Traitez un problème signalé par un agent
Retrouvez les casses, pannes et fuites signalées par vos agents, créez une intervention de maintenance, suivez le problème et marquez-le résolu.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Quand un agent voit une casse, une panne ou une fuite, il la signale depuis son téléphone, avec des photos. L'écran « Problèmes signalés » réunit ces signalements et leur suivi. Servez-vous de cet article pour retrouver un problème, créer l'intervention de maintenance et le clore. Comptez 2 minutes par problème.
Côté agent, voyez Signaler un problème. Les problèmes nouveaux s'affichent aussi dans Alerte et Suivi.
Retrouver un problème
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Problèmes signalés. Quatre compteurs résument la situation, puis le tableau liste les problèmes, du plus récent au plus ancien.
- 2
Filtrez au besoin : « Période », « Logement », « Client », « Type », « Statut » ou « Signalé par ».
- 3
Pour ne voir que les urgences, cliquez sur Urgents.
- 4
Saisissez un mot dans « Rechercher dans les descriptions… » pour chercher dans les descriptions et les notes.
- 5
Cliquez sur une ligne. La fiche du problème s'ouvre à droite, le tableau reste visible.
| Compteur | Ce qu'il compte |
|---|---|
| « Nouveaux » | Les problèmes que personne n'a encore traités |
| « En cours » | Les problèmes qui ont une intervention de maintenance |
| « Urgents ouverts » | Les problèmes urgents qui ne sont pas résolus |
| « Résolus ce mois » | Les problèmes résolus depuis le début du mois |
| Statut | Comment un problème y arrive |
|---|---|
| « Nouveau » | L'agent vient de le signaler |
| « En cours » | Vous avez créé une intervention de maintenance |
| « Résolu » | Vous avez cliqué sur « Marquer résolu » |
Lire la fiche d'un problème
La fiche donne, de haut en bas : le type et l'urgence, le logement, la personne qui a signalé et la date, les photos, la description, puis l'historique.
Pas à pas
- 1
Cliquez sur une photo pour l'agrandir.
- 2
Lisez la « Description » écrite par l'agent.
- 3
Dans « Note interne (non visible par l'agent) », écrivez ce que vous avez appris ou décidé.
- 4
Cliquez sur Enregistrer la note. Le message « Note enregistrée. » s'affiche.
Créer une intervention de maintenance
À faire quand quelqu'un doit se déplacer pour réparer.
Pas à pas
- 1
Dans la fiche du problème, cliquez sur Créer une intervention de maintenance. La fenêtre « Créer une intervention de maintenance » s'ouvre, déjà remplie : le logement, le département Maintenance, un nom et des consignes reprises du signalement.
- 2
Choisissez la date, l'heure et la personne.
- 3
Cliquez sur Créer la tâche. Le message « Intervention de maintenance créée. » s'affiche.
- 4
Vérifiez la fiche : le problème passe à « En cours » et le bouton est remplacé par la mention de l'intervention créée.
Marquer un problème résolu
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche du problème.
- 2
Cliquez sur Marquer résolu. Le message « Problème marqué résolu. » s'affiche, sans autre confirmation.
- 3
Si le problème revient, cliquez sur Rouvrir. Le message « Problème rouvert. » s'affiche.
L'historique, en bas de la fiche, garde chaque étape avec son auteur et sa date : « Signalé », « Intervention de maintenance créée », « Marqué résolu », « Rouvert ».
Exporter la liste
Pas à pas
- 1
Réglez les filtres pour ne garder que les problèmes voulus.
- 2
Cliquez sur Exporter en Excel. Le fichier contient les lignes filtrées : date, logement, client, type, urgence, description, auteur, statut et note interne.
Questions fréquentes
L'agent est-il prévenu quand le problème est résolu ?
Non. Le logiciel ne lui envoie pas de notification à ce moment-là. Prévenez-le vous-même si c'est utile.
L'agent voit-il la note interne ?
Non. La note interne n'est visible que par le bureau.
Peut-on supprimer un problème ?
Non. Un problème se marque résolu, il ne se supprime pas. Il reste dans la liste, avec son historique.
Pourquoi la pastille du menu et le bloc d'Alerte et Suivi n'affichent-ils pas le même nombre ?
La pastille du menu compte tous les problèmes non résolus, « Nouveau » et « En cours ». Le bloc d'Alerte et Suivi ne montre que les problèmes « Nouveau ».
Les compteurs suivent-ils les filtres ?
Non. Les quatre compteurs portent sur tous les problèmes de la société. Seuls le tableau et l'export suivent les filtres.