Vérifiez les documents de vos prestataires
Choisissez les documents que chaque prestataire doit déposer, puis validez ou refusez chaque document reçu et relancez les dossiers incomplets.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
L'onglet Conformité réunit les documents déposés par vos prestataires depuis « Mes documents » : pièce d'identité, justificatif d'immatriculation, attestation. Chaque document est vérifié un par un : vous le validez ou vous le refusez. Servez-vous de cet article pour choisir les documents demandés, traiter ceux qui arrivent et relancer les dossiers incomplets.
Choisir les documents demandés
À faire une fois, puis à chaque changement de vos règles.
Pas à pas
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Ouvrez le menu Équipe › Équipe, puis l'onglet Conformité.
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En haut de l'écran, cliquez sur Documents de conformité. La fenêtre « Choix des documents de conformité » s'ouvre.
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Cliquez sur Ajouter un document, puis saisissez le « Nom du document ».
- 4
Sur la ligne du document, cliquez sur « Régler » pour ouvrir ses réglages.
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Choisissez « Obligatoire » ou « Facultatif », puis écrivez la « Consigne affichée au prestataire ».
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Cliquez sur Enregistrer. Le message « Documents de conformité enregistrés. » s'affiche.
| Réglage d'un document | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Obligatoire | Bloque la facturation du prestataire tant que le document n'est pas valide |
| Facultatif | Le document est demandé, sans rien bloquer |
| Durée de validité | « Valable sans limite », ou à renouveler tous les mois que vous indiquez, avec un rappel avant la fin |
| Date du document | Refuse, le jour du dépôt, un document trop ancien |
Valider ou refuser un document
Pas à pas
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Ouvrez l'onglet Conformité. Les documents en attente sont dans « À traiter ».
- 2
Sur le document, cliquez sur Consulter. Le document s'affiche.
- 3
Si une alerte est signalée et que le document vous convient, cliquez sur « Accepter » à côté de l'alerte. Le message « Alerte levée : l'agent ne la voit plus » s'affiche.
- 4
Le document est bon ? Cliquez sur Valider l'étape. Le message « Décision enregistrée » s'affiche et le document passe dans « Traité ».
- 5
Le document ne convient pas ? Cliquez sur Refuser. La fenêtre « Refuser le document » s'ouvre.
- 6
Écrivez le motif pour le prestataire, puis cliquez sur Refuser et notifier.
| Mention sur le document | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| À vérifier | Le document attend votre décision |
| Validé | Vous avez validé le document |
| Non conforme | Vous avez refusé le document |
| Expire bientôt | La fin de validité approche |
| Document expiré | La validité est dépassée : un nouveau document est à déposer |
Relancer un dossier incomplet
Pas à pas
- 1
Ouvrez l'onglet Conformité.
- 2
Repérez la partie « Dossiers incomplets » : elle liste, pour chaque prestataire, les étapes manquantes.
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Sur la ligne du prestataire, cliquez sur Relancer l'agent. Le message « Relance envoyée dans le compte de l'agent » s'affiche.
Ouvrir le dossier d'un prestataire
Pas à pas
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Descendez jusqu'à « Dossier des prestataires ». Le tableau donne, par prestataire, ses « Documents demandés » (par exemple « 4 sur 5 à jour », puis le document qui manque : « Titre de séjour : à fournir »), le nombre de documents « À valider » par vous, ses alertes et son statut.
- 2
Cliquez sur une ligne. La fenêtre « Dossier agent » s'ouvre.
- 3
Lisez les « Étapes de conformité » et les « Documents déposés ».
- 4
Cliquez sur Consulter pour ouvrir un document.
| Statut du dossier | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Conforme | Toutes les étapes sont validées |
| À valider | Tout est déposé, il reste au moins un document à valider par vous |
| Incomplet | Il manque au moins une étape |
Questions fréquentes
Où le prestataire dépose-t-il ses documents ?
Dans « Mes documents », depuis son compte. Chaque document déposé arrive dans l'onglet Conformité, partie « À traiter ».
Peut-on revenir sur une alerte acceptée ?
Oui. Sur le document, cliquez sur « Rétablir les alertes » : le message « Alertes rétablies » s'affiche.
Que se passe-t-il si je supprime un document de la liste ?
Il n'est plus demandé aux prestataires. Les fichiers déjà déposés restent dans leur dossier.
Peut-on faire signer un contrat au prestataire ?
Oui. Dans « Choix des documents de conformité », cliquez sur « Ajouter un contrat » : vous écrivez le texte dans le logiciel, ou vous déposez votre PDF et placez les cases à remplir et à signer.
Peut-on payer un prestataire dont le dossier n'est pas encore validé ?
Oui, si vous l'acceptez. Dans Paramètres › Organisation › Règles de fonctionnement, activez « Accepter les factures sans conformité validée ». Le prestataire peut alors envoyer sa facture : elle porte la mention « Déposée sans conformité validée ». Au paiement, une fenêtre vous le rappelle ; si le dossier n'est toujours pas validé, la facture et le dossier du prestataire portent la mention « Payée sans conformité validée », avec la date du paiement.