Limitez ce qu'une personne voit
Restreignez une personne à certains départements, clients ou logements, et créez des types d'accès qui masquent des écrans ou les mettent en consultation.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Le rôle d'une personne dit quels écrans elle ouvre. Deux réglages permettent d'aller plus loin : limiter les départements, les clients et les logements qu'elle voit, et lui donner un type d'accès qui masque des écrans ou les met en consultation. Servez-vous de cet article pour un gestionnaire qui ne suit qu'un client, ou pour une personne qui doit lire sans modifier. Comptez 10 minutes pour un premier type d'accès.
Le rôle et les activités se changent dans Modifiez la fiche d'une personne. Pour voir le résultat avec les yeux de la personne, voyez Testez le logiciel avec un compte test.
Choisir le bon réglage
| Vous voulez | Réglage à utiliser |
|---|---|
| Qu'une personne ne voie que certains clients, départements ou logements | « Départements, clients & logements », dans sa fiche |
| Qu'une personne n'ouvre pas certains écrans, ou les lise sans modifier | Un type d'accès |
| Les deux à la fois, pour plusieurs personnes | Un type d'accès, qui porte aussi le « Où » |
Limiter les départements, les clients et les logements
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Accès › Utilisateurs.
- 2
Cliquez sur la personne, puis sur la rubrique « Accès » de sa fiche.
- 3
À côté de « Départements, clients & logements », cliquez sur Modifier. La fenêtre « Départements, clients & logements » s'ouvre.
- 4
Sous « Départements autorisés », cochez les départements : Ménage, Inspection, Maintenance, Livraison.
- 5
Sous « Clients autorisés », cochez les clients.
- 6
Sous « Logements autorisés (étiquettes) », choisissez les étiquettes des logements.
- 7
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Périmètre enregistré. » s'affiche et la rubrique « Accès » montre les nouveaux choix.
Ce que le choix des clients limite, et ce qu'il ne limite pas encore :
| Élément | Effet du choix des clients |
|---|---|
| Logements, missions (calendrier, opération, alertes, tableau de bord), réservations, rapports, factures et tarifs | Limités aux clients choisis |
| Un logement sans client | N'est pas montré à la personne |
| Livraisons, linge, pointages et heures, notifications | Pas encore limités |
| Un administrateur | Voit toujours tous les clients : ce choix ne le limite pas |
| Un agent de terrain | Voit les missions qui lui sont confiées : les clients choisis ne limitent que le bureau |
Créer un type d'accès
Un type d'accès part d'un rôle, puis masque des écrans ou les met en consultation. Il ne peut pas ouvrir un écran que le rôle n'ouvre pas.
Pas à pas
- 1
Au-dessus de la liste des personnes, cliquez sur Types d'accès. La fenêtre « Types d'accès » s'ouvre.
- 2
Cliquez sur Nouveau type d'accès. La fenêtre « Nouveau type d'accès » s'ouvre : les réglages d'un côté, l'aperçu « Ce que verra la personne » de l'autre.
- 3
Saisissez le « Nom », par exemple « Responsable ménage — lecture ».
- 4
Sous « 1 · Part de », choisissez « Bureau » et un rôle, ou « Terrain » et des activités.
- 5
Sous « 2 · Où (facultatif) », limitez au besoin les départements, les clients et les logements.
- 6
Sous « 3 · Écrans, rangés comme le menu », réglez chaque groupe d'écrans :
- « Modification » : comme le rôle.
- « Consultation » : la personne ouvre l'écran, sans rien modifier.
- « Masqué » : l'écran disparaît de son menu.
- 7
Vérifiez l'aperçu : il montre le menu de la personne, sur ordinateur et sur téléphone.
- 8
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Type d'accès enregistré. » s'affiche et le type apparaît dans la liste.
Donner un type d'accès à une personne
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche de la personne, rubrique « Rôle et activités ».
- 2
Ouvrez la liste « Rôle ».
- 3
Sous « Types d'accès », choisissez le type. Le message « Type d'accès appliqué. » s'affiche.
- 4
Ouvrez la rubrique « Accès » : « Type d'accès » affiche son nom, et « Ce que ce compte peut ouvrir » liste les écrans.
Pour revenir au rôle seul, rouvrez la liste « Rôle » et choisissez un rôle : le type d'accès est retiré. La rubrique « Accès » affiche alors « Aucun : les droits suivent le rôle. »
Modifier, dupliquer ou supprimer un type d'accès
Pas à pas
- 1
Au-dessus de la liste des personnes, cliquez sur Types d'accès. Chaque ligne montre le nom, le rôle de départ, le nombre d'écrans modifiables, en consultation et masqués, et les personnes qui l'utilisent.
- 2
Cliquez sur Modifier pour changer le type, ou sur Dupliquer pour partir d'une copie.
- 3
Pour le supprimer, ouvrez-le avec « Modifier », puis cliquez sur « Supprimer ce type d'accès ». Une fenêtre de confirmation nomme les personnes qui le perdent.
- 4
Cliquez sur Supprimer. Le message « Type d'accès supprimé. » s'affiche.
Questions fréquentes
Un type d'accès peut-il donner plus de droits que le rôle ?
Non. Un type d'accès peut seulement masquer des écrans du rôle ou les mettre en consultation. Pour ouvrir plus d'écrans, partez d'un rôle plus large.
Qui peut créer un type d'accès ?
Seuls les administrateurs. Le bouton « Types d'accès » n'est affiché que pour eux.
Peut-on donner un type d'accès dès l'invitation ?
Oui. Un type d'accès se donne à une personne dans sa fiche, liste « Rôle », ou à l'invitation.
Comment vérifier ce que la personne voit vraiment ?
Dans sa fiche, rubrique « Accès », la partie « Ce que ce compte peut ouvrir » liste ses écrans. Pour aller plus loin, entrez dans le logiciel avec un compte test.
Limiter les clients cache-t-il aussi les livraisons de ces clients ?
Non, pas encore. Les livraisons, le linge, les pointages, les heures et les notifications ne sont pas limités par le choix des clients.