Envoyer ou programmer l'envoi d'une facture
Envoyez une facture validée à votre client tout de suite, ou programmez son envoi à la date et à l'heure de votre choix, puis modifiez ou annulez l'envoi tant qu'il n'est pas parti.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Une fois la facture d'un client validée, il reste à la lui envoyer. Vous pouvez l'envoyer tout de suite, ou préparer l'envoi maintenant et le faire partir plus tard, par exemple le 3 du mois à 9 h. Servez-vous de cet article à chaque fin de mois. Comptez une minute par facture.
Avant d'envoyer, validez les ménages du mois, vérifiez vos taxes et préparez vos messages de facture. Après l'envoi, vous pouvez prélever la facture par SEPA.
Envoyer une facture tout de suite
Pas à pas
- 1
Ouvrez Finance › Rapports et factures. La liste du mois s'affiche.
- 2
Cliquez sur l'onglet « Facturées » pour ne voir que les factures à envoyer.
- 3
Sur la ligne du client, cliquez sur Envoyer au client. La fenêtre « Envoyer la facture de … » s'ouvre.
- 4
Vérifiez l'adresse écrite sous le titre, après « À : ».
- 5
Cliquez sur Envoyer maintenant. Le message « … : facture envoyée » s'affiche et la ligne passe dans l'onglet « Envoyées ».
La facture validée et le rapport de ménage partent ensemble, avec votre message au client s'il y en a un.
Programmer l'envoi
Pas à pas
- 1
Sur la ligne du client, cliquez sur Envoyer au client.
- Autre chemin : le menu « ⋯ » de la ligne, puis « Programmer l'envoi ».
- 2
Dans le cadre « Envoyer plus tard (heure de Paris) », choisissez la date et l'heure. Le logiciel propose le 3 du mois à 9 h s'il est encore à venir, sinon le lendemain à 9 h.
- 3
Cliquez sur le bouton Programmer pour le … : il reprend la date choisie. Le message « … : envoi programmé » s'affiche.
- 4
Vérifiez la ligne du client : elle porte la mention « Envoi prévu le … ».
Modifier ou annuler un envoi programmé
Pas à pas
- 1
Sur la ligne du client, ouvrez le menu « ⋯ », puis cliquez sur « Envoi programmé… ». La fenêtre s'ouvre, avec le rappel « Envoi programmé le … ».
- 2
Pour annuler, cliquez sur Annuler l'envoi programmé. La fenêtre « Annuler l'envoi programmé ? » s'ouvre.
- 3
Confirmez. Le message « … : envoi programmé annulé » s'affiche.
- 4
Pour changer la date, choisissez-en une nouvelle dans « Envoyer plus tard (heure de Paris) », puis programmez de nouveau.
Après une annulation, la facture ne part pas à l'heure prévue. Vous pouvez l'envoyer ou la programmer de nouveau.
Régler ce qui bloque un envoi
| Message | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Ce client n'a pas d'e-mail de facturation : complétez sa fiche d'abord. | Ouvrez la fiche du client dans Finance › Clients et saisissez son e-mail de facturation |
| Cette heure est déjà passée. | Choisissez une heure à venir |
| Choisissez une date dans les deux prochains mois. | Rapprochez la date : un envoi ne se programme pas plus loin |
Questions fréquentes
À quelle heure part un envoi programmé ?
À l'heure choisie, en heure de Paris. Si vous travaillez dans un autre fuseau, pensez au décalage.
Peut-on programmer une facture pas encore validée ?
Non. L'envoi, immédiat ou programmé, est proposé à l'étape « Envoyer », une fois la facture mise en facturation et validée.
Que reçoit le client ?
La facture validée et le rapport de ménage, dans le même e-mail, avec le message de votre modèle.
Comment savoir qu'un envoi est programmé ?
La ligne du client porte la mention « Envoi prévu le … », et le menu « ⋯ » affiche « Envoi programmé… » au lieu de « Programmer l'envoi ».
Jusqu'à quand peut-on programmer ?
Dans les deux prochains mois. Au-delà, le message « Choisissez une date dans les deux prochains mois. » s'affiche.