Créez la fiche de structure des logements
Choisissez les rubriques et les cellules de la fiche de chaque logement (accès, ménage, linge, consommables), à partir d'un modèle, et vérifiez ce que voit l'agent.
La fiche de structure décide des informations demandées pour chaque logement : adresse, accès, codes, consignes, linge, consommables. Elle sert ensuite à l'import de vos logements, à ce que l'agent lit sur sa mission, à la préparation du linge et à la fiche partagée. Servez-vous de cet article pour la créer, puis pour l'adapter. Comptez environ 5 minutes.
Faites cette étape après les réglages de votre organisation et avant d'importer vos logements.
Ouvrir la fiche de structure
Pas à pas
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Ouvrez le menu Logements.
- 2
Cliquez sur Structure des Fiches de Propriété. La fenêtre « Fiches de propriété » s'ouvre en plein écran, avec trois parties : « Mes structures », les rubriques de la structure choisie, et l'aperçu « Ce que voit l'agent ».
- 3
Lisez le bandeau « Pourquoi la fiche de propriété est importante », puis cliquez sur « J'ai compris » pour le fermer. Le lien « Pourquoi c'est important ? » le rouvre.
Partir d'un modèle
À faire à la première ouverture, quand la fiche est encore presque vide.
Pas à pas
- 1
Dans le bandeau « Pourquoi la fiche de propriété est importante », cliquez sur Partir de la fiche générale. Le message « Fiche générale appliquée — retirez ce qui ne vous sert pas, puis enregistrez. » s'affiche.
- 2
Pour un autre point de départ, cliquez sur Modèles. Les trois modèles s'affichent.
- 3
Cliquez sur le modèle voulu. Le message « Modèle « … » appliqué — pensez à enregistrer. » s'affiche.
| Modèle | Ce qu'il contient |
|---|---|
| Fiche générale | Le point de départ conseillé : 5 rubriques prêtes (Le logement, Accès, Ménage, Linge et consommables, Wifi et équipements), à alléger |
| Feuille blanche | Les 4 rubriques obligatoires, avec les seules cellules indispensables |
| Fiche minimale | L'essentiel pour un agent : adresse, accès, wifi, durée de ménage |
Adapter les rubriques et les cellules
Pas à pas
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Cliquez sur une rubrique pour la déplier. Ses cellules s'affichent.
- 2
Supprimez les cellules qui ne vous servent pas, avec l'icône « Supprimer la cellule » au bout de leur ligne.
- 3
Cliquez sur Ajouter une cellule. Une « Nouvelle cellule » apparaît dans la rubrique.
- 4
Saisissez le « Nom de la cellule », par exemple « Code du portail ».
- 5
Choisissez le « Type de cellule » dans la liste.
- 6
Pour créer une rubrique, cliquez sur Ajouter une rubrique, sous la dernière rubrique. Une « Nouvelle rubrique » apparaît : donnez-lui un nom.
| Réglage | Ce qu'il fait |
|---|---|
| « Colonnes » (rubrique) | Le nombre de cellules affichées côte à côte dans la rubrique, de 1 à 5 |
| « Logements concernés » (rubrique) | « Tous les logements », « Uniquement ces logements » ou « Tous sauf ces logements » |
| « Type de cellule » | Texte court, Texte long, Nombre, Quantité / Fournis client, Liste de choix, Date, Heure ou Adresse (suggestions) |
| « Toute la ligne » (cellule) | La cellule occupe toute la ligne au lieu d'une colonne : utile pour un texte long |
Choisir qui voit chaque case
Par défaut, chaque case est visible par tout le monde. Vous pouvez la réserver à certains départements : Ménage, Linge, Livraison, Maintenance ou Inspection.
Pas à pas
- 1
Dépliez une rubrique. Chaque case porte une pastille, par exemple « Visible par Tout le monde ».
- 2
Cliquez sur la case. Son réglage s'ouvre, avec le bloc « Visible par ».
- 3
Choisissez Seulement certains départements, puis cochez les départements qui doivent voir la case.
- 4
Pour toute une rubrique, cliquez sur la pastille « Visible par » de son en-tête et faites le même choix. Ses cases suivent ce réglage, sauf celles que vous réglez à part ; « Reprendre le réglage de la rubrique » les y ramène. Une nouvelle case reprend le réglage de sa rubrique.
- 5
Cliquez sur Enregistrer.
| Qui | Ce qu'il voit |
|---|---|
| Agent de ménage, de maintenance ou d'inspection | Les cases « Tout le monde » et celles de ses départements, dans « Détails du logement » et dans les « Instructions d'accès » de la mission |
| Livreur | Dans « Instructions livreur » : l'adresse, puis les cases de la rubrique Accès visibles par la Livraison, puis les cases wifi |
| Client (espace client) | Les cases « Tout le monde » seulement ; il ne peut pas modifier les autres |
| Administrateurs et gestionnaires | Toute la fiche, avec le repère « Visible par : … » sous l'intitulé des cases réservées |
Régler le linge et les consommables
La rubrique « Linge et consommables » sert à préparer le linge, à livrer et à facturer. Elle n'accepte que des lignes « Quantité / Fournis client ».
Pas à pas
- 1
Dépliez la rubrique « Linge et consommables ».
- 2
Cliquez sur Ajouter une ligne. Une nouvelle ligne apparaît.
- 3
Saisissez le nom de l'article, par exemple « Draps lit double ».
- 4
Dans « Nature », choisissez « Linge » ou « Consommable ».
Vérifier puis enregistrer
Pas à pas
- 1
Dans l'aperçu « Ce que voit l'agent », choisissez un « Département », puis cliquez sur l'onglet « Détails du logement ». La fiche s'affiche comme sur le téléphone de ce département, avec des valeurs d'exemple. Le cadre « Cachées pour ce département » liste les cases qu'il ne voit pas.
- 2
Cliquez sur l'onglet « Mission ». Vérifiez que les accès et les consignes sont clairs.
- 3
Cliquez sur Enregistrer, en haut de la fenêtre. Le message « Structures des fiches enregistrées. » s'affiche, la fenêtre se ferme et l'étape du guide est cochée.
- « Annuler » ferme la fenêtre sans rien garder.
Gérer plusieurs structures
Utile quand vos logements ne demandent pas les mêmes informations.
Pas à pas
- 1
Dans « Mes structures », cliquez sur Nouvelle structure.
- 2
Choisissez le point de départ : « Partir de la fiche générale », « Feuille blanche » ou « Copie de « … » », qui reprend la structure affichée.
- 3
Saisissez le « Nom de la structure ».
- 4
Pour l'appliquer aux nouveaux logements, cliquez sur « Mettre par défaut ». La structure porte la mention « par défaut ».
- 5
Cliquez sur Enregistrer.
Questions fréquentes
Que deviennent les valeurs déjà saisies quand je change la structure ?
Elles restent liées à leur cellule. Renommer ou déplacer une cellule ne vide pas les fiches ; supprimer une cellule retire ses valeurs.
Pourquoi « Disposition » ou « Surface (m²) » est-elle obligatoire ?
Parce que vos tarifs sont basés sur la disposition, sur les m², ou sur les deux. La phrase affichée au-dessus des rubriques dit quelle cellule est obligatoire chez vous.
L'agent peut-il modifier la fiche d'un logement ?
Non. Les cellules sont en lecture seule pour l'agent : il lit les accès, les consignes et le linge prévu sur sa mission.
Peut-on supprimer une structure ?
Oui, avec l'icône « Supprimer cette structure », tant qu'il en reste au moins une. La dernière structure ne peut pas être supprimée.
Pourquoi l'étape du guide reste-t-elle décochée ?
Elle se coche seulement après le clic sur « Enregistrer ». Ouvrir la fenêtre ou appliquer un modèle ne suffit pas.