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Importieren Sie Ihre Unterkünfte
Fügen Sie Ihre Unterkünfte über Ihre Buchungssoftware, über eine Excel-Tabelle mit iCal-Links oder von Hand hinzu und prüfen Sie, ob sie angekommen sind.
Ihre Unterkünfte kommen auf drei Wegen zu The Big One: über Ihre Buchungssoftware, über eine Excel-Tabelle mit iCal-Links oder von Hand. Sobald die Unterkünfte angelegt sind, kommen die Buchungen von selbst und der Dienstplan füllt sich. Rechnen Sie mit etwa 5 Minuten für eine Verbindung und 10 Minuten für eine Excel-Tabelle.
Bereiten Sie zuerst die Strukturvorlage der Unterkünfte vor: Die Excel-Tabelle übernimmt ihre Felder. Erstellen Sie danach Ihre Checklisten und dann den Workflow, der die Reinigungen anlegt.
Die Methode wählen
| Methode | Wann Sie sie wählen | Wo |
|---|---|---|
| Buchungssoftware | Ihre Inserate liegen in einer Verwaltungssoftware: Unterkünfte und Buchungen kommen von selbst | Einstellungen › Workflows & Integrationen › Integrationen |
| Excel-Tabelle mit iCal-Links | Ihre Inserate liegen auf einer Buchungsplattform, ohne Verwaltungssoftware, oder Sie haben die Liste Ihrer Unterkünfte schon in einer Tabelle | Unterkünfte, Schaltfläche „Import/Export“ |
| Von Hand | Sie haben wenige Unterkünfte oder nur eine hinzuzufügen | Unterkünfte, Schaltfläche „Unterkunft hinzufügen“ |
Ihre Buchungssoftware anbinden
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Workflows & Integrationen › Integrationen.
- 2
Klicken Sie auf den Filter „Verwaltungssoftware“ oder geben Sie den Namen Ihrer Software in „Integration suchen…“ ein. Ihre Karte wird angezeigt.
- 3
Klicken Sie auf der Karte auf Konto hinzufügen. Ein Fenster öffnet sich, das Sie mit den Zugangsdaten Ihrer Software ausfüllen.
- Fenster „… verbinden“: Geben Sie die verlangten Angaben ein und klicken Sie auf Verbinden. Verlangt Ihre Software eine Freigabe auf ihrer eigenen Website, heißt die Schaltfläche „… autorisieren“: Danach kommen Sie von selbst auf die Seite zurück.
- Fenster „…-Konto hinzufügen“: Füllen Sie die „Kontobezeichnung“ aus (zum Beispiel „Konto Berlin“), fügen Sie den Schlüssel Ihrer Software ein und klicken Sie auf „Speichern“.
- 4
Klicken Sie auf der Karte der Verbindung auf Unterkünfte importieren. Das Fenster „Wohnungen verknüpfen“ zeigt die Inserate Ihrer Software neben Ihren bereits bekannten Unterkünften.
- Reiter „Vorschläge“: Ein Inserat, das einer Unterkunft ähnelt, trägt die Markierung „Gleicher Name“ oder „Ähnlicher Name“. Prüfen Sie jede Zeile und klicken Sie auf „Vorschlag bestätigen“, oder bestätigen Sie alle auf einmal.
- Reiter „Zu verknüpfen“: Öffnen Sie für ein Inserat ohne Unterkunft „Unterkunft wählen…“ und wählen Sie Ihre, oder klicken Sie auf „Unterkunft anlegen“.
- Das Kästchen „Eine Unterkunft für die … noch nicht verknüpften Inserate anlegen“ legt den ganzen Rest an, außer den Inseraten „Deaktiviert in …“, den mit „Beim automatischen Import übersprungen“ markierten und den Vorschlägen, die Sie nicht bestätigt haben.
- Unten im Fenster erinnert die Zeile „Angelegte Unterkünfte kommen inaktiv an: Sie werden gefragt, ob Sie sie aktivieren möchten.“ an den Zustand der neuen Unterkünfte.
- 5
Klicken Sie auf Speichern. Die Schaltfläche zählt die Verknüpfungen, zum Beispiel „3 Verknüpfungen speichern“. Die Meldung „Verknüpfte Unterkünfte: …, angelegt: ….“ wird angezeigt, mit der Schaltfläche „Unterkünfte öffnen“. Wurden Unterkünfte angelegt, erscheint sofort die Frage „Diese … Unterkünfte jetzt aktivieren?“: Aktivieren nimmt sie sofort in den Dienstplan auf; „Später“ lässt sie inaktiv, zum Aktivieren unter Unterkünfte, wann Sie möchten.
Bei einer Verbindung über Calry liest die Schaltfläche Aktualisieren die Inserate Ihrer Software erneut, ohne etwas anzulegen: Die Meldung „Erneut gelesene Inserate: … · neu: ….“ wird angezeigt. Gibt es Neues, bietet die Meldung „Unterkünfte importieren“ an, und die Schaltfläche „Unterkünfte importieren“ der Karte trägt die Markierung „… neu“: Sie öffnet das Fenster „Wohnungen verknüpfen“, um die Unterkünfte zu wählen und anzulegen. „Buchungen importieren“ holt die Buchungen.
- 6
Öffnen Sie das Menü Unterkünfte. Ihre Unterkünfte stehen in der Liste.
Die Excel-Tabelle vorbereiten
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie das Menü Unterkünfte.
- 2
Klicken Sie auf Import/Export. Das Fenster „Unterkünfte importieren / exportieren“ öffnet sich.
- 3
Klicken Sie auf Datei importieren. Das Fenster „Unterkünfte importieren“ zeigt drei Schritte.
- 4
Wählen Sie unter „Wählen Sie das Unterkunftsprofil“ die Struktur Ihrer Unterkünfte. Die Tabelle übernimmt ihre Felder, und die importierten Unterkünfte werden ihr zugeordnet.
- 5
Klicken Sie auf Vorlage herunterladen. Die Meldung „Vorlage heruntergeladen.“ wird angezeigt.
- 6
Öffnen Sie die Datei in Excel und füllen Sie ab Zeile 3 eine Zeile pro Unterkunft aus. Ersetzen Sie die Beispielzeile, oder lassen Sie sie stehen: Sie wird nicht importiert. Die Spaltentitel bleiben auf Französisch.
| Spalte der Tabelle | Was hineingehört |
|---|---|
| Nom | Pflicht. Der Name der Unterkunft, nur einmal in der Datei: Eine zweite Zeile mit demselben Namen wird abgelehnt |
| Adresse | Pflicht. Hausnummer, Straße, Postleitzahl und Ort. Drei Spalten „Rue“, „CP“ und „Ville“ (Straße, Postleitzahl, Ort) werden ebenfalls angenommen |
| Actif | Optional. OUI (ja) oder NON (nein), im Menü der Zelle zu wählen. Eine angelegte Unterkunft kommt immer inaktiv an: Am Ende des Imports betrifft die Frage „Aktivieren?“ die Zeilen mit OUI (oder alle angelegten Unterkünfte, wenn die Spalte leer ist). Bei einer bereits bekannten Unterkunft ändert OUI oder NON ihren Zustand |
| Temps de ménage | Optional. Die Reinigungszeit im Format HH:MM, zum Beispiel 02:30. Leer: die Einstellung des Unternehmens |
| Heure d'arrivée, Heure de départ | Optional. Die Anreise- und die Abreisezeit im Format HH:MM, zum Beispiel 16:00 und 11:00. Leer: die Einstellung des Unternehmens |
| iCal | Der Kalenderlink der Buchungsplattform, als „https://“ oder „webcal://“. Mehrere Kalender: Trennen Sie die Links mit „;“, einem Komma oder einem Zeilenumbruch. Leer: Die bereits gespeicherten Kalender bleiben erhalten |
| Photos (liens) | Die Links der Fotos des Inserats, mit „;“ getrennt. Leer: Nichts ändert sich |
| Client | Beim Import optional, im Unterkunftsprofil aber Pflicht. Der Name des Kunden, wie er unter Finanzen › Kunden steht: Die Unterkunft wird für die Abrechnung mit ihm verknüpft. Ein unbekannter Name wird Ihnen am Ende des Imports zum Anlegen vorgeschlagen. Leer: Nichts ändert sich |
| Weitere Spalten | Die Felder Ihrer Strukturvorlage: Zugang, Wäsche, Verbrauchsmaterial… |
Die ausgefüllte Tabelle importieren
Schritt für Schritt
- 1
Klicken Sie im Fenster „Unterkünfte importieren“ unter „Legen Sie die ausgefüllte Datei ab“ auf Datei auswählen. Sie können auch eine oder mehrere Dateien in den Rahmen ziehen. Wird alles erkannt, startet der Import sofort.
- 2
Erscheint der Rahmen „… Namen bereits verwendet: Was tun?“? Er zeigt nur die Zweifelsfälle: einen bekannten Namen mit einer anderen Adresse oder mehrere Unterkünfte mit diesem Namen. Wählen Sie für jede Zeile „„…“ aktualisieren“ oder „Neue Unterkunft erstellen…“.
- „Alle aktualisieren“ und „Alle neu erstellen“ treffen die Wahl für alle Zeilen.
- Die Zeile „… bekannte Unterkünfte werden aktualisiert (gleicher Name und gleiche Adresse).“ zählt die ohne Rückfrage erkannten Unterkünfte; „Zeile für Zeile wählen“ zeigt sie trotzdem an.
- 3
Erscheint der Rahmen „… nicht erkannte Adressen: Korrigieren Sie sie, behalten Sie sie wie eingegeben oder schließen Sie die Zeilen aus.“? Korrigieren Sie jede Adresse, klicken Sie auf „So behalten“ oder setzen Sie das Häkchen bei „Vom Import ausschließen“.
- Wenn die Software „Vorschlag: „…“ verwenden“ anbietet, klicken Sie darauf, um die vorgeschlagene Adresse zu übernehmen.
- Antwortet der Adressdienst nicht, wird die Meldung „Adressen vorerst nicht geprüft: Der Import läuft weiter, Sie können sie später prüfen.“ angezeigt und der Import läuft ohne diesen Rahmen.
- 4
Klicken Sie auf Import starten. Der Bericht „Import abgeschlossen — …“ wird in Karten angezeigt: angelegte und aktualisierte Unterkünfte, übersprungene Zeilen mit ihrer Nummer, abgelehnte Zeilen, zu prüfende Zeilen und abgelehnte Dateien. Die Zeile „… Unterkünfte mit … Kunden verknüpft · … ohne Kunden“ zählt die ihrem Kunden zugeordneten Unterkünfte.
- „Bericht herunterladen (Excel)“ bewahrt das Ergebnis Zeile für Zeile; „Die … Fehler herunterladen (Excel)“ und „Die … Hinweise herunterladen (Excel)“ listen auf, was zu korrigieren ist, mit Zeile, Unterkunft und Grund.
- 5
Beantworten Sie die abschließenden Fragen in dieser Reihenfolge, wenn sie gestellt werden.
- Sind Kundennamen unbekannt? Das Fenster „… unbekannte Kundennamen – was tun?“ listet jeden Namen mit seinen Unterkünften auf. Für jeden: den Kunden unter Finanzen › Kunden anlegen (zum Steuersatz des Unternehmens), ihn mit einem bereits bekannten Kunden verknüpfen (ähnliche Namen werden zuerst vorgeschlagen, und die Wahl wird für die nächsten Importe gemerkt) oder ihn ohne Kunden lassen, indem Sie den Haken entfernen. „Später“ schließt das Fenster, ohne etwas zu ändern: Die Unterkünfte bleiben unter Finanzen › Kunden zu verknüpfen.
- Wurden Unterkünfte angelegt? Sie kommen immer inaktiv an. Die Frage „Diese … Unterkünfte jetzt aktivieren?“ erscheint für die Zeilen mit OUI (oder für alle angelegten Unterkünfte, wenn die Spalte „Actif“ leer ist): Aktivieren stellt sie in den Dienstplan; „Später“ lässt sie im Reiter „Inaktiv“ unter Unterkünfte.
- Ist eine Buchungssoftware verbunden? Die Frage „Sind diese … Unterkünfte auch in Ihrer Buchungssoftware? Verknüpfen Sie sie, um ihre Buchungen zu erhalten.“ wird angezeigt: Ja, verknüpfen öffnet die Seite Integrationen und das Fenster „Wohnungen verknüpfen“ mit diesen Unterkünften; „Nein, meine Unterkünfte ansehen“ öffnet die Seite Unterkünfte. Ohne verbundene Software wird die Meldung „Ihre Unterkünfte sind bereit.“ angezeigt, mit der Schaltfläche „Meine Unterkünfte ansehen“.
Das Fenster verlassen und fortsetzen
Ein Import hält Sie nicht vor dem Fenster fest: Schließen Sie es oder wechseln Sie den Bildschirm, er läuft weiter. Oben auf der Seite Unterkünfte sagt ein Banner, wo er steht.
| Banner | Was es bedeutet | Schaltfläche |
|---|---|---|
| „Import läuft: „…“, … / …“ | Die Unterkünfte werden geschrieben, der Zähler läuft | „Ansehen“ öffnet das Fenster wieder |
| „Der Import von „…“ wartet auf Ihre Auswahl“ | Der Rahmen der Namen oder der Adressen wartet auf Ihre Antworten | „Fortsetzen“ öffnet den Rahmen wieder, mit dem, was Sie schon eingegeben oder angehakt hatten |
| „Import abgeschlossen: … angelegt, … aktualisiert“ | Alles ist geschrieben | „Zusammenfassung ansehen“ oder „Schließen“, um das Banner zu entfernen |
| „Der Import von „…“ ist fehlgeschlagen“ | Die Datei wurde abgelehnt | „Ansehen“ zeigt den Grund und die Schaltfläche zum Herunterladen der Fehler |
Eine Unterkunft von Hand hinzufügen
Schritt für Schritt
- 1
Klicken Sie im Menü Unterkünfte auf Unterkunft hinzufügen. Die Seite „Neue Unterkunft“ öffnet sich, aufgebaut wie das Unterkunftsprofil.
- 2
Füllen Sie den Namen der Unterkunft aus. Er wird sofort in der Kopfzeile angezeigt.
- 3
Geben Sie die Adresse ein und klicken Sie auf eine vorgeschlagene Adresse. Postleitzahl und Ort füllen sich von selbst aus.
- Kein Vorschlag passt? Klicken Sie auf „„…“ wie eingegeben beibehalten“.
- 4
Füllen Sie die anderen Tabs aus: ein Tab pro Abschnitt der Struktur. Die Zahl auf einem Tab sagt, wie viele Pflichtfelder, mit einem * markiert, noch auszufüllen sind.
- 5
Klicken Sie bei Bedarf in der Kopfzeile auf den Chip „Struktur: …“, um eine andere Profilstruktur zu wählen.
- 6
Klicken Sie auf Unterkunft erstellen. Die Meldung „Unterkunft mit Profil erstellt.“ wird angezeigt und das Unterkunftsprofil öffnet sich.
Häufige Fragen
Warum stehen meine importierten Unterkünfte nicht im Dienstplan?
Sie sind inaktiv angekommen, und die Frage „Diese … Unterkünfte jetzt aktivieren?“ wurde mit „Später“ beantwortet. Aktivieren Sie im Menü Unterkünfte, Tab „Inaktiv“, diejenigen, die Sie betreuen: Nur aktive Unterkünfte füllen den Dienstplan.
Kann man eine CSV-Datei importieren?
Nein. Nur das Excel-Format .xlsx wird angenommen, weil eine CSV-Datei die Zellfarben verliert. Speichern Sie Ihre Tabelle im Format .xlsx.
Was passiert, wenn es eine Unterkunft aus der Tabelle schon gibt?
Hat sie denselben Namen und dieselbe Adresse (oder hat die Zeile keine Adresse), wird sie ohne Rückfrage aktualisiert. Ist die Adresse anders, oder tragen mehrere Unterkünfte diesen Namen, lässt Sie die Software zwischen „„…“ aktualisieren“ und „Neue Unterkunft erstellen…“ wählen. Eine Unterkunft im Papierkorb zählt nicht: Eine neue wird angelegt.
Wie verknüpfe ich jede Unterkunft schon beim Import mit ihrem Kunden?
Füllen Sie die Spalte „Client“ der Tabelle („Client / propriétaire“ in einer älteren Datei) mit dem Namen des Kunden aus, wie er unter Finanzen › Kunden steht. Ein unbekannter Name wird am Ende des Imports zum Anlegen vorgeschlagen. Zwei Kunden tragen denselben Namen? Die Software rät nicht: Die Unterkunft bleibt „ohne Kunden“, zum Verknüpfen unter Finanzen › Kunden.
Warum ist eine Zeile „zu prüfen“?
Ihre Adresse wurde nicht erkannt, einer ihrer iCal-Links konnte nicht gespeichert werden, oder ihr Kunde konnte nicht verknüpft werden. Die Unterkunft wird trotzdem importiert: Öffnen Sie ihr Profil, um Adresse oder Kalender zu prüfen. Der Excel-Bericht nennt den Grund Zeile für Zeile.
Legt ein erneuter Import eines Exports die iCal-Kalender neu an?
Nein. Die bereits gespeicherten Kalender bleiben so, wie sie sind; nur neue Links werden hinzugefügt. Bereits gelesene Aufenthalte werden nicht doppelt gezählt.
Wie bekomme ich die Liste meiner Unterkünfte in eine Tabelle?
Klicken Sie unter Unterkünfte auf „Import/Export“ und dann auf „Alle Unterkünfte exportieren“. Ist die Seite gefiltert, werden nur die angezeigten Unterkünfte exportiert.
Warum bleibt der Schritt im Leitfaden offen?
Er wird abgehakt, sobald es unter Unterkünfte eine Unterkunft gibt. Eine Verbindung allein genügt nicht: Importieren Sie die Unterkünfte und prüfen Sie, ob sie in der Liste stehen.