Créez un flux de travail
Créez en un clic le flux qui ajoute un ménage au calendrier à chaque départ de voyageur, réglez-le, créez-en d'autres, puis lancez-les ou arrêtez-les.
Un flux de travail est une règle qui crée les tâches toute seule : par exemple, un ménage au calendrier à chaque départ de voyageur, avec la bonne liste de tâches. Servez-vous de cet article pour créer ce premier flux en un clic, le régler, en créer d'autres, puis les lancer ou les arrêter. Comptez environ 2 minutes pour le premier.
Avant, créez vos listes de tâches et importez vos logements. Après, assignez vos premiers agents.
Créer le ménage au départ en un clic
À faire une fois, quand vos réservations arrivent toutes seules : logiciel de réservation relié ou liens iCal.
Pas à pas
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Cliquez sur le bouton Bien démarrer, en bas de l'écran. Le panneau du guide s'ouvre.
- 2
Dans la carte « L'essentiel », cliquez sur l'étape « Création automatique des ménages ».
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Cliquez sur Faire maintenant. Le message « Flux de travail « Ménage au départ du voyageur » créé. » s'affiche, suivi du nombre de ménages ajoutés au calendrier.
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Ouvrez le menu Calendrier. Les ménages des 30 prochains jours y sont déjà.
| Réglage du flux créé | Valeur de départ |
|---|---|
| Déclencheur | « Nouvelle réservation » |
| Moment | Le jour même du départ du client, sans heure fixe |
| Logements | Tous les logements actifs |
| Tâche créée | « Ménage au départ du voyageur », de type Ménage |
| Liste de tâches | « Ménage classique », sinon « Ménage complet », sinon votre première liste de ménage active |
Régler un flux de travail
Pas à pas
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Ouvrez le menu Paramètres › Flux et intégrations. L'onglet « Flux de travail » liste vos flux, chacun écrit comme une phrase.
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Sur la ligne du flux, cliquez sur la roue crantée « Modifier ». La fenêtre s'ouvre : la phrase du flux d'un côté, « Ce que ça crée (aperçu) » de l'autre.
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Dans la phrase, cliquez sur une case pour la changer : « le jour même », « le départ du client », « sans heure fixe ».
- 4
Sous « Pour quels logements ? », gardez « Tous les logements actifs » ou ajoutez un filtre : « + Immeubles », « + Étiquettes », « + Uniquement… », « + Sauf… ».
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Sous « Quelle tâche ? », réglez la tâche créée : les champs sont décrits dans le tableau ci-dessous.
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Cliquez sur Enregistrer le flux. Le message « Flux de travail enregistré. » s'affiche.
| Champ de « Quelle tâche ? » | Ce qu'il fait |
|---|---|
| « Nom de la tâche créée » | Reprend le nom du flux. Il se lit, il ne se change pas ici : pour le changer, renommez le flux en haut de la fenêtre |
| « Département » | Ménage, Inspection, Maintenance ou Livraison |
| « Modèle de liste de tâches » | La liste attachée à chaque tâche créée par ce flux |
| « Temps prévu » | Repris de la liste de tâches et du temps de ménage de chaque logement. Il se lit, il ne se change pas ici |
| « Assignée à » | « Proposition du jour » : la tâche est créée sans agent. « Un agent précis… » : elle va toujours à la même personne |
| « Priorité » | Basse, Moyenne ou Haute |
Créer un autre flux de travail
Pas à pas
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Dans l'onglet « Flux de travail », cliquez sur Créer un flux de travail. La fenêtre « Nouveau flux » s'ouvre.
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Saisissez le nom du flux, en haut de la fenêtre.
- 3
Choisissez un des quatre déclencheurs : ils sont décrits dans le tableau ci-dessous.
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Réglez la phrase, les logements et la tâche, comme pour le premier flux.
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Cliquez sur Enregistrer le flux. Le flux apparaît dans la liste.
| Déclencheur | Ce qu'il fait |
|---|---|
| « Nouvelle réservation » | Planifie une tâche avant, le jour ou après l'arrivée ou le départ |
| « Occupation » | Programme des tâches pendant les périodes d'occupation |
| « Poste vacant » | Planifie des tâches pendant les périodes sans réservation |
| « Répétant » | Exécute le flux de travail à intervalles réguliers |
Programmer une tâche pendant un séjour
Le déclencheur « Occupation » crée des tâches pendant que le voyageur est là : par exemple une recouche tous les 2 jours.
Pas à pas
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Dans la fenêtre du flux, choisissez le déclencheur « Occupation ».
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Dans la phrase, cliquez sur la fréquence, par exemple « chaque jour ». Une bulle s'ouvre.
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Sous « Jours comptés », choisissez les jours du séjour qui comptent : ils sont décrits dans le tableau ci-dessous.
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Choisissez la fréquence, puis le jour de départ dans « À partir du jour du séjour ».
- 5
Cliquez sur Enregistrer le flux.
| « Jours comptés » | Jours retenus | Le jour 1 est |
|---|---|---|
| « N'importe quel jour (de l'arrivée à la dernière nuit) » | Du jour d'arrivée à la dernière nuit | Le jour d'arrivée |
| « Jours complets (ni arrivée ni départ) » | Les jours où le voyageur est là toute la journée | Le lendemain de l'arrivée |
| « Demi-journées (jour d'arrivée et jour du départ) » | Le jour d'arrivée et le jour du départ, chaque jour ou une seule fois | Le jour d'arrivée ; le jour 2 est le jour du départ |
Lancer, désactiver ou supprimer un flux
Les flux actifs s'exécutent tout seuls toutes les 5 minutes, du jour même jusqu'à 60 jours plus tard.
Pas à pas
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Pour les lancer tout de suite, cliquez sur Exécuter tous les flux. Un message donne le nombre de tâches planifiées sur les 30 prochains jours.
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Pour arrêter un flux, cliquez sur son interrupteur, colonne « État ». S'il a déjà créé des missions à venir, une fenêtre vous demande quoi en faire.
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Cliquez sur Conserver les missions ou sur Supprimer les missions à venir.
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Pour supprimer un flux, cliquez sur la corbeille « Supprimer » de sa ligne, puis confirmez.
Questions fréquentes
Pourquoi l'étape « Création automatique des ménages » n'apparaît-elle pas ?
Elle s'affiche seulement si vos réservations arrivent toutes seules : logiciel de réservation relié, liens iCal, ou ce choix fait à l'ouverture du compte. Sinon, créez le flux depuis Paramètres › Flux et intégrations.
Les tâches créées sont-elles assignées à un agent ?
Non, pas au départ. Avec « Proposition du jour », la tâche est créée sans agent, puis répartie par la proposition d'assignation. Choisissez « Un agent précis… » pour la donner toujours à la même personne.
Mes ménages n'ont pas de liste de tâches, que faire ?
Ouvrez le flux avec « Modifier », choisissez la liste dans « Modèle de liste de tâches », puis enregistrez. Seules les listes du département choisi sont proposées.
Que se passe-t-il si les dates d'une réservation changent ?
Le flux déplace la tâche à son prochain passage. Les tâches déjà commencées ne bougent pas.
Un flux qui bloque des dates coche-t-il l'étape du guide ?
Non. L'étape se coche avec un flux actif qui crée des tâches.