Couvrez une absence et vérifiez la synchro des réservations
Dans Alerte et Suivi, confiez à un remplaçant les missions d'un agent absent, relancez la synchro des réservations en retard ou en erreur, et masquez les problèmes déjà connus.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
En haut de l'écran Alerte et Suivi, deux blocs demandent une action rapide. « Absences à couvrir » liste les missions prévues avec un agent absent, et propose un remplaçant. « Synchro des réservations à vérifier » liste les logements dont les réservations n'ont pas été relues depuis trop longtemps. Regardez-les chaque matin : comptez 2 minutes.
Pour le reste de l'écran, voyez suivre la journée dans Alerte et Suivi. Pour déclarer l'absence d'un agent ou répondre à une demande de congé, voyez disponibilités et congés.
Choisir ce qui se passe quand un agent est absent
À régler une fois, par un administrateur.
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Ma société › Organisation.
- 2
Ouvrez la famille « Missions », puis le bloc « Mode absence ». La carte « Quand un agent est absent » s'affiche.
- 3
Cliquez sur l'un des deux choix (voir le tableau). Le message « Réglage enregistré : … » s'affiche.
| Choix | Ce qui se passe |
|---|---|
| « Me proposer un remplaçant » | Vous recevez une alerte et vous choisissez le remplaçant en un clic dans Alerte et Suivi |
| « Assigner le remplaçant automatiquement » | Le premier remplaçant de la zone disponible prend la mission. Vous et le remplaçant êtes prévenus |
Couvrir une absence
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Alerte et Suivi.
- 2
Repérez le bloc « Absences à couvrir ». S'il est replié, cliquez sur son titre pour le déplier.
- 3
Lisez chaque ligne : le logement et son secteur, la date, l'heure, puis « Absent : » suivi du nom de l'agent. « Avec : » donne les autres agents déjà sur la mission.
- 4
Cliquez sur le bouton du remplaçant proposé, par exemple Assigner Julie. Le message « Mission assignée à Julie » s'affiche et la mission quitte le bloc.
- À côté, jusqu'à deux autres agents disponibles sont proposés : cliquez sur un nom pour lui donner la mission.
- 5
Quand plusieurs missions ont un remplaçant proposé, vous pouvez cliquer sur Tout assigner aux remplaçants proposés, à côté du titre du bloc. Un message donne le nombre de missions assignées.
Vérifier la synchro des réservations
Sans synchro récente, un changement de réservation peut ne pas être pris en compte dans le planning.
Pas à pas
- 1
Dans Alerte et Suivi, repérez le bloc « Synchro des réservations à vérifier ». Il est replié au départ : cliquez sur son titre pour le déplier.
- 2
Lisez chaque groupe : le problème et le nombre de logements, puis chaque logement avec sa source et l'heure de sa dernière synchro.
- 3
Cliquez sur Synchroniser tout, à côté du titre du bloc. Le bouton indique « Synchro en cours… ».
- 4
Lisez le message : « Synchro faite : … réservation(s) lue(s). » Les logements revenus à jour quittent le bloc.
- 5
Pour un seul logement, cliquez sur Resynchroniser au bout de sa ligne, quand le bouton est proposé.
| Problème affiché | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| « Pas de synchro depuis plus de 2 h » | Cliquez sur « Synchroniser tout » ou sur « Resynchroniser » |
| Un message d'erreur de la source | Relancez la synchro. Si l'erreur revient, vérifiez la connexion dans Paramètres › Flux et intégrations › Intégrations |
Masquer un problème déjà connu
Réservé aux administrateurs. À faire pour un logement en travaux ou un calendrier que vous savez arrêté. Le masquage vaut pour toute l'équipe.
Pas à pas
- 1
Sur la ligne d'un groupe, cliquez sur Ne plus afficher ce problème pour masquer tous ses logements.
- 2
Pour un seul logement, cliquez sur l'icône de l'œil barré, au bout de sa ligne.
- 3
Pour revoir ce qui est masqué, cliquez sur le lien « Voir les problèmes masqués (…) ».
- 4
Cliquez sur Réafficher sur une ligne, ou sur Tout réafficher.
Questions fréquentes
Pourquoi le bloc « Absences à couvrir » n'apparaît-il pas ?
Aucune mission n'est prévue avec un agent absent. Avec le choix « Assigner le remplaçant automatiquement », les missions sont en général déjà parties chez un remplaçant de la zone.
D'où viennent les remplaçants proposés ?
Des remplaçants de la zone, réglés dans chaque secteur : ils sont proposés en premier, avec la pastille « remplaçant ». Viennent ensuite les autres agents disponibles ce jour-là.
Au bout de combien de temps une synchro est-elle « à vérifier » ?
Après plus de 2 heures sans synchro, ou dès qu'une synchro finit en erreur.
Peut-on relancer la synchro d'un seul logement ?
Oui. Dans le bloc, cliquez sur « Resynchroniser » au bout de la ligne du logement. Dans le calendrier, la pastille de couleur à côté du nom du logement donne l'état de sa synchro.