Relier votre logiciel comptable et faire un avoir
Reliez votre logiciel comptable pour y créer vos factures avec leur numéro légal, puis corrigez une facture déjà validée avec un avoir ou une facture complémentaire.
Une facture validée ne se modifie plus. Pour la baisser ou l'annuler, on crée un avoir ; pour ajouter des lignes oubliées, une facture complémentaire. Servez-vous de cet article dès qu'un client signale une erreur sur une facture déjà mise en facturation. Comptez 2 minutes pour un avoir.
Les étapes d'avant, de la vérification à l'envoi, sont décrites dans Vérifier, facturer et envoyer les factures du mois.
Relier votre logiciel comptable
À faire une fois. Avec un logiciel comptable relié, chaque facture y est créée avec son numéro légal : c'est une facture électronique.
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Flux et intégrations.
- 2
Cliquez sur l'onglet « Intégrations », puis sur le filtre « Logiciel comptable ».
- 3
Sur la carte de votre logiciel, par exemple Pennylane, cliquez sur « Ajouter un compte ».
- 4
Dans « Clé d'API », collez la clé créée dans votre logiciel comptable, puis cliquez sur Enregistrer. La carte affiche « Connecté ».
- 5
Ouvrez le menu Finance › Clients. La colonne « Logiciel comptable » indique « Non relié » pour vos clients.
- 6
Cliquez sur Exporter vers le logiciel comptable. Vos clients y sont créés : la colonne passe à « Relié à Pennylane ».
Ensuite, sur l'écran des factures, le bouton « Mettre en facturation » crée chaque facture dans le logiciel comptable.
Choisir la bonne correction
La fenêtre « Corriger » commence par la question « Que voulez-vous corriger ? ».
| Choix | Quand le prendre |
|---|---|
| Retirer ou baisser des lignes → un avoir | Un ménage facturé en trop, un montant trop élevé |
| Ajouter des lignes oubliées → une facture complémentaire | Un ménage ou un supplément oublié |
| Tout annuler → un avoir total | Toute la facture est à annuler |
Créer un avoir
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Finance › Rapports et factures, sur le mois de la facture.
- 2
Sur la ligne du client, ouvrez « ⋯ », puis cliquez sur Corriger. La fenêtre « Corriger la facture de … (n° …) » s'ouvre, à l'« Étape 1 sur 3 ».
- 3
Choisissez « Retirer ou baisser des lignes → un avoir », puis cliquez sur Suivant.
- 4
Sous « Choisissez les lignes et le nouveau montant », cochez chaque ligne à corriger et saisissez son « Nouveau montant HT (0 = retirer) ».
- Avec « Tout annuler → un avoir total », il n'y a rien à cocher : toutes les lignes sont retirées.
- 5
Cliquez sur Suivant. L'étape 3 montre l'avoir : la facture d'origine et le montant HT.
- 6
Cliquez sur Créer l'avoir. La fenêtre « Créer l'avoir ? » s'ouvre.
- 7
Confirmez avec « Créer l'avoir ». Le message « Avoir créé » s'affiche.
- 8
Cliquez sur Envoyer au client pour envoyer l'avoir par e-mail, à l'adresse de facturation du client. Sinon, cliquez sur « Fermer ».
Ajouter des lignes oubliées
Pas à pas
- 1
Sur la ligne du client, ouvrez « ⋯ », puis cliquez sur « Corriger ».
- 2
Choisissez « Ajouter des lignes oubliées → une facture complémentaire », puis cliquez sur « Suivant ».
- 3
Sous « Ménages du mois absents de la facture : », cochez les ménages à ajouter.
- 4
Pour une autre ligne, cliquez sur « Ajouter une ligne », puis remplissez « Logement », la date, « Description » et « Montant HT ».
- 5
Cliquez sur « Suivant », puis sur Créer la facture complémentaire. Après confirmation, le message « Facture complémentaire créée » s'affiche.
- 6
Cliquez sur « Envoyer au client » pour l'envoyer par e-mail.
Retrouver un avoir et son effet sur le paiement
Pas à pas
- 1
Dans Finance › Rapports et factures, repérez la pastille « Avoir » sur la ligne de la facture. Le montant affiché est le net à payer : les avoirs validés sont déjà déduits.
- 2
Ouvrez « ⋯ », puis cliquez sur « Voir l'avoir ». Le PDF de l'avoir s'ouvre dans une fenêtre du logiciel, avec le bouton « Télécharger l'avoir ».
- 3
Cliquez sur le client, puis ouvrez l'onglet « Facture » de son aperçu. Vous y lisez « Facturé », « Avoirs » et « Net à payer », puis chaque avoir avec son état.
| État de l'avoir | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| validé | L'avoir est déduit du net à payer et du prochain prélèvement |
| brouillon | Pas encore déduit : il bloque le prélèvement tant qu'il n'est pas validé ou supprimé |
| annulé | L'avoir ne compte plus |
| à faire ailleurs | La correction est notée ici ; l'avoir est à faire dans votre logiciel de facturation |
Rattacher un avoir créé dans le logiciel comptable
Un avoir créé directement dans Pennylane est relu tout seul : plusieurs fois par jour, à l'ouverture de la facture et juste avant chaque prélèvement. Il est rattaché à sa facture s'il a été créé depuis cette facture, ou si son libellé cite le numéro de la facture. Sinon, il attend votre choix et bloque le prélèvement du client.
Pas à pas
- 1
Ouvrez la facture du client : bouton « Vérifier », ou « Ouvrir le rapport » dans son aperçu. Le point à voir « Avoir … créé dans Pennylane sans facture : il bloque le prélèvement » s'affiche.
- 2
Cliquez sur Rattacher à cette facture. L'avoir rejoint les avoirs de la facture.
- L'avoir ne concerne aucune facture ? Cliquez sur « Ne concerne pas cette facture », puis confirmez : il ne bloquera plus le prélèvement.
- 3
Autre solution : dans votre logiciel comptable, écrivez le numéro de la facture dans le libellé de l'avoir. Il sera rattaché à la relecture suivante.
Questions fréquentes
Peut-on supprimer un avoir créé par erreur ?
Non. Un avoir validé garde son numéro légal. Pour revenir en arrière, créez une facture complémentaire du même montant avec « ⋯ › Corriger ».
Vaut-il mieux créer l'avoir ici ou dans le logiciel comptable ?
Ici, avec « Corriger ». Les lignes du rapport, l'espace client et le net à payer sont à jour tout de suite, sans attendre la relecture.
Le client est-il prévenu de l'avoir ?
Seulement si vous cliquez sur « Envoyer au client » : l'avoir part alors par e-mail. Sinon, il le voit dans son espace client, sous sa facture.
Que se passe-t-il si le rapport n'a pas de facture dans le logiciel comptable ?
La correction est enregistrée dans The Big One, mais aucun avoir n'est créé : il est à faire à la main dans votre logiciel. La fenêtre vous donne le montant HT et TTC à reporter.