Préparer les messages de facture et relancer les impayés
Écrivez les modèles d'e-mail qui accompagnent vos factures, choisissez un modèle par client ou par période, réglez vos paliers de relance et relancez les factures en retard.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Chaque facture part avec un e-mail. L'écran « Envoi des rapports » sert à écrire ces e-mails une fois pour toutes : un modèle par type de document, un modèle particulier pour un client ou pour une période, et des relances pour les factures en retard. Comptez 10 minutes pour vos premiers modèles.
Vos modèles prêts, envoyez ou programmez vos factures. Pour encaisser sans relancer, voyez prélever vos clients par SEPA. Le taux de taxe repris dans les messages se règle dans les taxes et la TVA.
Créer un modèle de message
Pas à pas
- 1
Ouvrez Finance › Rapports et factures, puis cliquez sur Réglages.
- 2
Cliquez sur « Envoi des rapports ». L'onglet Modèles s'affiche.
- 3
Cliquez sur Nouveau modèle. La fenêtre « Nouveau modèle » s'ouvre.
- 4
Saisissez le « Nom » du modèle, choisissez sa « Portée » et la « Langue du message ».
- 5
Écrivez l'« Objet de l'e-mail » et le « Corps du message ».
- Dans « Variables », cliquez sur une variable pour l'ajouter au texte : elle sera remplacée par la vraie valeur à l'envoi.
- « Aperçu » montre le message tel que le client le lira.
- 6
Cochez « Modèle principal de cette portée » pour qu'il serve par défaut.
- 7
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Modèle enregistré » s'affiche.
| Portée | Quand le modèle sert |
|---|---|
| Facture initiale | À l'envoi d'une facture |
| Facture complémentaire | À l'envoi d'une facture qui en complète une autre |
| Avoir | À l'envoi d'un avoir |
| Relance | Pour relancer une facture en retard |
| Groupe de variables | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Client & rapport | Nom du client, nom du contact, e-mail de facturation, période, numéro de rapport, nombre d'appartements et de prestations |
| Facture (logiciel comptable) | Numéro, date, échéance, totaux, montant de TVA, lien vers la facture, reste dû, statut de paiement |
| Coordonnées bancaires | RIB / IBAN et BIC de votre société |
| Relance | Jours de retard, date de relance |
Choisir un modèle pour un client
Pas à pas
- 1
Cliquez sur l'onglet Affectations.
- 2
Dans « Portée », choisissez le type de document.
- 3
Sur la ligne du client, choisissez le modèle dans la colonne « Modèle affecté ». La colonne « Appliqué aujourd'hui » montre le modèle qui partirait aujourd'hui.
Pour plusieurs clients à la fois :
Pas à pas
- 1
Cochez les clients.
- 2
Dans « Appliquer un modèle à la sélection », choisissez le modèle.
- 3
Cliquez sur le bouton « Appliquer », puis sur Oui, appliquer. Le message « Modèle appliqué à … client(s) » s'affiche.
Prévoir un message pour une période
À faire pour un message qui ne vaut qu'entre deux dates : des congés, un changement de coordonnées bancaires.
Pas à pas
- 1
Cliquez sur l'onglet Périodes.
- 2
Saisissez un « Libellé », par exemple « Congés d'été », et choisissez le « Modèle ».
- 3
Dans « Ciblage », choisissez les clients concernés.
- 4
Choisissez les dates « Du » et « Au ».
- 5
Choisissez l'« Événement » comparé à la période.
- 6
Cliquez sur Ajouter la période. Le message « Période ajoutée » s'affiche et la période rejoint le tableau.
| Champ | Choix |
|---|---|
| Ciblage | « Tous les clients », « Uniquement ces clients » ou « Tous sauf ces clients » |
| Événement | « Date de la facture » : la période est comparée à la date de la facture. « Date de l'envoi » : au jour où le message part |
Hors de la période, le logiciel revient au modèle principal.
Régler les paliers de relance
Un palier dit à partir de combien de jours après l'échéance une relance est proposée, et avec quel modèle.
Pas à pas
- 1
Cliquez sur l'onglet Relances. Le bloc « Paliers de relance » s'affiche.
- 2
Saisissez un libellé, par exemple « Premier rappel ».
- 3
Dans « Jours après échéance », saisissez le nombre de jours.
- 4
Choisissez un modèle de portée « Relance ».
- 5
Cliquez sur Ajouter. Le palier rejoint le tableau, noté par exemple « J+7 ».
Relancer une facture impayée
Sous les paliers, le tableau « Factures impayées » liste les factures validées, non soldées et dont l'échéance est dépassée.
Pas à pas
- 1
Lisez la ligne de la facture : échéance, jours de retard, reste dû, dernière relance.
- 2
Cliquez sur Relancer. Le bouton indique le palier atteint, par exemple « Relancer J+15 ». Le message « Relance envoyée à … » s'affiche.
- 3
Pour plusieurs factures, cochez-les, puis cliquez sur le bouton « Relancer la sélection ». Confirmez avec Oui, relancer.
Questions fréquentes
Les relances partent-elles toutes seules ?
Non. Le logiciel liste les factures en retard et propose le bon palier ; la relance part quand vous cliquez sur « Relancer ».
Dans quelle langue écrire un modèle ?
Dans la langue choisie dans « Langue du message ». Les clients dont c'est la langue reçoivent ce modèle de préférence ; sans modèle dans leur langue, le modèle choisi s'applique.
Que se passe-t-il si je supprime un modèle ?
Il est supprimé définitivement, après confirmation. Vérifiez d'abord qu'aucun client ni aucune période ne l'utilise.
Où régler le délai d'échéance des factures ?
Dans Finance › Rapports et factures, « Réglages », puis « Mes informations » : champ « Délai d'échéance (jours) » du bloc « Facturation ».
Un avoir est-il déduit du reste dû ?
Oui. La ligne de la facture affiche « avoir déduit » et le reste dû en tient compte.