Crie as suas listas de tarefas
Crie as listas que os seus profissionais de limpeza seguem durante a limpeza: modelos prontos, lista colada ou escrita, definições de cada linha, instruções, pré-visualização e tempo de cada lista.
Uma lista de tarefas é o que o profissional de limpeza segue no telemóvel durante a limpeza: divisão a divisão, com as fotografias a tirar. Use este artigo para criar as suas primeiras listas, escrevê-las, definir cada linha e dizer quanto vale cada lista em tempo. Conte com 3 minutos com os modelos e 15 minutos para uma lista à medida.
Faça este passo depois de convidar a sua equipa e antes de criar o seu fluxo de trabalho, que retoma a lista «Limpeza padrão».
Criar os dois modelos com um clique
Passo a passo
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Abra o guia «Primeiros passos», cartão «O essencial».
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Abra o passo «Listas de tarefas».
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Clique em Fazer agora. As listas «Limpeza padrão» e «Limpeza profunda» são criadas e o passo fica assinalado.
- Uma lista já tem um destes nomes? É retomada: nada é criado em duplicado.
- 4
Clique em «Rever». Abre-se a página «Listas de tarefas».
Criar uma lista
Passo a passo
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Abra o menu Tarefas › Lista de tarefas. É apresentada a tabela das suas listas, com o departamento, o conteúdo, as fotografias, o tempo previsto e os próximos serviços de cada lista.
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Clique em Nova lista. A janela «Nova lista de tarefas» propõe três formas de começar.
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Escolha a forma de começar e depois o «Departamento» da lista: Limpeza, Inspeção, Manutenção ou Entrega.
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Clique em Abrir no editor. A lista abre-se como um documento.
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Introduza o «Nome da lista», mesmo no topo.
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Clique em Guardar. É apresentada a mensagem «Lista de tarefas guardada.».
| Forma de começar | O que obtém |
|---|---|
| «Partir de um modelo» | Uma lista pronta a adaptar: Limpeza padrão, Limpeza profunda, Limpeza completa, Controlo de qualidade ou Manutenção |
| «Colar uma lista» | A sua própria lista, copiada do Word, das Notas ou de um e-mail. O botão passa a «Abrir com … linhas» |
| «Lista vazia» | Uma página em branco: escreve as divisões e as tarefas |
Escrever as divisões e as tarefas
Uma linha = uma tarefa. A lista escreve-se com o teclado, como um documento.
Passo a passo
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Clique numa linha e escreva a tarefa, por exemplo «Cama feita com roupa limpa».
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Prima «Enter». É criada uma nova linha por baixo.
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Escreva «/» na linha. Abre-se o menu de opções: escolha o «Tipo de linha».
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Clique em Guardar, ou prima Ctrl / ⌘ + S. O número de alterações por guardar, apresentado junto ao botão, dá lugar a «Tudo guardado».
| O que escreve | O que faz |
|---|---|
| «#» no início da linha | Uma nova divisão, por exemplo «# Cozinha» |
| «Tab» | A linha passa a subtarefa. «Shift + Tab» sobe-a de nível |
| «*» no fim | A linha é obrigatória |
| «/» | As opções da linha e as divisões-tipo (Cozinha, Casa de banho, Quarto…), adicionadas com as suas tarefas |
| Alt + ↑ ou ↓ | A linha ou a divisão desloca-se. Também pode arrastar a sua pega |
| Alt + Enter | Abrem-se as definições da linha |
| Tipo de linha | O que o profissional de limpeza faz |
|---|---|
| Caixa de seleção | Assinala a caixa |
| Estado (bom / a tratar / partido) | Escolhe Bom, A tratar ou Partido |
| Fotografia a tirar | Tem de adicionar uma fotografia |
| Vídeo a filmar (máx. 60 s) | Filma um vídeo de 60 segundos no máximo |
| Contagem (quantidade) | Introduz uma quantidade |
| Texto livre | Escreve um texto |
| Sim / Não | Responde Sim ou Não |
| Classificação (1 a 5) | Dá uma classificação de 1 a 5 |
| Contar a roupa do apartamento | Conta cada artigo de roupa previsto para o alojamento |
Definir uma linha
Passo a passo
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Clique numa linha. As suas definições são apresentadas no painel, separador «Definições da linha».
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Escolha o «Tipo de linha».
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Ative «Obrigatório» se o profissional de limpeza não puder saltar a linha.
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Se for preciso, em «Depender de um equipamento», escolha um equipamento. A linha só aparece nos alojamentos que têm esse equipamento na sua ficha.
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Em «Fotografia / vídeo de referência», clique em «Acrescentar uma fotografia ou um vídeo de referência». O profissional de limpeza vê-a em pequeno junto à linha.
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Clique em Guardar.
Dar instruções e ver a pré-visualização
Passo a passo
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Por baixo do nome da lista, clique na etiqueta «Instruções».
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Escreva o que o profissional de limpeza deve saber antes de começar, por exemplo «Roupa suja no saco azul».
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No painel, clique no separador Vista do profissional de limpeza. O telemóvel do profissional de limpeza é apresentado ao lado da lista: as suas instruções estão no bloco «Antes de começar».
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Em «Alojamento de exemplo», escolha um alojamento para ver também as subtarefas próprias desse alojamento.
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Clique em Guardar.
Definir o tempo das listas
Cada alojamento tem o tempo da sua limpeza de referência, na sua ficha, separador «Tempos e preços». As outras listas definem-se em relação a ela.
Passo a passo
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Por cima da tabela das listas, clique em Tempos e preços das listas. A janela mostra todas as suas listas.
- Numa lista aberta, a etiqueta «Tempo e preço» abre a mesma janela.
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Localize a lista marcada «Referência»: vale 100 %.
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Para outra lista de limpeza, introduza a sua percentagem da limpeza de referência, ou escolha «valor fixo»: o mesmo tempo em todos os alojamentos.
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Clique em Guardar. É apresentada a mensagem «Tempos e preços das listas guardados.».
Dar o preço de uma lista como uma fórmula
O «…» de uma lista de limpeza escreve o seu preço como uma frase, por exemplo «2 × o tempo de referência × valor por hora do cliente + roupa da ficha + consumíveis da ficha».
Passo a passo
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Em Tempos e preços das listas, clique no «…» da lista, por exemplo «Limpeza profunda».
- 2
Defina cada parte:
- Tempo da lista: uma percentagem ou um número de vezes o tempo de referência (2: o dobro), ou um valor fixo: um tempo e um preço escritos na fórmula.
- Uma hora vale: «Valor por hora do cliente» (ficha do cliente, Finanças › Clientes) ou «Preço de referência do alojamento».
- Roupa e Consumíveis: os da ficha do alojamento × um número, ou um montante fixo, igual em todo o lado. A cruz no fim da linha retira-os; «Adicionar a roupa» ou «Adicionar os consumíveis» volta a colocá-los.
- Adicionar um valor fixo: um tempo e um preço adicionais.
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Por baixo da fórmula, aparece o cálculo detalhado num alojamento de exemplo. «Mudar de alojamento» mostra outro.
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Clique em Guardar. Por baixo do nome da lista, a fórmula é repetida em palavras.
Escrever a fórmula com variáveis ou pedi-la à IA
No «…», o separador «Fórmula» escreve o preço com as variáveis das regras de tarifação, por exemplo «2 * temps_menage * taux_horaire + linge_de_la_fiche + consommables_de_la_fiche».
Passo a passo
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Clique no separador «Fórmula». O tempo da lista continua a ser definido em cima.
- 2
Escreva a fórmula ou clique numa variável da lista para a adicionar. Ao lado de cada variável, o seu valor no alojamento de exemplo.
- 3
Ou descreva o preço por palavras suas, por exemplo «o dobro do tempo de limpeza ao valor por hora, mais a roupa de cama e banho», e clique em «Escrever a fórmula»: a IA escreve-a e explica-a numa frase.
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Por baixo da fórmula, «Fórmula correta» dá o preço no alojamento de exemplo, ou um erro a corrigir. Clique em «Guardar».
Ver e ajustar em todos os alojamentos
Por baixo do cálculo, Ver em todos os alojamentos abre uma tabela: cliente, tempo de referência, tempo, valor, mão de obra, roupa, consumíveis, preço sem impostos e com impostos de cada alojamento. O filtro «Alojamentos» aceita vários alojamentos.
Passo a passo
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Clique num valor de roupa, consumíveis ou preço e escreva o do alojamento. Fica a verde.
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↺ volta ao cálculo; «Voltar a calcular tudo» fá-lo para todos os alojamentos.
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Clique em Guardar.
Perguntas frequentes
O que acontece se eu alterar uma lista já usada por limpezas?
As limpezas já começadas mantêm a versão antiga: as suas caixas assinaladas e os seus relatórios não mudam. Consulta-se por baixo da tabela, em «Versões anteriores». As suas alterações valem para as limpezas seguintes.
Pode alterar-se uma lista no telemóvel?
Não. No telemóvel, as listas só se leem. Para as alterar, abra este ecrã num computador.
Como substituo uma lista inteira por um modelo?
Na lista aberta, abra o menu «Outras ações», no topo, e depois «Partir de um modelo». O software pede confirmação: as linhas já escritas são substituídas pelas do modelo.
Os meus profissionais de limpeza não veem a lista: o que devo verificar?
Duas coisas: que aceitaram o seu convite, e que as suas limpezas têm uma lista, a escolhida no fluxo de trabalho.
Porque é que o passo do guia continua por assinalar?
Só conta as listas guardadas e ativas. Confirme que clicou em «Guardar».