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Erstellen Sie einen Workflow
Erstellen Sie mit einem Klick den Workflow, der bei jeder Abreise eines Gastes eine Reinigung in den Kalender einträgt, passen Sie ihn an, erstellen Sie weitere und starten oder stoppen Sie sie.
Ein Workflow ist eine Regel, die Aufgaben von selbst erstellt: zum Beispiel eine Reinigung im Kalender bei jeder Abreise eines Gastes, mit der richtigen Checkliste. Nutzen Sie diesen Artikel, um diesen ersten Workflow mit einem Klick zu erstellen, ihn anzupassen, weitere zu erstellen und sie zu starten oder zu stoppen. Rechnen Sie für den ersten mit etwa 2 Minuten.
Vorher: Erstellen Sie Ihre Checklisten und importieren Sie Ihre Unterkünfte. Danach: Weisen Sie Ihre ersten Reinigungskräfte zu.
Die Reinigung bei Abreise mit einem Klick erstellen
Einmal zu erledigen, wenn Ihre Buchungen von selbst eintreffen: verbundene Buchungssoftware oder iCal-Links.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie unten auf dem Bildschirm auf die Schaltfläche Erste Schritte. Das Fenster des Leitfadens öffnet sich.
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Klicken Sie in der Karte „Das Wichtigste“ auf den Schritt „Automatische Erstellung der Reinigungen“.
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Klicken Sie auf Jetzt erledigen. Die Meldung „Workflow ‚Reinigung bei Abreise des Gastes‘ erstellt.“ erscheint, gefolgt von der Anzahl der Reinigungen, die in den Kalender eingetragen wurden.
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Öffnen Sie das Menü Kalender. Die Reinigungen der nächsten 30 Tage stehen bereits dort.
| Einstellung des erstellten Workflows | Ausgangswert |
|---|---|
| Auslöser | „Neue Buchung“ |
| Zeitpunkt | Am Tag der Abreise des Gastes, ohne feste Uhrzeit |
| Unterkünfte | Alle aktiven Unterkünfte |
| Erstellte Aufgabe | „Ménage au départ du voyageur“, vom Typ Reinigung |
| Checkliste | „Standardreinigung“, sonst „Komplettreinigung“, sonst Ihre erste aktive Reinigungs-Checkliste |
Einen Workflow anpassen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Workflows & Integrationen. Der Tab „Workflows“ listet Ihre Workflows auf, jeder als Satz geschrieben.
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Klicken Sie in der Zeile des Workflows auf das Zahnrad „Bearbeiten“. Das Fenster öffnet sich: auf der einen Seite der Satz des Workflows, auf der anderen „Was er erstellt (Vorschau)“.
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Klicken Sie im Satz auf ein Feld, um es zu ändern: „am Tag“, „der Abreise des Gastes“, „ohne feste Uhrzeit“.
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Behalten Sie unter „Für welche Unterkünfte?“ „Alle aktiven Unterkünfte“ bei oder fügen Sie einen Filter hinzu: „+ Gebäude“, „+ Etiketten“, „+ Nur…“, „+ Außer…“.
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Stellen Sie unter „Welche Aufgabe?“ die erstellte Aufgabe ein: Die Felder sind in der Tabelle unten beschrieben.
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Klicken Sie auf Workflow speichern. Die Meldung „Workflow gespeichert.“ erscheint.
| Feld unter „Welche Aufgabe?“ | Was es bewirkt |
|---|---|
| „Name der erstellten Aufgabe“ | Übernimmt den Namen des Workflows. Er wird hier nur angezeigt: Um ihn zu ändern, benennen Sie den Workflow oben im Fenster um |
| „Abteilung“ | Reinigung, Kontrolle, Wartung oder Lieferung |
| „Checklisten-Vorlage“ | Die Checkliste, die jeder von diesem Workflow erstellten Aufgabe beigefügt wird |
| „Geplante Zeit“ | Wird aus der Checkliste und der Reinigungszeit jeder Unterkunft übernommen. Sie wird hier gelesen, nicht geändert |
| „Zugewiesen an“ | „Tagesvorschlag“: Die Aufgabe wird ohne Reinigungskraft erstellt. „Eine bestimmte Reinigungskraft…“: Sie geht immer an dieselbe Person |
| „Priorität“ | Niedrig, Mittel oder Hoch |
Einen weiteren Workflow erstellen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie im Tab „Workflows“ auf Workflow erstellen. Das Fenster „Neuer Workflow“ öffnet sich.
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Geben Sie oben im Fenster den Namen des Workflows ein.
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Wählen Sie einen der vier Auslöser: Sie sind in der Tabelle unten beschrieben.
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Stellen Sie den Satz, die Unterkünfte und die Aufgabe ein, wie beim ersten Workflow.
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Klicken Sie auf Workflow speichern. Der Workflow erscheint in der Liste.
| Auslöser | Was er bewirkt |
|---|---|
| „Neue Buchung“ | Plant eine Aufgabe vor, am Tag oder nach der Anreise bzw. Abreise |
| „Belegung“ | Plant Aufgaben während belegter Zeiträume |
| „Leerstand“ | Plant Aufgaben in Zeiträumen ohne Buchung |
| „Wiederholend“ | Führt den Workflow in regelmäßigen Abständen aus |
Eine Aufgabe während eines Aufenthalts planen
Der Auslöser „Belegung“ erstellt Aufgaben, während der Gast da ist: zum Beispiel eine Zwischenreinigung alle 2 Tage.
Schritt für Schritt
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Wählen Sie im Fenster des Workflows den Auslöser „Belegung“.
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Klicken Sie im Satz auf die Häufigkeit, zum Beispiel „jeden Tag“. Eine Sprechblase öffnet sich.
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Wählen Sie unter „Gezählte Tage“, welche Tage des Aufenthalts zählen: Sie sind in der Tabelle unten beschrieben.
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Wählen Sie die Häufigkeit und dann den ersten Tag unter „Ab Tag des Aufenthalts“.
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Klicken Sie auf Workflow speichern.
| „Gezählte Tage“ | Berücksichtigte Tage | Tag 1 ist |
|---|---|---|
| „Jeder Tag (vom Anreisetag bis zur letzten Nacht)“ | Vom Anreisetag bis zur letzten Nacht | Der Anreisetag |
| „Volle Tage (weder Anreise noch Abreise)“ | Die Tage, an denen der Gast den ganzen Tag da ist | Der Tag nach der Anreise |
| „Halbe Tage (Anreisetag und Abreisetag)“ | Der Anreisetag und der Abreisetag, jeden Tag oder nur einmal | Der Anreisetag; Tag 2 ist der Abreisetag |
Einen Workflow starten, deaktivieren oder löschen
Aktive Workflows laufen von selbst alle 5 Minuten, vom heutigen Tag bis 60 Tage später.
Schritt für Schritt
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Um sie sofort zu starten, klicken Sie auf Alle Workflows ausführen. Eine Meldung nennt die Anzahl der Aufgaben, die für die nächsten 30 Tage geplant wurden.
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Um einen Workflow zu stoppen, klicken Sie auf seinen Schalter in der Spalte „Status“. Hat er bereits kommende Einsätze erstellt, fragt ein Fenster, was damit geschehen soll.
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Klicken Sie auf Einsätze behalten oder auf Kommende Einsätze löschen.
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Um einen Workflow zu löschen, klicken Sie in seiner Zeile auf den Papierkorb „Löschen“ und bestätigen Sie.
Häufige Fragen
Warum erscheint der Schritt „Automatische Erstellung der Reinigungen“ nicht?
Er wird nur angezeigt, wenn Ihre Buchungen von selbst eintreffen: verbundene Buchungssoftware, iCal-Links oder diese Auswahl bei der Kontoeröffnung. Andernfalls erstellen Sie den Workflow unter Einstellungen › Workflows & Integrationen.
Werden die erstellten Aufgaben einer Reinigungskraft zugewiesen?
Nein, zunächst nicht. Mit „Tagesvorschlag“ wird die Aufgabe ohne Reinigungskraft erstellt und dann vom Zuweisungsvorschlag verteilt. Wählen Sie „Eine bestimmte Reinigungskraft…“, um sie immer derselben Person zu geben.
Meine Reinigungen haben keine Checkliste. Was tun?
Öffnen Sie den Workflow mit „Bearbeiten“, wählen Sie die Checkliste unter „Checklisten-Vorlage“ und speichern Sie. Es werden nur Checklisten der gewählten Abteilung angeboten.
Was passiert, wenn sich die Daten einer Buchung ändern?
Der Workflow verschiebt die Aufgabe beim nächsten Durchlauf. Bereits begonnene Aufgaben bleiben, wo sie sind.
Hakt ein Workflow, der Daten sperrt, den Schritt im Leitfaden ab?
Nein. Der Schritt wird durch einen aktiven Workflow abgehakt, der Aufgaben erstellt.