Réglez les disponibilités et les congés de l'équipe
Saisissez les horaires de chaque personne, répondez aux demandes de congé et déclarez une absence pour que ses missions soient proposées à un remplaçant.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
L'onglet Disponibilités dit qui peut travailler, quel jour et à quelle heure. Servez-vous-en pour saisir les horaires d'une personne, répondre à une demande de congé, ou déclarer une absence de dernière minute. Un congé accepté rend la personne indisponible dans le planning.
Saisir l'horaire d'une personne
Pas à pas
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Ouvrez le menu Équipe › Équipe, puis l'onglet Disponibilités. Le tableau « Semaine de l'équipe » s'affiche : une ligne par personne, une colonne par jour.
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Cliquez sur la case du jour à régler. Une petite fenêtre s'ouvre.
- 3
Choisissez l'heure dans « De » et dans « À ».
- 4
Au besoin, saisissez les « Heures max » de ce jour.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Disponibilité enregistrée » s'affiche et l'horaire apparaît dans la case.
| Ce que montre la case | Ce que cela veut dire |
|---|---|
| Horaire saisi | La personne travaille ce jour-là, aux heures indiquées |
| Case vide | La personne garde le réglage de la société |
| Congé accepté | La personne est en congé : elle est indisponible dans le planning |
Modifier plusieurs personnes d'un coup
Pas à pas
- 1
Dans le tableau, cochez les personnes concernées. Le nombre de personnes cochées s'affiche au-dessus.
- 2
Cliquez sur Modifier les disponibilités. La fenêtre s'ouvre.
- 3
Sous « Jours », cochez les jours à changer.
- 4
Choisissez l'heure dans « De » et dans « À », puis les « Heures max » au besoin.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Disponibilités enregistrées pour … personnes » s'affiche.
Répondre à une demande de congé
Quand un agent demande un congé depuis son compte, la demande arrive dans la partie « À décider ».
Pas à pas
- 1
Ouvrez l'onglet Disponibilités.
- 2
Dans « À décider », lisez les dates demandées.
- 3
Cliquez sur Approuver ou sur Refuser. Le message « Décision enregistrée » s'affiche et l'agent est prévenu.
Pour changer ou retirer un congé déjà accepté, cliquez sur le bouton « Congés de l'équipe », en haut de l'écran. Vous y modifiez les dates ou supprimez le congé : la personne concernée reçoit un message.
Déclarer une absence
À faire quand une personne ne vient pas : maladie, imprévu.
Pas à pas
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En haut de l'écran, cliquez sur Déclarer une absence. La fenêtre s'ouvre.
- 2
Dans « Personne absente », choisissez la personne.
- 3
Choisissez les dates dans « Du » et « Au ».
- 4
Au besoin, écrivez le « Motif (facultatif) ».
- 5
Cliquez sur Déclarer l'absence. Un message indique le nombre de missions confiées à un remplaçant et, s'il en reste, le nombre de missions à couvrir.
Questions fréquentes
Que se passe-t-il quand je ne saisis rien pour une personne ?
Elle garde le réglage de la société. Le tableau réunit ces personnes sous « Réglage de la société ».
La personne est-elle prévenue quand je modifie son congé ?
Oui. Quand vous changez les dates ou supprimez un congé depuis « Congés de l'équipe », elle reçoit un message.
Peut-on déclarer plusieurs personnes absentes en même temps ?
Oui. Cochez les personnes dans le tableau, puis cliquez sur « Déclarer une absence » dans la barre qui apparaît au-dessus.
Où voir les missions qui restent sans remplaçant ?
Dans « Alerte et suivi », pour l'administrateur, le gestionnaire et le gestionnaire Ménage. Le message affiché après la déclaration vous donne leur nombre.