Decken Sie eine Abwesenheit ab und prüfen Sie die Buchungssynchronisierung
Übergeben Sie in Warnungen & Status die Einsätze einer abwesenden Reinigungskraft an eine Vertretung, starten Sie die verspätete oder fehlerhafte Buchungssynchronisierung neu und blenden Sie schon bekannte Probleme aus.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Oben im Bildschirm Warnungen & Status verlangen zwei Blöcke schnelles Handeln. „Abzudeckende Abwesenheiten“ listet die Einsätze auf, die mit einer abwesenden Reinigungskraft geplant sind, und schlägt eine Vertretung vor. „Buchungssynchronisierung prüfen“ listet die Unterkünfte auf, deren Buchungen seit zu langer Zeit nicht neu gelesen wurden. Sehen Sie jeden Morgen hinein: Rechnen Sie mit 2 Minuten.
Zum Rest des Bildschirms lesen Sie den Tag in Warnungen & Status verfolgen. Wie Sie die Abwesenheit einer Reinigungskraft melden oder auf einen Urlaubsantrag antworten, lesen Sie unter Verfügbarkeit und Urlaub.
Festlegen, was passiert, wenn eine Reinigungskraft abwesend ist
Einmal einzustellen, durch einen Administrator.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Mein Unternehmen › Organisation.
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Öffnen Sie die Gruppe „Einsätze“ und dann den Block „Abwesenheitsmodus“. Die Karte „Wenn eine Reinigungskraft abwesend ist“ erscheint.
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Klicken Sie auf eine der beiden Möglichkeiten (siehe Tabelle). Die Meldung „Einstellung gespeichert: …“ erscheint.
| Möglichkeit | Was passiert |
|---|---|
| „Mir eine Vertretung vorschlagen“ | Sie erhalten eine Warnung und wählen die Vertretung mit einem Klick in Warnungen & Status |
| „Vertretung automatisch zuweisen“ | Die erste verfügbare Vertretung des Gebiets übernimmt den Einsatz. Sie und die Vertretung werden benachrichtigt |
Eine Abwesenheit abdecken
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Warnungen & Status.
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Suchen Sie den Block „Abzudeckende Abwesenheiten“. Ist er eingeklappt, klicken Sie auf seinen Titel, um ihn aufzuklappen.
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Lesen Sie jede Zeile: die Unterkunft und ihren Sektor, das Datum, die Uhrzeit und dann „Abwesend:“ mit dem Namen der Reinigungskraft. „Mit:“ nennt die anderen Reinigungskräfte, die schon im Einsatz eingeplant sind.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche der vorgeschlagenen Vertretung, zum Beispiel Julie zuweisen. Die Meldung „Einsatz Julie zugewiesen“ erscheint und der Einsatz verlässt den Block.
- Daneben werden bis zu zwei weitere verfügbare Reinigungskräfte vorgeschlagen: Klicken Sie auf einen Namen, um ihr den Einsatz zu geben.
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Haben mehrere Einsätze eine vorgeschlagene Vertretung, können Sie neben dem Titel des Blocks auf Alle den vorgeschlagenen Vertretungen zuweisen klicken. Eine Meldung nennt die Anzahl der zugewiesenen Einsätze.
Die Buchungssynchronisierung prüfen
Ohne aktuelle Synchronisierung wird eine geänderte Buchung im Dienstplan möglicherweise nicht berücksichtigt.
Schritt für Schritt
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Suchen Sie in Warnungen & Status den Block „Buchungssynchronisierung prüfen“. Er ist anfangs eingeklappt: Klicken Sie auf seinen Titel, um ihn aufzuklappen.
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Lesen Sie jede Gruppe: das Problem und die Anzahl der Unterkünfte, dann jede Unterkunft mit ihrer Quelle und der Uhrzeit ihrer letzten Synchronisierung.
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Klicken Sie neben dem Titel des Blocks auf Alle synchronisieren. Die Schaltfläche zeigt „Synchronisierung läuft…“.
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Lesen Sie die Meldung: „Synchronisierung erledigt: … Buchung(en) gelesen.“ Die Unterkünfte, die wieder aktuell sind, verlassen den Block.
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Für eine einzelne Unterkunft klicken Sie am Ende ihrer Zeile auf Erneut synchronisieren, wenn die Schaltfläche angeboten wird.
| Angezeigtes Problem | Was zu tun ist |
|---|---|
| „Seit über 2 Std. keine Synchronisierung“ | Klicken Sie auf „Alle synchronisieren“ oder auf „Erneut synchronisieren“ |
| Eine Fehlermeldung der Quelle | Starten Sie die Synchronisierung neu. Kommt der Fehler wieder, prüfen Sie die Verbindung unter Einstellungen › Workflows & Integrationen › Integrationen |
Ein schon bekanntes Problem ausblenden
Administratoren vorbehalten. Sinnvoll für eine Unterkunft mit Bauarbeiten oder einen Kalender, von dem Sie wissen, dass er stillgelegt ist. Das Ausblenden gilt für das ganze Team.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Zeile einer Gruppe auf Dieses Problem nicht mehr anzeigen, um alle ihre Unterkünfte auszublenden.
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Für eine einzelne Unterkunft klicken Sie auf das Symbol des durchgestrichenen Auges am Ende ihrer Zeile.
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Um zu sehen, was ausgeblendet ist, klicken Sie auf den Link „Ausgeblendete Probleme anzeigen (…)“.
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Klicken Sie in einer Zeile auf Wieder anzeigen oder auf Alle wieder anzeigen.
Häufige Fragen
Warum erscheint der Block „Abzudeckende Abwesenheiten“ nicht?
Es ist kein Einsatz mit einer abwesenden Reinigungskraft geplant. Mit der Möglichkeit „Vertretung automatisch zuweisen“ sind die Einsätze meist schon an eine Vertretung des Gebiets gegangen.
Woher kommen die vorgeschlagenen Vertretungen?
Von den Vertretungen des Gebiets, die in jedem Sektor eingestellt sind: Sie werden zuerst vorgeschlagen, mit dem Etikett „Vertretung“. Danach kommen die anderen Reinigungskräfte, die an diesem Tag verfügbar sind.
Nach welcher Zeit ist eine Synchronisierung „zu prüfen“?
Nach mehr als 2 Stunden ohne Synchronisierung, oder sobald eine Synchronisierung mit einem Fehler endet.
Lässt sich die Synchronisierung einer einzelnen Unterkunft neu starten?
Ja. Klicken Sie im Block am Ende der Zeile der Unterkunft auf „Erneut synchronisieren“. Im Kalender zeigt der farbige Punkt neben dem Namen der Unterkunft den Stand ihrer Synchronisierung.