Pôr a equipa a fazer o inventário dos alojamentos
Escolha os alojamentos a contar em Roupa de cama e banho › Definições e defina quem conta e quando — o inventário junta-se sozinho ao serviço no dia previsto. Depois, leia as contagens e os alertas no escritório.
O vídeo deste guia chega em breve.
O inventário do alojamento é a contagem feita no local da roupa instalada, da arrecadação e dos consumíveis. Um só sítio decide: Roupa de cama e banho › Definições › «Definição da contagem». É aí que escolhe os alojamentos a contar. Um alojamento que não está nessa lista não pede nenhum inventário nem envia nenhum alerta.
O que a pessoa vê no local está descrito em fazer o inventário do alojamento durante o serviço. As listas de tarefas criam-se em crie as suas listas de tarefas. A roupa a encomendar está em prever, encomendar e receber a roupa.
Escolher os alojamentos a contar
Passo a passo
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Abra o menu Roupa de cama e banho e depois o separador Definições. Aparece o bloco «Definição da contagem». No início, a lista está vazia.
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Clique em Adicionar alojamentos. A tabela mostra os alojamentos que não são contados.
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Assinale os alojamentos. Os filtros Cliente e Edifício só ordenam o que é mostrado.
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Clique em Continuar: a definição deles. A definição parte da «Definição proposta».
- 5
Clique em Adicionar à contagem. Os alojamentos adicionados em conjunto ficam numa só linha.
Definir o ritmo, quem conta e os artigos
Passo a passo
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Em «Definição proposta», clique em Modificar. Esta definição é proposta quando adiciona alojamentos; não altera os que já são contados.
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Em «Quando contar», escolha um dos quatro ritmos da tabela.
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Em «Quem conta (por ordem)», adicione pessoas ou atividades: Inspeção, Limpeza, Entrega ou Roupa. O n.º 1 conta; se não passar nesse dia, conta o n.º 2.
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Em «No serviço», escolha o lugar do inventário, «No início» ou «No fim», e os artigos a contar com Escolher.
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Para um lote ou um só alojamento, clique em Modificar na sua linha: mantém a sua própria definição e os seus próprios artigos.
| Quando contar | O que significa |
|---|---|
| Em cada serviço | Cada serviço no alojamento conta |
| A cada N dias | A próxima contagem é devida N dias depois da última |
| Em certos dias da semana | Assinala os dias: S T Q Q S S D |
| A cada N serviços | Por exemplo, um serviço em cada 5 no alojamento |
Um alojamento adicionado é contado no primeiro serviço de uma pessoa da sua lista e depois segue o seu ritmo. «Alojamentos novos» está desligado no início: um alojamento criado depois não é contado enquanto não o adicionar, a não ser que clique em Adicionar automaticamente.
O que a pessoa vê no local
No dia previsto, o serviço mostra a etiqueta «Inventário» e a linha «Inventário do alojamento», obrigatória para terminar.
- Se não conseguir contar, toca em «Não consigo contar» e escolhe um motivo. O serviço termina na mesma.
- A contagem passa então para o próximo serviço de uma pessoa da lista, e é avisado em Alertas e seguimento.
- Depois de duas recusas seguidas no mesmo alojamento, deixa de passar automaticamente: é você que escolhe quem conta.
Ligar o inventário num serviço
Passo a passo
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Abra a ficha de uma limpeza ou de uma inspeção. Para uma entrega, abra o painel da entrega.
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Ligue Inventário do alojamento. Fica guardado de imediato. A ficha mostra «Inventário do alojamento a fazer durante este serviço» e diz quem o ligou.
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Para o desligar, clique de novo. Se o inventário vier de uma lista de tarefas ou da definição de Roupa de cama e banho, uma janela pede confirmação: é desligado apenas para este serviço.
Um inventário já contado não se desliga. Desligado num serviço, o inventário da definição de Roupa de cama e banho passa para o serviço seguinte do alojamento.
Retirar um alojamento da contagem
Passo a passo
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Em «Alojamentos contados», clique em Retirar na linha do alojamento ou do lote.
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Uma janela confirma e diz o número de alojamentos. Clique em Retirar da contagem.
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Em Roupa de cama e banho › Stock, o último valor do alojamento continua visível, com «Já não é contado desde» seguido da data.
Arrecadações de edifício e armazéns
O separador «Arrecadações de edifício» segue o mesmo princípio: nada é contado numa arrecadação enquanto não a adicionar. O separador «Armazéns» só define o ritmo: um armazém é contado pelo escritório, e no dia previsto aparece o alerta «a contar hoje» em Alertas e seguimento, com o botão «Contar o armazém».
Agir perante um alerta de contagem
Os alertas aparecem em Alertas e seguimento, ver acompanhar o dia em Alertas e seguimento.
| Alerta | O que significa |
|---|---|
| Abaixo do mínimo — nome do alojamento | Uma contagem mostra uma falta. «Adicionar à entrega de» seguido do dia escreve-a no cartão de preparação do alojamento |
| Contagem sem serviço | Nenhuma pessoa da lista tem um serviço dentro do limite do adiamento |
| Adiamento demasiado longe | O primeiro serviço da lista cai depois do limite do adiamento |
| Contagem em atraso | A contagem ultrapassou o atraso definido. «Contar a partir do escritório» deixa-o fazê-la |
| Inventário não feito | Uma pessoa respondeu «Não consigo contar». O alerta diz o motivo e o dia para onde passa. «Mandar contar noutro serviço» muda-o |
| Inventário não feito duas vezes | Duas recusas seguidas. Escolha «Escolher quem conta», «Manter a próxima passagem» ou «Retirar da contagem» |
| Armazém a contar hoje | O dia previsto para um armazém da lista. «Contar o armazém» abre Roupa de cama e banho › Stock › Armazém |
Perguntas frequentes
Tinha uma linha «Inventário» nas minhas listas de tarefas: o que lhe acontece?
A linha antiga já não é mostrada e não faz nada. O tipo «Inventário» volta a ser proposto: adicione a linha às listas onde a quiser, uma só por lista. Todo o serviço que usa a lista leva então o inventário. Os alojamentos que eram mesmo contados já estão na lista de contagem, com o mesmo ritmo e as mesmas pessoas.
O que acontece num dia em que ninguém da lista passa?
Com o adiamento automático, a contagem passa para o próximo serviço de uma pessoa da lista, no máximo 7 dias depois, no início. Para lá disso, ou se o adiamento estiver desligado, o escritório é avisado em Alertas e seguimento.
O motorista pode contar?
Sim, se estiver na lista, em pessoa ou pela atividade Entrega. O inventário chega então à sua paragem de rota, com as mesmas regras.
Tenho um serviço feito só para contar: ainda funciona?
Sim. Uma lista de tarefas que só tinha a linha «Inventário» passa a ser uma «lista de inventário»: os seus serviços levam sempre o inventário, se o alojamento estiver na lista de contagem.