Sperren Sie Daten und erkennen Sie Doppelbuchungen
Machen Sie eine Unterkunft im Kalender nicht verfügbar, ändern oder heben Sie eine Sperre auf, wiederholen Sie einen fehlgeschlagenen Versand und lesen Sie die Warnungen zu Doppelbuchungen bei kombinierten Inseraten.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Mit dem Sperren von Daten ist eine Unterkunft für einen Zeitraum nicht zur Vermietung verfügbar: Bauarbeiten, Aufenthalt des Eigentümers, Aufbereitung. Die Sperre wird an Ihre Verwaltungssoftware gesendet, die die Daten schließt. Derselbe Kalender meldet Ihnen auch Doppelbuchungen zwischen einem kombinierten Inserat und seinen Unterkünften. Rechnen Sie mit 1 Minute pro Sperre.
Wie Sie die Balken und Karten des Kalenders lesen, erfahren Sie unter den Kalender lesen. Wie Sie Unterkünfte zu einem kombinierten Inserat verknüpfen, erfahren Sie unter Unterkünfte zu einem kombinierten Inserat verknüpfen.
Daten sperren
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Kalender.
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Klicken Sie oben im Kalender auf Hinzufügen und dann auf „Daten sperren“. Das Fenster „Daten sperren“ öffnet sich.
- Auf dem Telefon steht die Schaltfläche „Daten sperren“ neben dem Filter der Sektoren.
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Wählen Sie unter „Unterkunft“ die Unterkunft.
- 4
Wählen Sie unter „Vom (Anreise)“ den ersten gesperrten Tag.
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Wählen Sie unter „Bis (Abreise)“ den Tag, an dem die Unterkunft wieder frei wird. Eine Zeile nennt die Anzahl der gesperrten Nächte.
- 6
Notieren Sie unter „Grund (optional)“ den Anlass, zum Beispiel „Bauarbeiten“.
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Klicken Sie auf Sperren. Die Meldung „Daten gesperrt und an die Verwaltungssoftware gesendet.“ erscheint und in der Zeile der Unterkunft erscheint ein grau schraffierter Balken.
Den Status einer Sperre lesen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie im Kalender auf den schraffierten Balken. Das Fenster „Gesperrte Daten“ öffnet sich.
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Lesen Sie den Zeitraum, den Grund und das Statusetikett. Ist etwas fehlgeschlagen, steht die Fehlermeldung rot darunter.
| Etikett | Was das bedeutet |
|---|---|
| „Wird gesendet“ | Die Sperre geht an die Verwaltungssoftware |
| „An die Software gesendet“ | Die Daten sind in Ihrer Verwaltungssoftware geschlossen |
| „Senden fehlgeschlagen“ | Die Verwaltungssoftware hat die Sperre nicht erhalten: Die Daten sind noch zur Vermietung offen |
| „Sperre aufgehoben“ | Die Daten sind wieder offen |
| „Aufheben fehlgeschlagen“ | Die Verwaltungssoftware hat die Daten nicht wieder geöffnet |
Eine Sperre ändern oder aufheben
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den schraffierten Balken der Sperre. Das Fenster „Gesperrte Daten“ öffnet sich.
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Um die Daten oder den Grund zu ändern, klicken Sie auf Bearbeiten, korrigieren Sie im Fenster „Sperre bearbeiten“ und klicken Sie dann auf Speichern. Die Meldung „Sperre geändert und an die Verwaltungssoftware gesendet.“ erscheint.
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Um die Daten wieder zu öffnen, klicken Sie auf Sperre aufheben. Die Meldung „Sperre in der Verwaltungssoftware aufgehoben.“ erscheint.
Einen fehlgeschlagenen Versand wiederholen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Warnungen & Status. Eine nicht übermittelte Sperre erscheint dort mit dem Titel „Sperre nicht übermittelt —“, gefolgt vom Namen der Unterkunft.
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Klicken Sie in dieser Zeile auf Erneut versuchen. Die Meldung „Erneutes Senden gestartet.“ erscheint.
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Sie können auch im Kalender auf den Balken und dann auf Erneut senden klicken. Die Meldung „Erfolgreich gesendet.“ erscheint.
Eine Doppelbuchung erkennen
Dieser Hinweis betrifft kombinierte Inserate: eine Gruppe von Unterkünften, die auch als eine einzige vermietet wird.
Schritt für Schritt
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Suchen Sie im Kalender den grau hinterlegten Teil der Zeile, markiert mit „Belegt —“, gefolgt vom Namen der vermieteten Unterkunft: Er markiert die Tage, an denen eine verknüpfte Unterkunft schon vermietet ist.
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Klicken Sie oben im Kalender auf die Warnung, die die Doppelbuchungen zählt, zum Beispiel „1 Doppelbuchung“.
- 3
Lesen Sie jede Zeile: die beiden gleichzeitig vermieteten Inserate und die Daten.
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Korrigieren Sie die Buchung in Ihrer Verwaltungssoftware.
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Klicken Sie auf „Dieses Mal ausblenden“ oder auf „Nicht mehr anzeigen“, um die Zeile aus der Liste zu nehmen.
Häufige Fragen
Löscht das Sperren von Daten die schon geplanten Einsätze?
Nein. Die Sperre schließt die Daten für die Vermietung. Die Einsätze, die schon im Dienstplan stehen, bleiben: Löschen Sie sie von Hand, wenn sie nicht mehr gebraucht werden.
Lässt sich eine Unterkunft sperren, die mit keiner Verwaltungssoftware verknüpft ist?
Nein. Die Sperre ist ein Versand an die Verwaltungssoftware. Ohne kompatible Verknüpfung bleibt die Schaltfläche „Sperren“ ausgegraut.
Gelten „Dieses Mal ausblenden“ und „Nicht mehr anzeigen“ für das ganze Team?
Nein. „Dieses Mal ausblenden“ blendet die Zeile bis zum nächsten Laden der Seite aus. „Nicht mehr anzeigen“ wird nur auf Ihrem Gerät gespeichert: Ihre Kolleginnen und Kollegen sehen die Warnung weiterhin.
Wer wird informiert, wenn ein Versand fehlschlägt?
Die Administratoren erhalten eine Benachrichtigung, je nach den Benachrichtigungseinstellungen des Unternehmens. Der Fehler erscheint außerdem in Warnungen & Status, mit der Schaltfläche „Erneut versuchen“, und im Fenster „Gesperrte Daten“ des Kalenders.