Bearbeiten Sie die Anfragen Ihrer Reinigungskräfte
Beantworten Sie die Anfragen aus dem Bereich für Reinigungskräfte, zusätzliche Zeit, fehlende Wäsche oder Reinigung außerhalb des Dienstplans, mithilfe der Zeiterfassung und der Fotos.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Eine Reinigungskraft hat länger gebraucht als geplant, es fehlt Wäsche, eine Reinigung stand nicht im Dienstplan: Sie sendet Ihnen eine Anfrage von ihrem Telefon. Dieser Bildschirm sammelt alle Anfragen und zeigt Ihnen für jede die geplante Zeit, die erfasste Zeit und die Fotos. Rechnen Sie mit einer Minute pro Anfrage.
Was die Reinigungskraft auf ihrer Seite macht, lesen Sie in Anfrage stellen.
Eine Anfrage lesen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Team › Anfragen. Die Liste „Offen“ wird angezeigt.
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Filtern Sie bei Bedarf nach „Reinigungskraft“, „Art“ oder „Unterkunft“, oder ändern Sie die Sortierung: „Neueste zuerst“, „Älteste zuerst“ oder „Größte Abweichung zuerst“.
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Klicken Sie auf eine Anfrage. Ihre Details öffnen sich, mit den Zeilen „Geplant“, „Erfasst“ und „Beantragt“.
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Um die Fotos des Einsatzes zu sehen, klicken Sie auf „Fotobericht ›“. Um den Einsatz zu öffnen, klicken Sie auf „Einsatz ansehen ›“.
| Art der Anfrage | Was die Reinigungskraft meldet |
|---|---|
| Aufgewendete Zeit | Sie hat mehr oder weniger Zeit gebraucht als geplant |
| Wäsche oder Produkte | Es fehlen Wäsche oder Produkte, oder es ist zu viel da |
| Reinigung erledigt, nicht eingeplant | Sie hat eine Reinigung gemacht, die nicht im Dienstplan stand |
| Reinigung eingeplant, nicht erledigt | Eine Reinigung aus dem Dienstplan konnte nicht gemacht werden |
| Sonstiges | Alles andere, mit ihren Erklärungen |
Eine Anfrage annehmen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie die Anfrage.
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Wählen Sie unter „Akzeptierte Dauer“ die Zeit „beantragt“, die Zeit „erfasst“ oder „Andere Dauer“, um Ihre eigene einzugeben.
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Aktivieren Sie unter „Abrechnung an den Kunden“ das Feld „Differenz dem Kunden berechnen“, wenn der Kunde diese zusätzliche Zeit bezahlen soll. Dieser Teil wird nur angezeigt, wenn er Sie betrifft.
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Schreiben Sie bei Bedarf eine „Nachricht an die Reinigungskraft (optional)“.
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Lesen Sie den Satz, der mit „Bei Annahme:“ beginnt: Er nennt die Zeit, die der Reinigungskraft angerechnet wird, und die Abweichung von der Planung.
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Klicken Sie auf Annehmen. Die Meldung „Anfrage angenommen, die Reinigungskraft wurde benachrichtigt.“ erscheint und die Anfrage wechselt zu „Angenommen“.
Eine Anfrage ablehnen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie die Anfrage.
- 2
Klicken Sie auf Ablehnen. Der Teil „Ablehnungsgrund (erforderlich)“ wird angezeigt.
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Wählen Sie einen Grund: „Bereits gezählt“, „Zeiterfassung zu kurz“, „Außerhalb des Einsatzes“ oder „Sonstiges“.
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Schreiben Sie bei „Sonstiges“ die „Nachricht an die Reinigungskraft (erforderlich)“.
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Klicken Sie auf Ablehnung bestätigen. Die Meldung „Anfrage abgelehnt, die Reinigungskraft wurde benachrichtigt.“ erscheint.
Eine Antwort aufheben
Sinnvoll, wenn Sie zu schnell angenommen oder abgelehnt haben.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie den Tab „Angenommen“ oder „Abgelehnt“.
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Klicken Sie auf die Anfrage.
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Klicken Sie auf Antwort aufheben (wieder offen). Das Fenster „Diese Antwort aufheben?“ öffnet sich.
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Klicken Sie auf Antwort aufheben. Die Anfrage kehrt zu „Offen“ zurück. War Zeit im Einsatz eingetragen worden, wird sie entfernt.
Die Software allein antworten lassen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie oben im Bildschirm auf Regeln. Das Fenster „Regeln für Anfragen“ öffnet sich.
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Aktivieren Sie „Automatisch annehmen“, damit zusätzliche Zeit, die die Zeiterfassung bestätigt, ohne Sie angenommen wird.
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Aktivieren Sie „Fehlende Wäsche oder Produkte“, damit diese Anfragen nur vermerkt werden.
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Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Regeln gespeichert“ erscheint.
| Regel | Was die Software macht |
|---|---|
| Automatisch annehmen | Nimmt zusätzliche Zeit an, die die Zeiterfassung auf 10 Minuten genau bestätigt, bis zu 1 Stunde. Die Anfrage erscheint unter „Angenommen“ mit dem Vermerk „automatisch angenommen“ |
| Fehlende Wäsche oder Produkte | Vermerkt die Information. Die Reinigungskraft erhält „Information vermerkt“, ohne dass eine Entscheidung nötig ist |
Häufige Fragen
Wird die Reinigungskraft über meine Antwort benachrichtigt?
Ja. Sie wird benachrichtigt, sobald Sie ihre Anfrage annehmen oder ablehnen.
Kann man eine automatisch angenommene Anfrage rückgängig machen?
Ja. Öffnen Sie sie unter „Angenommen“ und heben Sie die Antwort auf: Die Anfrage kehrt zu „Offen“ zurück und die im Einsatz eingetragene Zeit wird entfernt.
Was tun bei einer erledigten Reinigung, die nicht im Dienstplan stand?
Öffnen Sie die Anfrage und klicken Sie auf „Reinigung zum Dienstplan hinzufügen und annehmen“. Die Reinigung wird vor der Annahme zum Dienstplan hinzugefügt.
Wie finde ich die Anfragen, die schon lange warten?
Sortieren Sie nach „Älteste zuerst“. Eine Anfrage ohne Antwort trägt den Vermerk „Seit … Std. unbeantwortet“.