Ajoutez une mission, un ménage ponctuel ou une tâche ponctuelle
Créez à la main une mission dans un logement, un ménage ponctuel à une autre adresse, ou une tâche à faire une seule fois à la prochaine mission.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
La plupart des missions se créent toutes seules, à partir des réservations. Cet article sert pour le reste : une mission à ajouter à la main, un ménage à une adresse qui n'est pas dans vos logements, ou un petit travail à faire une seule fois. Comptez 2 minutes par mission.
Avant, lisez le calendrier. Après, ouvrez la fiche de la mission pour la compléter.
Choisir ce que vous ajoutez
| Vous voulez | Utilisez |
|---|---|
| Un ménage, une inspection, une maintenance ou une livraison dans un logement enregistré | L'onglet « Nouvelle mission » |
| Un ménage à une adresse qui n'est pas dans vos logements | Le panneau « Ménage ponctuel » |
| Un travail à faire une seule fois, pendant une mission déjà prévue | L'onglet « Tâche ponctuelle » |
Ajouter une mission dans un logement
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Calendrier, cliquez sur + Ajouter, puis sur Ajouter une mission. La fenêtre « Nouvelle tâche » s'ouvre sur l'onglet « Nouvelle mission ».
- 2
À la question « Le logement de cette mission fait-il partie de votre base sur The Big One ? », cliquez sur Oui, il est déjà enregistré.
- 3
Choisissez le département : « Ménage », « Inspection », « Maintenance » ou « Livraison ».
- « Livraison » est proposé si le module Livraison est activé.
- 4
Dans « Propriété * », choisissez le logement.
- 5
Au besoin, choisissez une « Liste de tâches (optionnel) ». Le nom de la liste devient le nom de la mission, et le temps prévu s'affiche.
- 6
Vérifiez le « Nom de la tâche * », la « Date » et l'« Heure (optionnel) ».
- 7
Dans « Agents », choisissez une ou plusieurs personnes. Ce champ est facultatif.
- 8
Cliquez sur Créer la tâche. Le message « Tâche créée. » s'affiche et la carte apparaît dans le calendrier.
Répéter une mission
À faire pour un passage régulier : un ménage chaque semaine, une inspection chaque mois.
Pas à pas
- 1
Dans la fenêtre « Nouvelle tâche », remplissez la mission comme ci-dessus.
- 2
Dans « Répéter », choisissez « Chaque jour », « Chaque semaine », « Chaque mois » ou « Personnalisé… ».
- 3
Remplissez la « Date de fin * », ou cochez « Sans date de fin ».
- 4
Lisez la phrase sous le champ : elle donne le nombre de missions qui seront créées.
- 5
Cliquez sur Créer la tâche. Un message donne le nombre de tâches créées.
Créer un ménage ponctuel à une autre adresse
Pour un client de passage : une adresse, un client, un prix, sans créer de fiche de logement. Réservé aux administrateurs, aux gestionnaires et aux gestionnaires ménage.
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Calendrier, cliquez sur + Ajouter, puis sur Ajouter une mission.
- 2
Cliquez sur le choix « Non : ménage ponctuel à une autre adresse ». Le panneau « Ménage ponctuel » s'ouvre.
- 3
Dans « Fréquence », choisissez « Une fois » ou « Récurrent ».
- 4
Dans « Client », choisissez un client existant, ou créez un nouveau client : particulier ou entreprise.
- 5
Remplissez l'« Adresse * », puis la « Durée » et la date du passage.
- 6
Dans « Prix & facturation », choisissez « Forfait » ou « À l'heure », puis saisissez le montant.
- 7
Cliquez sur Créer le ménage ponctuel. Le message « Ménage ponctuel créé et ajouté au planning. » s'affiche.
Dans le calendrier, la carte porte la mention « Ponctuel · ». Un clic sur la carte ouvre la page du ménage ponctuel.
Ajouter une tâche ponctuelle à la prochaine mission
Pour un petit travail à faire une seule fois : l'agent le voit en tête de sa liste, pendant la mission.
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Calendrier, cliquez sur + Ajouter, puis sur Ajouter une mission.
- 2
Cliquez sur l'onglet Tâche ponctuelle.
- 3
Dans « Logement », choisissez le logement. Le logiciel cherche la prochaine mission de ce logement.
- 4
Dans « Tâche à faire », écrivez le travail. Ajoutez au besoin une « Note pour l'agent ».
- 5
Cliquez sur Ajouter à la prochaine mission. Le message « Tâche ajoutée à la prochaine mission. » s'affiche.
Aucune mission n'est prévue dans ce logement ? Le logiciel demande « Que voulez-vous faire ? » : créer la mission tout de suite, ou « Attendre la prochaine mission ». Dans le second cas, le bouton devient « Mettre en attente » et la tâche s'ajoutera toute seule à la prochaine mission créée.
Questions fréquentes
Pourquoi la question sur « votre base » n'apparaît-elle pas ?
Elle s'affiche pour les administrateurs, les gestionnaires et les gestionnaires ménage, et seulement depuis « + Ajouter » › « Ajouter une mission ». Depuis le « + » d'une case, le logement est déjà choisi.
Dans quel état la mission est-elle créée ?
« Assignée » si vous avez choisi un agent, « Créée » sinon. Dans le calendrier, une mission créée sans agent est orange, avec la mention « À assigner ».
Peut-on changer le nom de la mission après coup ?
Oui. Ouvrez la fiche de la mission et cliquez sur le crayon à côté de son nom.
Combien de missions crée une répétition « Sans date de fin » ?
Celles des 90 prochains jours. La série se prolonge ensuite toute seule.
Comment modifier ou supprimer toute une répétition ?
Ouvrez la fiche d'une des missions : le bloc « Flux de répétition » liste les missions créées ensemble. Cochez celles à traiter, puis modifiez-les ou supprimez-les d'un coup.