Prüfen Sie die Dokumente Ihrer Dienstleister
Wählen Sie die Dokumente, die jeder Dienstleister hochladen muss, bestätigen oder lehnen Sie jedes erhaltene Dokument ab und erinnern Sie bei unvollständigen Akten.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Der Tab Konformität sammelt die Dokumente, die Ihre Dienstleister über „Meine Dokumente“ hochladen: Ausweis, Registrierungsnachweis, Bescheinigung. Jedes Dokument wird einzeln geprüft: Sie bestätigen es oder lehnen es ab. Nutzen Sie diesen Artikel, um die verlangten Dokumente zu wählen, die eingehenden zu bearbeiten und bei unvollständigen Akten zu erinnern.
Die verlangten Dokumente wählen
Einmal zu erledigen, dann bei jeder Änderung Ihrer Regeln.
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie das Menü Team › Team und dann den Tab Konformität.
- 2
Klicken Sie oben im Bildschirm auf Konformitätsdokumente. Das Fenster „Auswahl der Konformitätsdokumente“ öffnet sich.
- 3
Klicken Sie auf Dokument hinzufügen und füllen Sie dann das Feld „Name des Dokuments“ aus.
- 4
Klicken Sie in der Zeile des Dokuments auf „Einstellen“, um seine Einstellungen zu öffnen.
- 5
Wählen Sie „Pflicht“ oder „Optional“ und schreiben Sie dann den „Hinweis für den Dienstleister“.
- 6
Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Konformitätsdokumente gespeichert.“ erscheint.
| Einstellung eines Dokuments | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Pflicht | Sperrt die Abrechnung des Dienstleisters, solange das Dokument nicht gültig ist |
| Optional | Das Dokument wird verlangt, ohne etwas zu sperren |
| Gültigkeitsdauer | „Unbegrenzt gültig“, oder nach der von Ihnen angegebenen Zahl von Monaten zu erneuern, mit einer Erinnerung vor dem Ende |
| Datum des Dokuments | Lehnt am Tag des Hochladens ein zu altes Dokument ab |
Ein Dokument bestätigen oder ablehnen
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie den Tab Konformität. Die wartenden Dokumente stehen unter „Offen“.
- 2
Klicken Sie beim Dokument auf Ansehen. Das Dokument wird angezeigt.
- 3
Wird eine Warnung gemeldet und das Dokument ist für Sie in Ordnung, klicken Sie neben der Warnung auf „Annehmen“. Die Meldung „Warnung aufgehoben: Die Reinigungskraft sieht sie nicht mehr“ erscheint.
- 4
Das Dokument ist in Ordnung? Klicken Sie auf Schritt bestätigen. Die Meldung „Entscheidung gespeichert“ erscheint und das Dokument wechselt zu „Erledigt“.
- 5
Das Dokument passt nicht? Klicken Sie auf Ablehnen. Das Fenster „Dokument ablehnen“ öffnet sich.
- 6
Schreiben Sie den Grund für den Dienstleister und klicken Sie dann auf Ablehnen und benachrichtigen.
| Vermerk am Dokument | Was das bedeutet |
|---|---|
| Zu prüfen | Das Dokument wartet auf Ihre Entscheidung |
| Bestätigt | Sie haben das Dokument bestätigt |
| Nicht konform | Sie haben das Dokument abgelehnt |
| Läuft bald ab | Das Ende der Gültigkeit rückt näher |
| Dokument abgelaufen | Die Gültigkeit ist überschritten: Ein neues Dokument muss hochgeladen werden |
Bei einer unvollständigen Akte erinnern
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie den Tab Konformität.
- 2
Suchen Sie den Teil „Unvollständige Akten“: Er listet für jeden Dienstleister die fehlenden Schritte auf.
- 3
Klicken Sie in der Zeile des Dienstleisters auf Reinigungskraft erinnern. Die Meldung „Erinnerung an das Konto der Reinigungskraft gesendet“ erscheint.
Die Akte eines Dienstleisters öffnen
Schritt für Schritt
- 1
Gehen Sie nach unten bis zu „Akten der Dienstleister“. Die Tabelle nennt pro Dienstleister seine „Angeforderte Dokumente“ (zum Beispiel „4 von 5 aktuell“, dann das fehlende Dokument: „Aufenthaltstitel: fehlt“), die Zahl der Dokumente „Zu bestätigen“ durch Sie, seine Warnungen und seinen Status.
- 2
Klicken Sie auf eine Zeile. Das Fenster „Akte der Reinigungskraft“ öffnet sich.
- 3
Lesen Sie die „Konformitätsschritte“ und die „Hochgeladene Dokumente“.
- 4
Klicken Sie auf Ansehen, um ein Dokument zu öffnen.
| Status der Akte | Was das bedeutet |
|---|---|
| Konform | Alle Schritte sind bestätigt |
| Zu bestätigen | Alles ist hochgeladen, mindestens ein Dokument muss noch von Ihnen bestätigt werden |
| Unvollständig | Mindestens ein Schritt fehlt |
Häufige Fragen
Wo lädt der Dienstleister seine Dokumente hoch?
Unter „Meine Dokumente“, von seinem Konto aus. Jedes hochgeladene Dokument erscheint im Tab Konformität, Teil „Offen“.
Kann man eine angenommene Warnung rückgängig machen?
Ja. Klicken Sie beim Dokument auf „Warnungen wiederherstellen“: Die Meldung „Warnungen wiederhergestellt“ erscheint.
Was passiert, wenn ich ein Dokument aus der Liste lösche?
Es wird von den Dienstleistern nicht mehr verlangt. Die bereits hochgeladenen Dateien bleiben in ihrer Akte.
Kann man den Dienstleister einen Vertrag unterschreiben lassen?
Ja. Klicken Sie unter „Auswahl der Konformitätsdokumente“ auf „Vertrag hinzufügen“: Sie schreiben den Text in der Software, oder Sie laden Ihr PDF hoch und platzieren die Felder zum Ausfüllen und Unterschreiben.
Kann ich einen Dienstleister bezahlen, dessen Akte noch nicht bestätigt ist?
Ja, wenn Sie es erlauben. Schalten Sie unter Einstellungen › Organisation › Betriebsregeln „Rechnungen ohne bestätigte Konformität annehmen“ ein. Der Dienstleister kann dann seine Rechnung senden: Sie trägt den Vermerk „Ohne bestätigte Konformität eingereicht“. Bei der Zahlung erinnert Sie ein Fenster daran; ist die Akte immer noch nicht bestätigt, tragen die Rechnung und die Akte des Dienstleisters den Vermerk „Ohne bestätigte Konformität bezahlt“, mit dem Zahlungsdatum.