Réglez votre organisation
Répondez aux cinq questions du questionnaire : modules, horaires, règles de fonctionnement, comptabilisation des ménages et tableau de bord. Tout reste modifiable dans Organisation.
Le questionnaire « Réglez votre organisation » pose cinq questions sur votre façon de travailler : modules, horaires, règles, comptabilisation des ménages et tableau de bord. Faites-le juste après l'identité de la société. Comptez environ 6 minutes ; tout reste modifiable ensuite dans la page Organisation.
Pour le détail de chaque module, lisez choisissez vos modules. L'étape suivante du guide : importez vos logements.
Ouvrir le questionnaire
Pas à pas
- 1
Cliquez sur le bouton Bien démarrer, en bas de l'écran. Le panneau du guide s'ouvre.
- 2
Dans la carte « L'essentiel », cliquez sur l'étape « Réglez votre organisation ». La liste des cinq questions s'affiche ; une question déjà faite est barrée.
- 3
Cliquez sur Faire maintenant. La fenêtre s'ouvre à la prochaine question à traiter.
- Pour ouvrir une question précise, cliquez sur son nom dans la liste.
| Question | Ce que vous réglez |
|---|---|
| « Modules à afficher » | Les parties du logiciel que vous utilisez |
| « Horaires et fuseau » | Les heures de départ et d'arrivée des voyageurs, le fuseau horaire |
| « Règles de fonctionnement » | Temps en plus, ménage après une annulation, base des tarifs, paie, documents expirés |
| « Quand un ménage est-il compté ? » | Le moment où un ménage entre dans la finance et les rapports |
| « Tableau de bord » | Les colonnes du tableau de bord et leur ordre |
Choisir les modules et les horaires
Pas à pas
- 1
Dans « Modules à afficher », activez avec leur interrupteur les modules qui vous servent. Les menus s'adaptent à vos choix.
- 2
Cliquez sur Continuer. Vos modules sont enregistrés et la question « Horaires et fuseau » s'affiche.
- 3
Choisissez l'heure de « Départ des voyageurs », puis l'heure d'« Arrivée des voyageurs ».
- 4
Vérifiez le « Fuseau horaire ».
- 5
Cliquez sur Continuer. Les horaires sont enregistrés.
Répondre aux règles de fonctionnement
Chaque réponse de cette question est enregistrée aussitôt et s'applique à tout le compte.
Pas à pas
- 1
Répondez aux questions de « Règles de fonctionnement » : elles sont décrites dans le tableau ci-dessous. Le message « Règle enregistrée » confirme chaque réponse.
- 2
Cliquez sur Continuer. La question « Quand un ménage est-il compté ? » s'affiche.
- 3
Choisissez le moment où un ménage est compté :
- « À la date prévue » : tout ménage planifié et non annulé compte à sa date prévue.
- « Dès validation de l'agent » : le ménage compte dès que l'agent le marque comme terminé.
- « Validation agent + responsable » : il faut l'agent et un responsable.
- « À la date prévue + validation responsable » : à sa date prévue, une fois confirmé par un responsable (le pointage de l'agent ne suffit pas).
- 4
Cliquez sur Continuer.
| Règle | Vos choix |
|---|---|
| Facturer au client le temps ajouté à un ménage | « Oui », « Non » ou « Au cas par cas » |
| Créer un ménage après une annulation en cours de séjour | Oui ou non, puis « Aujourd'hui » ou « Le lendemain » |
| Date bloquée dans le calendrier (indisponibilité) | « Blocage = Ménage » (un ménage est créé comme pour un séjour) ou « Blocage = Sans ménage » |
| Base de vos tarifs | « Par disposition (Studio, T2, T3…) », « Par m² » ou « Par les deux » |
| Base de la paie d'un nouvel agent | « Au temps prévu » ou « Aux heures pointées » |
| Document obligatoire expiré | Bloquer ou non l'assignation de la personne |
Régler le tableau de bord et terminer
Pas à pas
- 1
Dans « Tableau de bord », cochez les colonnes à afficher.
- 2
Changez l'ordre en faisant glisser une colonne par sa poignée ⠿ (souris ou doigt), ou avec ses flèches.
- 3
Laissez activé « Imposer cet affichage à tous les comptes » pour que toute l'équipe voie les mêmes colonnes. Désactivé, chacun choisit les siennes.
- 4
Dans « Figer des lignes et des colonnes », choisissez ce qui reste visible quand le tableau défile : l'en-tête et des lignes en haut, les colonnes jusqu'à celle choisie à gauche (une épingle les marque dans la liste). Affichage imposé : tout le monde les voit ; sinon, c'est l'affichage de départ.
- 5
Cliquez sur Terminer. L'étape est cochée dans le guide : « Organisation réglée ».
Modifier un réglage plus tard
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Ma société › Organisation.
- 2
Cliquez sur l'onglet du réglage à changer : ils sont décrits dans le tableau ci-dessous.
- 3
Modifiez le réglage. La plupart des blocs s'enregistrent tout seuls.
- 4
Dans l'onglet « Ma société », cliquez sur Enregistrer, en haut de la page. Dans le bloc « Heures par défaut », cliquez sur « Enregistrer les heures ».
| Onglet | Ce qu'il contient |
|---|---|
| « Ma société » | Identité, Logo, Langue et fuseau, Taxes et devise |
| « Modules » | Modules, Livraisons, Qualité IA |
| « Missions » | Heures par défaut, Changements de réservation, Confirmation des missions, Mode absence |
| « Règles et comptabilité » | Règles de fonctionnement, « Quand un ménage est-il compté ? » |
| « Équipe et partage » | Retours visibles par les agents, Localisation de l'équipe, Partage des fiches, Colonnes du tableau de bord |
| « Notifications et alertes » | Les notifications et les alertes de la société |
Questions fréquentes
Peut-on changer une réponse après « Terminer » ?
Oui. Toutes les réponses se retrouvent dans Paramètres › Ma société › Organisation, rangées par onglet.
Un gestionnaire peut-il modifier ces réglages ?
Non. Un gestionnaire ne voit que l'onglet « Notifications et alertes ». Les autres onglets sont réservés aux administrateurs.
Changer « Quand un ménage est-il compté ? » modifie-t-il le passé ?
Non. Les ménages déjà validés gardent leur statut ; le nouveau réglage s'applique aux ménages restant à comptabiliser.
Pourquoi le pourcentage du guide a-t-il baissé ?
Un module activé ajoute ses étapes au guide : le pourcentage baisse, rien n'a été défait.
Où changer les heures de départ et d'arrivée ensuite ?
Dans l'onglet « Missions », bloc « Heures par défaut ». Cliquez ensuite sur « Enregistrer les heures ».