Tenir vos documents à jour
Déposez votre pièce d'identité, votre Kbis, votre attestation de vigilance et votre RIB depuis votre téléphone, suivez leur état et remplacez un document refusé ou périmé.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
Votre société doit garder des documents à jour pour chaque prestataire. Vous les déposez vous-même, en photo ou en PDF, depuis votre téléphone. L'application les vérifie aussitôt et vous prévient quand l'un d'eux arrive à échéance. Prévoyez dix minutes la première fois.
À lire aussi : envoyer votre facture et lire l'écran « Mes finances ».
Déposer vos documents
Vous déposez les documents dans l'ordre que vous voulez : aucun n'attend le précédent.
| Étape | Document attendu |
|---|---|
| 1 | Pièce d'identité : carte d'identité, passeport ou titre de séjour, lisible et en cours de validité |
| 2 | Kbis ou avis de situation SIRENE, de moins de 3 mois, au même nom que la pièce d'identité |
| 3 | Attestation de vigilance URSSAF, renouvelée tous les 3 mois |
| 4 | RIB, avec un IBAN au même nom que les autres documents |
Pas à pas
- 1
Ouvrez « Mes documents » et descendez jusqu'à la carte « Questionnaire de conformité ».
- 2
Dans le document de votre choix, touchez le champ « Nouveau document » et choisissez une photo ou un PDF.
- 3
Dans « Date du document », indiquez la date écrite sur le document.
- 4
Touchez Envoyer. L'application lit le document.
- 5
Lisez le message qui s'affiche, puis passez à un autre document.
| Message après l'envoi | Ce qu'il faut faire |
|---|---|
| Document vérifié et validé | Rien : l'étape est faite |
| Document accepté — transmis en validation manuelle | Attendre : un administrateur va le regarder |
| Document non conforme — voir les anomalies détectées | Lire la liste orange sous l'étape, puis déposer un document corrigé |
Suivre l'état de vos documents
Chaque étape porte une pastille. Elle vous dit où en est le document.
| Pastille | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| À jour | Le document est accepté |
| En validation manuelle | Un administrateur doit encore le valider |
| Document manquant | Rien n'a été déposé pour cette étape |
| À renouveler | Le document arrive bientôt à échéance : la date est indiquée |
| Document expiré | La date de validité est dépassée : déposez-en un nouveau |
| Document refusé | Un administrateur l'a refusé : lisez le motif |
Remplacer un document refusé
Quand un administrateur refuse un document, un cadre rouge s'affiche dans l'étape : « Document refusé », avec la date et le motif, puis « Merci de déposer un nouveau document. »
Pas à pas
- 1
Lisez le motif du refus.
- 2
Préparez un document qui corrige le problème.
- 3
Dans la même étape, choisissez-le dans « Nouveau document ».
- 4
Touchez Envoyer. La pastille de l'étape change.
Pour enlever un document déposé par erreur, touchez Retirer le document. Le message « Document retiré » s'affiche.
Vérifier vos coordonnées bancaires
Après le dépôt du RIB, l'application affiche l'IBAN et le BIC qu'elle a lus. Ce sont eux qui servent à vous payer.
Pas à pas
- 1
Dans l'étape 4, lisez le cadre « Coordonnées bancaires lues sur votre RIB ».
- 2
Comparez l'IBAN et le BIC à ceux de votre RIB, caractère par caractère.
- 3
S'ils sont faux, touchez Modifier l'IBAN / BIC, corrigez, puis touchez Enregistrer. Le message « Coordonnées bancaires mises à jour » s'affiche.
Consulter votre contrat
Si votre société a renseigné votre contrat, la carte « Mon contrat » s'affiche en haut de « Mes documents », avec son type et ses dates.
Pas à pas
- 1
Ouvrez « Mes documents ».
- 2
Dans la carte « Mon contrat », touchez Voir mon contrat. Le contrat s'ouvre.
Questions fréquentes
Pourquoi ne puis-je pas envoyer ma facture ?
Tous vos documents doivent être validés. Une étape « En validation manuelle » doit d'abord être approuvée par un administrateur.
Qui voit mes documents ?
Les administrateurs de votre société, qui les valident. Ils servent à vérifier que vous êtes en règle.
Tous les combien dois-je déposer l'attestation de vigilance ?
Tous les 3 mois. L'application vous prévient avec la pastille « À renouveler » et le bandeau de « Mes missions ».
Je suis salarié, dois-je déposer une facture ?
Non. Salarié au mois, vous recevez une fiche de paie de votre employeur : l'écran l'indique à la place du dépôt de facture.