçus.
- 2
Lisez le bandeau du haut : il indique le prestataire connecté et le nombre de mandats actifs, en attente de signature et de clients sans mandat.
- 3
Dans l'onglet « Mandats des clients », repérez la ligne du client.
- 4
Cliquez sur Demander un mandat. Le message « Lien de signature envoyé au client par e-mail. » s'affiche et le mandat passe à « En attente de signature ».
- L'e-mail n'est pas parti ? Le message devient « Lien de signature créé. Copiez-le et transmettez-le au client. ».
- 5
Au besoin, cliquez sur Lien pour copier le lien de signature et l'envoyer vous-même.
| État du mandat | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Aucun | Le client n'a pas de mandat : demandez-en un |
| En attente de signature | Le lien est parti, le client n'a pas encore signé |
| Signé, en cours de validation | Le client a signé, le prestataire active le mandat |
| Actif | Le mandat est actif : vous pouvez prélever |
| Annulé | Le mandat a été annulé ou révoqué : demandez-en un nouveau |
Prélever une facture
Pas à pas
- 1
Ouvrez Finance › Rapports et factures.
- 2
Cliquez sur la ligne de la facture. Sa fiche s'ouvre sur le côté.
- 3
Dans le bloc « Prélèvement SEPA », cliquez sur Prélever. Un petit cadre s'ouvre.
- 4
Dans « Date de prélèvement », choisissez une date, ou laissez vide pour prélever au plus tôt.
- 5
Cliquez sur Confirmer le prélèvement. Le message « Prélèvement transmis au prestataire. » s'affiche et l'état passe à « En cours ».
Le bloc « Prélèvement SEPA » n'apparaît que pour une facture validée, d'un client qui a un mandat utilisable.
Suivre les prélèvements
Pas à pas
- 1
Dans l'écran « Paiements reçus », cliquez sur l'onglet « Prélèvements ».
- 2
Lisez les quatre chiffres du mois : « Prélèvements du mois », « Transmis », « Encaissé », « Échoué / contesté ».
- 3
Cherchez une facture par son numéro ou sa référence, ou filtrez par état.
| État du prélèvement | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Non prélevé | Aucun prélèvement lancé pour cette facture |
| En cours | Le prélèvement est transmis au prestataire |
| Encaissé | La somme est arrivée |
| Échoué | La banque a refusé : le « Motif d'échec » est donné dans le tableau |
| Contesté | Le client a contesté le prélèvement auprès de sa banque |
| Annulé | Vous avez annulé le prélèvement avant le débit |
Dans la liste des factures, l'étape « Prélevé » de la ligne devient « Prélèvement échoué » ou « Prélèvement contesté » quand il y a un problème.
Annuler un prélèvement en cours
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche de la facture, bloc « Prélèvement SEPA ».
- 2
Cliquez sur Annuler le paiement. La fenêtre « Annuler ce paiement ? » s'ouvre.
- 3
Cliquez sur « Annuler le paiement » pour confirmer. Le message « Prélèvement annulé : le compte du client ne sera pas débité. » s'affiche.
Révoquer un mandat
Pas à pas
- 1
Dans l'onglet « Mandats des clients », repérez la ligne du client.
- 2
Cliquez sur l'icône de corbeille « Révoquer le mandat ». La fenêtre « Révoquer ce mandat ? » s'ouvre.
- 3
Confirmez. Le mandat passe à « Annulé ».
Questions fréquentes
Où sont saisies les coordonnées bancaires de mes clients ?
Chez votre prestataire d'encaissement, par le client lui-même, au moment de la signature. The Big One n'affiche qu'un compte masqué.
Le prélèvement part-il tout seul quand la facture est validée ?
Non. Vous lancez chaque prélèvement depuis la fiche de la facture, avec le bouton « Prélever ».
Pourquoi le bouton « Prélever » est-il grisé ?
Passez la souris dessus : une bulle donne la raison, par exemple un mandat en attente de signature ou aucun compte d'encaissement connecté.
Que faire après un prélèvement échoué ?
Lisez le « Motif d'échec » dans l'onglet « Prélèvements », contactez le client, puis lancez un nouveau prélèvement depuis la fiche de la facture.
Peut-on tester sans prélever d'argent ?
Oui, si votre compte de prestataire est en mode « Bac à sable » : l'étiquette s'affiche dans le bandeau et aucun argent n'est réellement prélevé.