Importez vos logements
Ajoutez vos logements par votre logiciel de réservation, par un tableau Excel avec des liens iCal, ou à la main, puis vérifiez qu'ils sont bien arrivés.
Vos logements arrivent dans The Big One de trois façons : par votre logiciel de réservation, par un tableau Excel avec des liens iCal, ou à la main. Une fois les logements créés, les réservations arrivent toutes seules et le planning se remplit. Comptez environ 5 minutes pour une connexion, 10 minutes pour un tableau Excel.
Préparez d'abord la fiche de structure des logements : le tableau Excel reprend ses cellules. Ensuite, créez vos listes de tâches, puis le flux de travail qui crée les ménages.
Choisir la méthode
| Méthode | Quand la choisir | Où |
|---|---|---|
| Logiciel de réservation | Vos annonces sont dans un logiciel de gestion : logements et réservations arrivent seuls | Paramètres › Flux et intégrations › Intégrations |
| Tableau Excel avec liens iCal | Vos annonces sont sur une plateforme de réservation, sans logiciel de gestion, ou vous avez déjà la liste de vos logements dans un tableau | Logements, bouton « Import / Export » |
| À la main | Vous avez peu de logements, ou un seul à ajouter | Logements, bouton « Ajouter une propriété » |
Relier votre logiciel de réservation
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Flux et intégrations › Intégrations.
- 2
Cliquez sur le filtre « Logiciel de gestion », ou tapez le nom de votre logiciel dans « Rechercher une intégration… ». Sa carte s'affiche.
- 3
Sur la carte, cliquez sur Ajouter un compte. Une fenêtre s'ouvre, à remplir avec les accès donnés par votre logiciel.
- Fenêtre « Connecter … » : saisissez les informations demandées, puis cliquez sur Connecter. Si votre logiciel demande une autorisation sur son propre site, le bouton s'appelle « Autoriser … » : vous revenez ensuite tout seul sur la page.
- Fenêtre « Ajouter un compte … » : remplissez le « Libellé du compte » (par exemple « Compte Paris »), collez la clé fournie par votre logiciel, puis cliquez sur « Enregistrer ».
- 4
Sur la carte de la connexion, cliquez sur Importer les logements. La fenêtre « Relier les appartements » montre les annonces de votre logiciel, à côté de vos logements déjà connus.
- Onglet « Suggestions » : une annonce qui ressemble à un logement porte la pastille « Même nom » ou « Nom proche ». Vérifiez chaque ligne, puis cliquez sur « Valider la suggestion », ou validez-les toutes d'un coup.
- Onglet « À relier » : pour une annonce sans logement, ouvrez « Choisir un logement… » et choisissez le vôtre, ou cliquez sur « Créer le logement ».
- La case « Créer un logement pour les … annonces encore non reliées » crée tout le reste, sauf les annonces « Désactivée dans … », celles marquées « Ignorée à l'import automatique » et les suggestions que vous n'avez pas validées.
- En bas de la fenêtre, la ligne « Les logements créés arrivent inactifs : une question vous proposera de les activer. » rappelle l'état des nouveaux logements.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. Le bouton compte les liens, par exemple « Enregistrer 3 liens ». Le message « … logement(s) relié(s), … créé(s). » s'affiche, avec le bouton « Ouvrir Logements ». Si des logements ont été créés, la question « Activer ces … logements maintenant ? » s'affiche aussitôt : Activer les met dans le planning tout de suite ; « Plus tard » les laisse inactifs, à activer dans Logements quand vous voulez.
Sur une connexion par Calry, le bouton Actualiser relit les annonces de votre logiciel sans rien créer : le message « … annonce(s) relue(s), … nouvelle(s). » s'affiche. S'il y a du nouveau, le message propose « Importer les logements », et le bouton « Importer les logements » de la carte porte le repère « … nouvelles » : il ouvre la fenêtre « Relier les appartements » pour choisir et créer les logements. « Importer les réservations » fait venir les réservations.
- 6
Ouvrez le menu Logements. Vos logements sont dans la liste.
Préparer le tableau Excel
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Logements.
- 2
Cliquez sur Import / Export. La fenêtre « Import / Export des logements » s'ouvre.
- 3
Cliquez sur Importer un fichier. La fenêtre « Import des logements » montre trois étapes.
- 4
Sous « Choisissez la fiche de propriété », choisissez la structure de vos logements. Le tableau reprend ses cellules, et les logements importés y sont rattachés.
- 5
Cliquez sur Télécharger le tableau à remplir. Le message « Tableau à remplir téléchargé. » s'affiche.
- 6
Ouvrez le fichier dans Excel et remplissez une ligne par logement, à partir de la ligne 3. Remplacez la ligne d'exemple, ou laissez-la : elle n'est pas importée.
| Colonne du tableau | Ce qu'il faut y mettre |
|---|---|
| Nom | Obligatoire. Le nom du logement, une seule fois dans le fichier : une deuxième ligne du même nom est refusée |
| Adresse | Obligatoire. Numéro, rue, code postal et ville. Trois colonnes « Rue », « CP » et « Ville » sont aussi acceptées |
| Actif | Facultatif. OUI ou NON, à choisir dans le menu de la cellule. Un logement créé arrive toujours inactif : à la fin de l'import, la question « Activer ? » porte sur les lignes marquées OUI (ou sur tous les logements créés si la colonne est vide). Pour un logement déjà connu, OUI ou NON change son état |
| Temps de ménage | Facultatif. Une durée au format HH:MM, par exemple 02:30. Vide : le réglage de la société |
| Heure d'arrivée, Heure de départ | Facultatives. Une heure au format HH:MM, par exemple 16:00 et 11:00. Vide : le réglage de la société |
| iCal | Le lien du calendrier donné par la plateforme de réservation, en « https:// » ou en « webcal:// ». Plusieurs calendriers : séparez les liens par « ; », par une virgule ou par un retour à la ligne. Vide : les calendriers déjà enregistrés sont gardés |
| Photos (liens) | Les liens des photos de l'annonce, séparés par « ; ». Vide : rien ne change |
| Client | Facultatif à l'import, mais obligatoire dans la fiche du logement. Le nom du client tel qu'il est écrit dans Finance › Clients : le logement lui est relié pour la facturation. Un nom inconnu vous est proposé à la création à la fin de l'import. Vide : rien ne change |
| Colonnes suivantes | Les cellules de votre fiche de structure : accès, linge, consommables… |
Importer le tableau rempli
Pas à pas
- 1
Dans la fenêtre « Import des logements », sous « Déposez le fichier rempli », cliquez sur Choisir un fichier. Vous pouvez aussi glisser un ou plusieurs fichiers dans le cadre. Si tout est reconnu, l'import démarre tout de suite.
- 2
Le cadre « … nom(s) déjà utilisé(s) : que faire ? » s'affiche ? Il ne montre que les cas douteux : un nom connu avec une autre adresse, ou plusieurs logements du même nom. Pour chaque ligne, choisissez « Mettre à jour « … » » ou « Créer un nouveau logement… ».
- « Tout mettre à jour » et « Tout créer en nouveau » font le choix pour toutes les lignes.
- La ligne « … logements déjà connus seront mis à jour (même nom et même adresse). » compte les logements reconnus sans question ; « Choisir ligne par ligne » les montre quand même.
- 3
Le cadre « … adresses non reconnues : corrigez-les, gardez-les telles quelles ou excluez les lignes. » s'affiche ? Corrigez chaque adresse, cliquez sur « Garder telle quelle », ou cochez « Exclure de l'import ».
- Quand le logiciel propose « Suggestion : utiliser « … » », cliquez dessus pour reprendre l'adresse proposée.
- Si le service d'adresses ne répond pas, le message « Adresses non vérifiées pour l'instant : l'import continue, vous pourrez les vérifier plus tard. » s'affiche et l'import se fait sans ce cadre.
- 4
Cliquez sur Lancer l'import. Le compte rendu « Import terminé — … » s'affiche en cartes : logements créés, mis à jour, lignes ignorées avec leur numéro, lignes refusées, lignes à vérifier, et fichiers refusés. La ligne « … logements reliés à … clients · … sans client » compte les logements rattachés à leur client.
- « Télécharger le compte rendu (Excel) » garde le résultat ligne par ligne ; « Télécharger les … erreurs (Excel) » et « Télécharger les … avertissements (Excel) » listent ce qui est à corriger, avec la ligne, le logement et la raison.
- 5
Répondez aux questions de fin, dans cet ordre, quand elles se posent.
- Des noms de client ne sont pas connus ? La fenêtre « … noms de client inconnus — que faire ? » liste chaque nom avec ses logements. Pour chacun : Créer le client dans Finance › Clients (au taux de taxe de la société), Relier à un client déjà connu (les noms proches sont proposés d'office, et ce choix est retenu pour les prochains imports) ou le laisser sans client en décochant la case. « Plus tard » ferme la fenêtre sans rien changer : les logements restent à relier depuis Finance › Clients.
- Des logements ont été créés ? Ils arrivent toujours inactifs. La question « Activer ces … logements maintenant ? » s'affiche pour les lignes marquées OUI (ou pour tous les logements créés si la colonne « Actif » est vide) : Activer les met dans le planning ; « Plus tard » les laisse dans l'onglet « Inactifs » de Logements.
- Un logiciel de réservation est branché ? La question « Ces … logements sont-ils aussi dans votre logiciel de réservation ? Reliez-les pour recevoir leurs réservations. » s'affiche : Oui, relier ouvre la page Intégrations et la fenêtre « Relier les appartements » avec ces logements ; « Non, voir mes logements » ouvre la page Logements. Sans logiciel branché, le message « Vos logements sont prêts. » s'affiche, avec le bouton « Voir mes logements ».
Quitter la fenêtre et reprendre
Un import ne vous retient pas devant la fenêtre : fermez-la ou changez d'écran, il continue. En haut de la page Logements, un bandeau dit où il en est.
| Bandeau | Ce qu'il veut dire | Bouton |
|---|---|---|
| « Import en cours : « … », … / … » | Les logements s'écrivent, le compteur avance | « Voir » rouvre la fenêtre |
| « L'import de « … » attend vos choix » | Le cadre des noms ou des adresses attend vos réponses | « Reprendre » rouvre le cadre, avec ce que vous aviez déjà tapé ou coché |
| « Import terminé : … créés, … mis à jour » | Tout est écrit | « Voir le compte rendu », ou « Fermer » pour effacer le bandeau |
| « L'import de « … » a échoué » | Le fichier a été refusé | « Voir » montre la raison et le bouton de téléchargement des erreurs |
Ajouter un logement à la main
Pas à pas
- 1
Dans le menu Logements, cliquez sur Ajouter une propriété. La page « Nouvelle propriété » s'ouvre, présentée comme la fiche du logement.
- 2
Remplissez le nom du logement. Il s'affiche aussitôt dans l'en-tête.
- 3
Tapez l'adresse, puis cliquez sur une adresse proposée. Le code postal et la ville se remplissent seuls.
- Aucune proposition ne convient ? Cliquez sur « Garder « … » tel quel ».
- 4
Remplissez les autres onglets : un onglet par rubrique de la structure. Le chiffre sur un onglet dit combien de cellules obligatoires, marquées d'une *, restent à remplir.
- 5
Au besoin, cliquez sur la pastille « Structure : … » de l'en-tête pour choisir une autre structure de fiche.
- 6
Cliquez sur Créer la propriété. Le message « Propriété créée avec sa fiche. » s'affiche et la fiche du logement s'ouvre.
Questions fréquentes
Pourquoi mes logements importés ne sont-ils pas sur le planning ?
Ils sont arrivés inactifs et la question « Activer ces … logements maintenant ? » a reçu « Plus tard ». Activez ceux que vous gérez dans le menu Logements, onglet « Inactifs » : seuls les logements actifs remplissent le planning.
Peut-on importer un fichier CSV ?
Non. Seul le format Excel .xlsx est accepté, car un fichier CSV perd les couleurs des cellules. Enregistrez votre tableau au format .xlsx.
Que se passe-t-il si un logement du tableau existe déjà ?
S'il porte le même nom et la même adresse (ou si la ligne n'a pas d'adresse), il est mis à jour sans question. Si l'adresse est différente, ou si plusieurs logements portent ce nom, le logiciel vous demande de choisir entre « Mettre à jour « … » » et « Créer un nouveau logement… ». Un logement à la corbeille ne compte pas : un nouveau est créé.
Comment relier chaque logement à son client dès l'import ?
Remplissez la colonne « Client » du tableau (« Client / propriétaire » dans un ancien fichier) avec le nom du client tel qu'il est dans Finance › Clients. Un nom inconnu est proposé à la création à la fin de l'import. Deux clients portent le même nom ? Le logiciel ne devine pas : le logement reste « sans client », à relier depuis Finance › Clients.
Pourquoi une ligne est-elle « à vérifier » ?
Son adresse n'a pas été reconnue, l'un de ses liens iCal n'a pas pu être enregistré, ou son client n'a pas pu être relié. Le logement est quand même importé : ouvrez sa fiche pour vérifier l'adresse ou le calendrier. Le compte rendu Excel donne la raison ligne par ligne.
Réimporter un export recrée-t-il les calendriers iCal ?
Non. Les calendriers déjà enregistrés sont gardés tels quels ; seuls les liens nouveaux sont ajoutés. Les séjours déjà lus ne sont pas comptés deux fois.
Comment récupérer la liste de mes logements dans un tableau ?
Dans Logements, cliquez sur « Import / Export », puis sur « Exporter tous les logements ». Si la page est filtrée, seuls les logements affichés sont exportés.
Pourquoi l'étape du guide reste-t-elle décochée ?
Elle se coche dès qu'un logement existe dans Logements. Une connexion seule ne suffit pas : importez les logements, puis vérifiez qu'ils sont dans la liste.