Traitez les réservations modifiées et les missions non confirmées
Décidez ce que devient une mission quand la réservation change ou s'annule, choisissez un remplaçant, relancez un agent qui n'a pas confirmé et réglez les règles automatiques.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Quand un voyageur change ses dates ou annule, la mission de ménage doit suivre. Le logiciel applique vos règles, puis vous montre ce qui s'est passé et ce qui reste à décider. Servez-vous de cet article pour traiter ces cartes, relancer un agent qui n'a pas confirmé sa mission, et régler les règles. Comptez 1 minute par carte.
Ces blocs se trouvent dans Alerte et Suivi.
Comprendre les cartes
Chaque réservation modifiée donne une carte. Sa pastille dit où vous en êtes.
| Pastille | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| « Déplacée » | La mission a suivi la réservation. Rien à faire, sauf si vous n'êtes pas d'accord |
| « Remplaçant à choisir » | La mission est déplacée, mais l'agent n'est pas disponible à la nouvelle date |
| « À valider » | Rien n'a changé : vous décidez |
| « Annulée » | La réservation est annulée |
La carte donne le logement, puis l'ancienne date barrée et la nouvelle date. Le badge à côté du titre du bloc compte les cartes à décider.
Décider d'une réservation modifiée
Pour une carte « À valider », intitulée « Réservation modifiée : que faire de la mission ? ».
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Alerte et Suivi et repérez le bloc « Réservations modifiées ».
- 2
Lisez l'ancienne date et la nouvelle date de la carte.
- 3
Cliquez sur Déplacer pour mettre la mission à la nouvelle date, ou sur Garder la date pour la laisser où elle est.
- 4
Vérifiez le message « C'est fait. ». La carte quitte la liste.
Pour supprimer la mission, cliquez sur le bouton « Supprimer » de la carte. La fenêtre « Supprimer cette mission ? » s'ouvre : confirmez.
Choisir un remplaçant
Pour une carte « Remplaçant à choisir ».
Pas à pas
- 1
Lisez le titre de la carte : il nomme l'agent qui n'est pas disponible à la nouvelle date.
- 2
Sous « Agents libres ce jour-là : », comparez les personnes proposées. Chaque ligne donne le nombre de missions de la personne ce jour-là.
- 3
Cliquez sur Assigner à côté de la personne choisie. Le message « C'est fait. » s'affiche.
Revenir sur un déplacement ou masquer une carte
Pas à pas
- 1
Sur une carte « Déplacée », cliquez sur Voir la mission pour ouvrir sa fiche et vérifier la date.
- 2
Si le déplacement ne convient pas, cliquez sur Annuler le déplacement. La mission reprend son ancienne date.
- 3
Quand la carte ne vous sert plus, cliquez sur Masquer.
- 4
Pour en masquer plusieurs, cochez les cartes, puis cliquez sur Masquer la sélection et confirmez.
Masquer une carte ne change rien à la mission et ne supprime rien.
Relancer un agent qui n'a pas confirmé
Si votre société demande une confirmation aux agents, les missions qui l'attendent sont dans le bloc « Missions non confirmées ».
Pas à pas
- 1
Dans le menu Alerte et Suivi, repérez le bloc « Missions non confirmées ».
- 2
Lisez la ligne : l'agent, le logement, le jour, puis « Pas encore vue » ou « Vue, pas acceptée ».
- 3
Cliquez sur Relancer. Le message « Agent relancé. » s'affiche et la ligne porte la mention « relancée ».
L'agent reçoit la notification « Mission à confirmer ». Quand il confirme, la mission quitte la liste.
Régler les règles automatiques
Réservé aux administrateurs. Ces règles disent ce que le logiciel fait seul.
Pas à pas
- 1
Ouvrez Paramètres › Ma société › Organisation, puis la famille « Missions ».
- 2
Dans la carte « Réservations modifiées », choisissez ce que devient la mission quand la réservation change de date ou d'heure.
- 3
Choisissez ce qui se passe « Si l'agent n'est pas disponible à la nouvelle date » et « Quand la réservation est annulée ».
- 4
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Réglages enregistrés. » s'affiche.
- 5
Dans la carte « Confirmation des missions », choisissez ce que l'agent doit faire, puis cliquez sur Enregistrer.
| Réglage | Choix proposés |
|---|---|
| Quand une réservation change | « Déplacer la mission et garder l'agent », « Déplacer la mission et retirer l'agent » ou « Ne rien changer : alerte à valider » |
| Si l'agent n'est pas disponible | « Proposer un remplaçant », « Assigner automatiquement » ou « Retirer l'agent » |
| Quand la réservation est annulée | « Supprimer la mission » ou « Garder la mission en « Annulée » » |
| Ce que l'agent doit faire | « Pas de confirmation », « « Vu » automatique » ou « « Accepté » avec un bouton » |
Questions fréquentes
Pourquoi ne vois-je aucune carte ?
Le bloc ne s'affiche que s'il y a quelque chose à montrer : les changements des 7 derniers jours et ceux qui attendent une décision.
Où voit-on qu'une mission est confirmée ?
Une mission confirmée quitte simplement le bloc « Missions non confirmées ». Le badge « À confirmer » s'affiche chez l'agent, sur sa mission.
L'agent est-il prévenu quand la mission est déplacée ?
Oui, si « L'agent concerné » est coché dans « Qui prévenir », dans la carte « Réservations modifiées » des réglages.
Peut-on relancer les agents automatiquement ?
Oui. Dans la carte « Confirmation des missions », la partie « Relances » règle le délai avant la relance de l'agent et l'heure à laquelle les gestionnaires sont prévenus, la veille.
Que devient une mission gardée « Annulée » ?
Elle reste visible, barrée, dans le calendrier. Elle n'est jamais comptée ni facturée.