Ouvrez un espace à votre client
Donnez à un client son propre accès, choisissez rubrique par rubrique ce qu'il peut voir, puis suivez, suspendez ou supprimez cet accès.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
L'espace client est l'accès que vous donnez à un client, propriétaire ou société, pour qu'il suive ses logements sans vous appeler. Il n'y voit que ses propres logements, son planning et ses documents. Servez-vous de cet article pour créer un accès, régler ce que le client voit, et couper un accès. Comptez 3 minutes pour un premier accès.
Pour savoir ce que le client y lit ensuite, voyez le relevé de l'espace client.
Créer un accès
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Accès, puis l'onglet Espaces clients.
- 2
Cliquez sur Nouvel accès client. La fenêtre s'ouvre : la saisie à gauche, le résumé à droite.
- 3
Dans « Client », choisissez « Client existant » puis le client, ou « Nouveau client » pour le créer ici.
- 4
Dans « Contact invité », saisissez l'« E-mail » du contact, puis son « Nom affiché » si vous le souhaitez.
- 5
Dans « Logements du client », cherchez et ajoutez les logements à relier à ce client.
- 6
Dans « Rubriques ouvertes », réglez chaque rubrique : voir le tableau plus bas.
- 7
Cliquez sur Envoyer l'invitation, ou sur Créer et inviter pour un nouveau client. L'écran « Accès envoyé » s'affiche avec le code d'invitation.
Choisir ce que le client voit
Chaque rubrique a trois niveaux : « Masqué », « Consultation » ou « Modification ».
| Rubrique | Ce que le client y trouve |
|---|---|
| Ses logements | La liste de ses appartements et leurs informations principales |
| Son planning de prestations | Les ménages, inspections, maintenances et livraisons prévus et réalisés |
| Ses rapports et factures | Les rapports d'activité du mois et les montants facturés. Rubrique toujours ouverte |
| Photos et comptes rendus | Les photos de fin de mission et les remarques des agents |
| Intervenants assignés | Le nom des personnes affectées à chaque mission |
| Fiche complète du logement | Le contenu de la fiche, sauf les cases réservées à certains départements. En « Modification », le client peut compléter les cellules texte qu'il voit |
| Réservations et calendrier | Les arrivées et les départs de ses logements |
| Documents partagés | Les contrats, devis et fichiers que vous lui transmettez |
Modifier un accès
Pas à pas
- 1
Dans la liste, repérez la ligne du client.
- 2
Cliquez sur le menu « ··· » au bout de la ligne.
- 3
Cliquez sur Modifier. La fenêtre « Modifier l'accès client » s'ouvre.
- 4
Changez le niveau des rubriques.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Accès client enregistré. » s'affiche.
Relancer, suspendre ou supprimer un accès
Tout se fait depuis le menu « ··· » de la ligne.
| Action du menu | Ce qu'elle fait |
|---|---|
| Voir son espace | Ouvre l'espace tel que le client le voit |
| Documents | Ajoute ou retire les fichiers visibles dans l'espace du client |
| Renvoyer l'invitation | Envoie une nouvelle invitation. Le lien précédent ne fonctionne plus |
| Suspendre | Coupe l'accès, sans le supprimer |
| Réactiver | Rouvre un accès suspendu |
| Supprimer | Supprime l'accès pour de bon, après confirmation |
| État de l'accès | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| À inviter | L'accès existe, l'invitation n'est pas encore partie |
| Invitation envoyée | Le contact n'a pas encore activé son accès |
| Actif | Le contact se connecte à son espace |
| Suspendu | L'accès est coupé |
Questions fréquentes
Peut-on inviter plusieurs contacts pour le même client ?
Oui. Créez un nouvel accès pour ce client avec une autre adresse e-mail : la fiche du client et ses logements ne changent pas.
Faut-il une fiche client complète pour créer l'accès ?
Non. Seul le nom du client est obligatoire. Ce qui manque est demandé avant la première facture, avec le repère « À compléter » dans Finance › Clients.
Le client voit-il les logements des autres clients ?
Non. Il ne voit que ses propres logements, son planning et ses documents.
Peut-on masquer les rapports et les factures ?
Non. La rubrique « Ses rapports et factures » est toujours ouverte : le client voit ses prix, son relevé et ses factures.