Réglez les notifications et les alertes de la société
Décidez, alerte par alerte, quand elle se déclenche, à quel niveau, qui est prévenu et par quel canal ; ajoutez une relance, une exception pour un client, et le résumé du matin.
La vidéo de ce guide arrive bientôt.
L'onglet « Notifications et alertes » dit, pour toute la société, qui est prévenu de quoi. Chaque règle est une phrase, du type « Quand un agent n'a pas pointé 20 min après l'heure prévue, prévenir : Gestionnaire — par : Cloche, Push ». Servez-vous de cet article pour changer un seuil, choisir les personnes prévenues, mettre une alerte en pause ou recevoir un résumé chaque matin. Comptez 10 minutes pour un premier tour.
Ces règles fixent ce que la société envoie. Chaque personne peut ensuite couper un canal pour elle : voyez Réglez vos notifications.
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Le cadre « Comment ça marche » le rappelle : les 16 alertes de « Alerte et Suivi » sont des règles d'origine. Vous changez leur seuil et leur niveau, vous les mettez en pause, mais vous ne pouvez pas les supprimer. Tant que vous ne changez rien, tout reste comme avant.
| Élément | Ce qu'il fait |
|---|---|
| Champ « Rechercher une alerte (pointage, linge, réservation…) » | Trouve une règle par un mot |
| Filtres « Toutes », « Bureau », « Agents », « En pause » | Ne gardent qu'une partie des règles ; le nombre est écrit sur chaque filtre |
| Groupes | « Missions », « Réservations », « Linge et livraisons », « Équipe et conformité », « Finance », « Ce que reçoivent les agents » |
| Interrupteur au début d'une ligne | Active la règle ou la met en pause |
| Phrase « Quand … » | Dit l'événement, le seuil, les personnes prévenues et les canaux |
| Mention « D'origine » | La règle fait partie du logiciel : elle se règle, elle ne se supprime pas |
| Bouton « Régler » | Ouvre le panneau de la règle |
Régler une alerte
Pas à pas
- 1
Ouvrez le menu Paramètres › Ma société › Organisation, onglet « Notifications et alertes ».
- 2
Sur la ligne de l'alerte, cliquez sur Régler. Le panneau de l'alerte s'ouvre, avec son nom et la mention « D'origine ».
- 3
Sous « Quand », changez le « Seuil ». L'événement ne se change pas, le seuil oui ; certaines alertes n'ont pas de seuil.
- 4
Sous « Niveau dans « Alerte et Suivi » », choisissez « Urgent » ou « À traiter ».
- Pour certaines alertes, le niveau ne se choisit pas : le panneau l'indique.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. Le message « Réglage enregistré. » s'affiche et la phrase de la ligne change.
Choisir qui est prévenu, et comment
Selon l'alerte, le panneau propose « Qui est prévenu » (un message dès que l'alerte se déclenche) ou « Résumé du matin » (un e-mail par jour).
Pas à pas
- 1
Dans le panneau de l'alerte, sous « Qui est prévenu », activez « Prévenir quelqu'un quand cette alerte se déclenche ».
- 2
Cochez les rôles à prévenir.
- 3
Pour une personne précise, utilisez le champ « Ajouter une personne ».
- 4
Sous « Par quel canal », cochez « Cloche », « Push » ou « E-mail ».
- 5
Pour insister, activez « Relancer si l'alerte dure », puis réglez le délai « Sans réaction après ».
- 6
Cliquez sur Enregistrer.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| « Prévenir quelqu'un quand cette alerte se déclenche » | Envoie un message par alerte, une seule fois par mission et par jour. Coupé : l'alerte reste dans « Alerte et Suivi », aucun message n'est envoyé |
| « Cloche », « Push », « E-mail » | Les canaux ouverts par la société. Chacun peut en couper un pour lui dans « Mon compte », pas en ajouter |
| « Relancer si l'alerte dure » | Une seule relance, envoyée si le problème n'est toujours pas réglé |
| « Mettre cette alerte dans le résumé du matin » | Ajoute l'alerte à l'e-mail du matin des personnes choisies |
Faire une exception pour un client, un secteur ou un logement
Quand une alerte doit se comporter autrement pour une partie de vos logements.
Pas à pas
- 1
Dans le panneau de l'alerte, descendez jusqu'à « Exceptions ».
- 2
Cliquez sur « Ajouter une exception (client, secteur ou logement) ». Une ligne s'ajoute.
- 3
Choisissez le type : « Secteur », « Client » ou « Logement », puis l'élément concerné.
- 4
Réglez son seuil et son niveau, ou laissez « Seuil de la société » et « Niveau de la société ».
- Activez « En pause » pour couper l'alerte à cet endroit seulement.
- 5
Cliquez sur Enregistrer. La ligne de l'alerte indique le nombre d'exceptions.
Mettre une règle en pause, ou revenir au réglage d'origine
Pas à pas
- 1
Pour mettre en pause, coupez l'interrupteur au début de la ligne. Le message « Réglage enregistré. » s'affiche.
- Une alerte en pause n'apparaît plus dans « Alerte et Suivi ». Une notification en pause n'est plus reçue par personne.
- 2
Pour tout remettre comme au départ, cliquez sur Régler, puis sur « Remettre le réglage d'origine ». La fenêtre « Remettre le réglage d'origine ? » s'ouvre.
- 3
Cliquez sur Remettre. Le seuil, le niveau, la pause, les exceptions et les personnes prévenues, ou le résumé du matin, reviennent aux valeurs d'origine.
Régler le résumé du matin
En bas de la page, le cadre « Résumé du matin » envoie par e-mail, à chaque personne concernée, la liste de ses alertes.
Pas à pas
- 1
Dans la phrase « Chaque matin à … », choisissez l'heure d'envoi. C'est l'heure de Paris.
- 2
Pour chaque alerte à y mettre, cliquez sur Régler, activez « Mettre cette alerte dans le résumé du matin » quand le panneau le propose, puis choisissez les rôles et les personnes.
- 3
Cliquez sur Enregistrer. La ligne de l'alerte affiche « Résumé du matin : … » avec les personnes choisies.
Questions fréquentes
Peut-on supprimer une alerte, ou en créer une nouvelle ?
Non. Les règles sont d'origine : elles se règlent et se mettent en pause, elles ne se suppriment pas. La page ne propose pas d'en créer.
Qui peut modifier ces règles ?
L'administrateur, le gestionnaire et le gestionnaire Ménage. Le gestionnaire et le gestionnaire Ménage n'ont accès qu'à cet onglet de la page Organisation.
Une personne peut-elle refuser un message décidé par la société ?
En partie. Dans « Mon compte », chacun peut couper un canal pour lui, mais pas en ajouter un que la société a fermé. Pour les notifications qui touchent une personne directement, la personne concernée est toujours prévenue.
Quelle différence entre une alerte et une notification ?
Une alerte s'affiche dans « Alerte et Suivi », avec un niveau « Urgent » ou « À traiter », et peut en plus prévenir quelqu'un. Une notification est un message envoyé par la cloche, en push ou par e-mail ; le groupe « Ce que reçoivent les agents » réunit celles de l'équipe de terrain.
À quelle heure part le résumé du matin ?
À l'heure choisie dans le cadre « Résumé du matin », en heure de Paris. Un matin sans rien à signaler, aucun e-mail ne part.