Modifiez la fiche d'une personne : rôle, activités, retrait
Ouvrez la fiche d'une personne de l'équipe pour changer son rôle ou ses activités, corriger son nom et son téléphone, agir sur plusieurs personnes d'un coup, ou supprimer un compte.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Chaque personne de votre société a une fiche : son rôle, ses activités, ce qu'elle peut ouvrir, ses documents et son historique. Servez-vous de cet article quand une personne change de poste, prend une nouvelle activité, ou quitte la société. Comptez 2 minutes par changement.
Pour ajouter quelqu'un, voyez Invitez votre équipe. Pour cacher des écrans ou des clients à une personne, voyez Limitez ce qu'une personne voit.
Ouvrir la fiche d'une personne
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Accès › Utilisateurs.
- 2
Trouvez la personne : saisissez son nom dans « Rechercher par nom ou email… », ou cliquez sur un filtre.
- 3
Cliquez sur sa ligne. Sa fiche s'ouvre, avec son nom, son adresse e-mail, son téléphone et sa dernière connexion.
| Filtre | Ce qu'il montre |
|---|---|
| « Tous » | Toutes les personnes |
| « Terrain » | Les agents de terrain |
| « Bureau » | Les administrateurs et les gestionnaires |
| « Clients » | Les comptes de vos clients |
| « Invitations » | Les personnes qui n'ont pas encore activé leur accès |
| « À vérifier » | Un document obligatoire expiré ou manquant, ou une invitation pas ouverte depuis plus de 7 jours |
La fiche est rangée en rubriques :
| Rubrique | Ce qu'elle contient |
|---|---|
| « Rôle et activités » | Le rôle, les activités et la langue de la personne |
| « Accès » | Son type d'accès, ses départements, clients et logements, et ce que ce compte peut ouvrir |
| « Conformité » | Ses documents et la case « Demander les documents de conformité » |
| « Contrat » | Son contrat. Affichée pour l'administrateur |
| « Historique » | Sa dernière connexion, la date de l'invitation et de la création du compte |
Changer le rôle d'une personne
Réservé à l'administrateur. Les autres rôles voient le rôle écrit, sans pouvoir le changer.
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche de la personne, rubrique « Rôle et activités ».
- 2
Ouvrez la liste « Rôle ».
- 3
Choisissez le nouveau rôle : « Admin », « Gestionnaire », « Gestionnaire Ménage », « Gestionnaire Livraison » ou « Agent de terrain ». Le message « Rôle mis à jour » s'affiche : il n'y a pas de bouton d'enregistrement.
- « Gestionnaire Livraison » est proposé si le module Livraison est activé.
Changer les activités d'un agent de terrain
Les activités disent ce que la personne fait, et ouvrent ses écrans : Livraison ouvre l'écran Livraison, Maintenance l'espace maintenance ; Ménage, Linge et Inspection, l'espace agent.
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche de la personne, rubrique « Rôle et activités ».
- 2
Sous « Activités (ce qu'elle fait) », cliquez sur une activité pour l'ajouter ou la retirer. C'est enregistré aussitôt.
- 3
Si le retrait ferme un écran, la fenêtre « Retirer cette activité ? » s'ouvre. Cliquez sur Retirer pour confirmer.
Corriger le nom ou le téléphone
Réservé à l'administrateur.
Pas à pas
- 1
Dans la fiche, cliquez sur le crayon à côté du nom. La fenêtre « Modifier le nom et le prénom » s'ouvre.
- 2
Corrigez « Prénom et nom ».
- 3
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Nom et prénom mis à jour » s'affiche.
- 4
Pour le téléphone, cliquez sur le crayon à côté du numéro, corrigez-le, puis enregistrez. Le message « Numéro de téléphone mis à jour » s'affiche.
- Ce numéro est affiché aux livreurs pour joindre la personne. Laissez le champ vide pour le retirer.
Agir sur plusieurs personnes d'un coup
Réservé à l'administrateur.
Pas à pas
- 1
Dans la liste, cochez la case de chaque personne. Une barre s'affiche, par exemple « 3 sélectionné(s) ».
- 2
Choisissez l'action dans la barre.
- 3
Pour sortir, cliquez sur « Annuler la sélection ».
| Action de la barre | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| « Envoyer l'invitation » | Envoie l'e-mail d'invitation aux personnes cochées |
| « Changer le rôle… » | Donne le même rôle à toutes les personnes cochées |
| « Activités… » | Ouvre « Activités des personnes sélectionnées » : pour chaque activité, « Ajouter », « Retirer » ou « Ne pas changer ». Seuls les agents de terrain sont modifiés |
| « Supprimer » | Supprime les comptes cochés, après la fenêtre « Supprimer … compte(s) ? » |
Supprimer le compte d'une personne
Quand une personne quitte votre société.
Pas à pas
- 1
Ouvrez la fiche de la personne.
- 2
En bas de la fiche, cliquez sur Supprimer l'utilisateur. La fenêtre « Supprimer cet utilisateur ? » s'ouvre et rappelle l'adresse e-mail du compte.
- 3
Cliquez sur Supprimer. Le message « Utilisateur supprimé » s'affiche et la personne quitte la liste.
| Qui supprime | Quels comptes |
|---|---|
| Administrateur | Tous les comptes de la société, sauf le sien |
| Gestionnaire | Seulement un compte qui n'a que le rôle de livreur |
Questions fréquentes
Un gestionnaire peut-il changer le rôle d'une personne ?
Non. Seul un administrateur change un rôle. Un gestionnaire peut changer les activités d'un agent de terrain.
Peut-on suspendre un compte sans le supprimer ?
Non. La fiche propose seulement « Supprimer l'utilisateur ». Pour réduire ce qu'une personne voit sans la retirer, changez son rôle ou donnez-lui un type d'accès.
Pourquoi le bouton « Supprimer l'utilisateur » n'apparaît-il pas ?
Parce que vous regardez votre propre fiche, ou parce que votre rôle ne le permet pas pour ce compte. Personne ne peut supprimer son propre compte depuis cette liste.
Deux personnes portent le même nom : est-ce un problème ?
Oui, pour le planning. La page affiche alors « … personnes portent le même nom » : donnez à chacune un nom de planning différent pour que leurs missions ne soient pas confondues.
Que veut dire « À vérifier » ?
La personne a un document obligatoire expiré ou manquant, ou une invitation pas ouverte depuis plus de 7 jours. Un agent de terrain qui n'a encore déposé aucun document y figure aussi.