Traitez les demandes de vos agents
Répondez aux demandes envoyées depuis l'espace agent, temps en plus, linge manquant ou ménage hors planning, en vous aidant du pointage et des photos.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Un agent a passé plus de temps que prévu, il manque du linge, un ménage n'était pas au planning : il vous envoie une demande depuis son téléphone. Cet écran réunit toutes les demandes et vous montre, pour chacune, le temps prévu, le temps pointé et les photos. Comptez une minute par demande.
Pour voir ce que fait l'agent de son côté, lisez Faire une demande.
Lire une demande
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Équipe › Demandes. La liste « À traiter » s'affiche.
- 2
Au besoin, filtrez par « Agent », « Type » ou « Logement », ou changez le tri : « Plus récentes d'abord », « Plus anciennes d'abord » ou « Plus gros écart d'abord ».
- 3
Cliquez sur une demande. Son détail s'ouvre, avec les lignes « Prévu », « Pointé » et « Demandé ».
- 4
Pour voir les photos de la mission, cliquez sur « Rapport photo › ». Pour ouvrir la mission, cliquez sur « Voir la mission › ».
| Type de demande | Ce que l'agent signale |
|---|---|
| Temps passé | Il a mis plus ou moins de temps que prévu |
| Linge ou produits | Il manque du linge ou des produits, ou il y en a en trop |
| Ménage fait, pas prévu | Il a fait un ménage qui n'était pas au planning |
| Ménage prévu, pas fait | Un ménage du planning n'a pas pu être fait |
| Autre | Tout le reste, avec ses explications |
Accepter une demande
Pas à pas
- 1
Ouvrez la demande.
- 2
Sous « Durée acceptée », choisissez le temps « demandé », le temps « pointé », ou « Autre durée » pour saisir le vôtre.
- 3
Sous « Facturation au client », cochez « Facturer l'écart au client » si le client doit payer ce temps en plus. Cette partie ne s'affiche que si elle vous concerne.
- 4
Au besoin, écrivez un « Message à l'agent (facultatif) ».
- 5
Lisez la phrase qui commence par « En acceptant : » : elle dit le temps retenu pour l'agent et l'écart avec le prévu.
- 6
Cliquez sur Accepter. Le message « Demande acceptée, l'agent est prévenu. » s'affiche et la demande passe dans « Acceptées ».
Refuser une demande
Pas à pas
- 1
Ouvrez la demande.
- 2
Cliquez sur Refuser. La partie « Motif du refus (obligatoire) » s'affiche.
- 3
Choisissez un motif : « Déjà compté », « Pointage trop court », « Hors mission » ou « Autre ».
- 4
Avec « Autre », écrivez le « Message à l'agent (obligatoire) ».
- 5
Cliquez sur Confirmer le refus. Le message « Demande refusée, l'agent est prévenu. » s'affiche.
Annuler une réponse
À faire quand vous avez accepté ou refusé trop vite.
Pas à pas
- 1
Ouvrez l'onglet « Acceptées » ou « Refusées ».
- 2
Cliquez sur la demande.
- 3
Cliquez sur Annuler la réponse (remettre à traiter). La fenêtre « Annuler cette réponse ? » s'ouvre.
- 4
Cliquez sur Annuler la réponse. La demande revient dans « À traiter ». Si du temps avait été écrit sur la mission, il est retiré.
Laisser le logiciel répondre seul
Pas à pas
- 1
En haut de l'écran, cliquez sur Règles. La fenêtre « Règles des demandes » s'ouvre.
- 2
Activez « Accepter tout seul » pour que le temps en plus confirmé par le pointage soit accepté sans vous.
- 3
Activez « Linge ou produits manquants » pour que ces demandes soient juste notées.
- 4
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Règles enregistrées » s'affiche.
| Règle | Ce que fait le logiciel |
|---|---|
| Accepter tout seul | Accepte le temps en plus confirmé par le pointage à 10 minutes près, jusqu'à 1 heure. La demande arrive dans « Acceptées » avec la mention « accepté automatiquement » |
| Linge ou produits manquants | Note l'information. L'agent reçoit « Information notée », sans décision à prendre |
Questions fréquentes
L'agent est-il prévenu de ma réponse ?
Oui. Il est prévenu dès que vous acceptez ou refusez sa demande.
Peut-on revenir sur une demande acceptée automatiquement ?
Oui. Ouvrez-la dans « Acceptées », puis annulez la réponse : la demande revient dans « À traiter » et le temps écrit sur la mission est retiré.
Que faire d'un ménage fait qui n'était pas au planning ?
Ouvrez la demande, puis cliquez sur « Ajouter le ménage au planning puis accepter ». Le ménage est ajouté au planning avant l'acceptation.
Comment repérer les demandes qui attendent depuis longtemps ?
Triez par « Plus anciennes d'abord ». Une demande restée sans réponse porte la mention « Sans réponse depuis … h ».