Der Tagesvorschlag
Die Software plant Ihre Reinigungskräfte für die Einsätze eines Tages ein. Sie lösen die Entscheidungen, passen den Tag an und geben frei. Mit den dauerhaften Einstellungen, von der Diagnose bis Fahrzeuge & Lager.
Der Tagesvorschlag plant Ihre Reinigungskräfte für die Reinigungen, Kontrollen und Lieferungen eines Tages ein und folgt dabei Ihren Regeln: Tätigkeiten, Sektoren, Urlaub, Höchststunden, Fahrten. Nutzen Sie ihn am Vortag, um den nächsten Tag vorzubereiten: Sie lösen die wenigen gemeldeten Probleme und geben dann frei. Rechnen Sie mit einigen Minuten pro Tag.
Beim ersten Mal folgen Sie Weisen Sie Ihre ersten Reinigungskräfte zu. Um zwei Personen für dieselbe Reinigung einzuplanen, lesen Sie Eine Reinigung aufteilen.
Den Vorschlag erstellen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Zuweisung. Die Seite „Tagesvorschlag“ öffnet sich mit dem morgigen Tag.
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Wählen Sie den Tag mit den Pfeilen neben dem Datum, oder klicken Sie auf das Datum, um den Kalender zu öffnen.
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Stellen Sie bei Bedarf die Chips oben auf der Seite ein (Tabelle unten).
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Klicken Sie auf Erstellen, oder auf Neu berechnen, wenn bereits ein Vorschlag angezeigt wird. Die Schaltfläche zeigt „Wird berechnet…“.
- Sie können andere Bildschirme öffnen: Die Berechnung läuft weiter und eine Meldung sagt Ihnen, wenn der Vorschlag fertig ist. Laden Sie die Seite nicht neu und schließen Sie den Tab nicht vor dem Ende.
- 5
Lesen Sie das Banner: „Bereit zur Freigabe“ oder zum Beispiel „2 Entscheidungen vor der Freigabe offen“.
| Chip | Was er bewirkt |
|---|---|
| „Sektor“ | Zeigt einen einzelnen Sektor oder „Alle Sektoren“. Wird angezeigt, wenn Sie mehrere Sektoren haben |
| „Bereiche“ | Hakt an, was angezeigt wird: Reinigung, Kontrolle, Lieferung |
| „Tagesteam“ | Legt fest, wer an diesem Tag arbeitet und zu welchen Zeiten |
| „Priorität“ | Legt fest, was der Vorschlag an diesem Tag bevorzugt |
Auf dem Telefon finden Sie diese Chips unter der Schaltfläche „Filter“.
Die offenen Entscheidungen lösen
Links zeigt die Spalte „Offene Entscheidungen“ eine Karte pro Problem. Ein Etikett nennt die Art:
| Etikett | Was es bedeutet |
|---|---|
| „Ohne Lösung“ | Niemand kann den Einsatz übernehmen |
| „Überschreitung“ | Eine Person überschreitet ihre Höchststunden |
| „Lieferung“ | Eine Lieferung passt in keine Tour |
| „Unstimmigkeit“ | Eine Prüfung des Vorschlags meldet ein Problem |
Schritt für Schritt
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Lesen Sie den Grund auf der Karte und dann die „Lösungsvorschläge“.
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Klicken Sie auf die Lösung, die Ihnen passt, zum Beispiel „An Julie um 10:30 vergeben“, „Überschreitung akzeptieren“ oder „Marc für diesen Tag hinzufügen“. Die Karte gilt als erledigt.
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Um es zu verstehen, klicken Sie auf „Warum?“ oder „Warum niemand?“: Der Grund für jede ausgeschlossene Person wird angezeigt.
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Für eine andere Person klicken Sie auf „Jemand anderen wählen“. Grün passt; Orange passt mit Kosten; Rot ist unmöglich.
- Sie wählen eine Person in Rot? Das Fenster „Laut Prüfung passt das nicht“ öffnet sich: Trotzdem wählen behält Ihre Auswahl, und die Prüfung wird bei der Freigabe wiederholt.
- 5
Um zurückzugehen, klicken Sie auf der Karte auf „Rückgängig“.
Einen Einsatz von Hand ändern
Am Computer oder Tablet zeigt die Zeitleiste den Tag jeder Person.
Schritt für Schritt
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Wählen Sie die Ansicht: „Zeitleiste + Karte“, „Zeitleiste“ oder „Karte“.
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Ziehen Sie einen Einsatz auf die Zeile einer anderen Person, um ihn ihr zu geben. Während des Ziehens: Grün passt; Orange passt mit Kosten; Rot ist unmöglich.
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Ziehen Sie einen Einsatz waagerecht, um seine Uhrzeit zu ändern, in Schritten von 5 Minuten.
- Eine Reinigung zu zweit, eine Lieferung sowie ein begonnener oder beendeter Einsatz behalten ihre Uhrzeit.
- „Zurück auf 10:30“ (zum Beispiel) stellt die von der Software vorgeschlagene Uhrzeit wieder her.
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Klicken Sie auf einen Einsatz, um seine Details zu öffnen: „Verschieben zu…“, „Einsatzdetails öffnen“ oder „Zurück zum Vorschlag des Moduls“. Das Feld „Person oder Unterkunft…“ findet einen Einsatz in einem langen Tag.
Unten auf der Seite listet der Teil „Manuelle Zuweisung“ alle Einsätze auf: Wählen Sie die Person und die Uhrzeit, Zeile für Zeile.
Einen besonderen Tag anpassen
Um an diesem Tag etwas anderes zu bevorzugen, ändern Sie die Priorität:
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Chip „Priorität“, zum Beispiel „Priorität: Ausgewogen“. Das Fenster der Tagespriorität öffnet sich.
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Wählen Sie eine Karte. „Weitere Auswahl“ zeigt andere: Arbeit verteilen, Lange Fahrten, Neues Team, Voller Tag.
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Lesen Sie den Teil „Was sich ändert“: Fahrten des Teams, Einsätze mit anderer Reinigungskraft, Einsätze ohne Lösung. Das ist eine Probeberechnung, nichts wird gespeichert.
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Klicken Sie auf Anwenden und neu berechnen. Der Vorschlag wird neu berechnet; eine Meldung bietet „Rückgängig“ an.
| Priorität | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Ausgewogen | Berücksichtigt alles: Gewohnheiten, Qualität, Fahrten und Arbeitslast |
| Weniger Fahrten | Fasst nahe Einsätze zusammen, auch wenn dafür die gewohnte Reinigungskraft wechselt |
| Qualität zuerst | Wählt die Person mit der besten Bewertung für die Unterkunft, auch wenn sie von weit her kommt |
| Gewohnte Reinigungskräfte behalten | Lässt nach Möglichkeit dieselbe Person in derselben Unterkunft |
Für eine zusätzliche Person, eine Abwesenheit oder andere Zeiten an diesem Tag nutzen Sie das Tagesteam:
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Chip „Tagesteam“. Der Seitenbereich „Team des Tages“ öffnet sich, mit dem Datum.
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Suchen Sie die Person unter „Person suchen…“.
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Klicken Sie auf „Im Team“, um sie an diesem Tag hinzuzufügen, oder auf „Entfernt“, um sie herauszunehmen.
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Ändern Sie bei Bedarf „Beginn“, „Ende“ oder „Max. Stunden“.
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Klicken Sie auf Speichern und neu erstellen. „Speichern ohne Neuerstellung“ behält den angezeigten Vorschlag.
Eine KI-Durchsicht anfordern
Sobald der Vorschlag erstellt ist, kann die KI einige Nachbesserungen vorschlagen, die die Software erneut prüft.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie im Banner auf KI-Durchsicht. Der Seitenbereich zeigt „Die Durchsicht wird berechnet…“; rechnen Sie mit 5 bis 10 Sekunden.
- 2
Lesen Sie jede Nachbesserung: ihre Stufe („Ohne Risiko“, „Zu bestätigen“ oder „Zu entscheiden“), dann „Vorher“ und „Nachher“.
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Klicken Sie auf „Auf der Zeitleiste zeigen“, um die betroffenen Einsätze zu finden.
- 4
Klicken Sie auf Bestätigen oder auf Ablehnen. „Alle ohne Risiko bestätigen“ bestätigt die Nachbesserungen ohne Risiko auf einmal.
- 5
Um alles rückgängig zu machen, klicken Sie auf „Durchsicht verwerfen“: Der Vorschlag ist wieder der der Software.
Den Vorschlag freigeben oder zurücknehmen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf ✓ Vorschlag freigeben. Eine Meldung nennt die Zahl der zugewiesenen Einsätze, zum Beispiel „12 Einsatz/Einsätze zugewiesen.“
- Sind noch Entscheidungen offen? Das Fenster „Noch 2 Entscheidungen offen“ öffnet sich. Trotzdem freigeben speichert den Rest; Einsätze ohne Lösung bleiben ohne Person.
- Ist oben auf der Seite ein Sektor gewählt? Nur seine Einsätze werden freigegeben.
- 2
Um einen Beleg zu behalten, klicken Sie auf „⋯“ (Weitere Aktionen) und dann auf „PDF herunterladen“.
- 3
Um eine Freigabe rückgängig zu machen, klicken Sie auf „⋯“ und dann auf „Anwendung zurücknehmen“. Das Fenster „Anwendung für diesen Tag zurücknehmen?“ öffnet sich.
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Klicken Sie auf Entfernen. Die freigegebenen Einsätze sind wieder ohne Person; ihre Zeiten bleiben erhalten.
Die dauerhaften Einstellungen vorbereiten
Der Vorschlag folgt Einstellungen, die Sie einmal festlegen. Oben im Bildschirm führen fünf Tabs dorthin:
| Tab | Was Sie dort einstellen |
|---|---|
| „Diagnose“ | Was für einen guten Vorschlag fehlt: fünf Einrichtungsschritte und die zu prüfenden Daten |
| „Regeln“ | Arbeitszeiten, Arbeitslast, wer was machen darf, Fahrten, Stil des Vorschlags, Lieferungen, KI-Durchsicht |
| „Personal“ | Tätigkeiten, Stufe, max. Stunden, Arbeitszeitfenster und Anfahrt jeder Person |
| „Unterkünfte“ | Reinigungsdauer, Gästezeiten, bevorzugte Personen für die Reinigung und ausgeschlossene Personen jeder Unterkunft |
| „Fahrzeuge & Lager“ | Die Lager, die Fahrzeuge und das Fahrzeug jedes Fahrers |
Beginnen Sie mit „Diagnose“: Sie zeigt, was einzustellen ist und in welcher Reihenfolge.
Mit der Diagnose sehen, was fehlt
Der Tab „Diagnose“ stellt selbst nichts ein: Er zeigt, wo Sie stehen, und führt Sie an die richtige Stelle.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Zuweisung, dann den Tab „Diagnose“. Eine Markierung am Tab zeigt, dass noch etwas zu vervollständigen ist.
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Lesen Sie den Zähler oben, zum Beispiel „3 / 5 Einrichtungsschritte erledigt“. Der Satz darunter sagt, was noch fehlt.
- 3
Klicken Sie unter „Einrichtung“ auf die Schaltfläche eines noch offenen Schritts (Tabelle unten). Der passende Tab öffnet sich.
- 4
Bearbeiten Sie unter „Zu prüfen (Daten)“ jede gemeldete Zeile. Ist alles in Ordnung, erscheint die Zeile „Stimmige Daten“.
- 5
Kehren Sie zur Diagnose zurück, bis Sie lesen: „Alles ist bereit: Der Tagesvorschlag wird mit einem Klick berechnet.“
| Schritt | Was er prüft | Schaltfläche |
|---|---|---|
| „1. Unternehmen einrichten“ | Zeiten, max. Stunden und Pause sind gespeichert | „Anpassen“ öffnet „Regeln“ |
| „2. Sektoren anlegen“ | Ihre nahe beieinander liegenden Unterkünfte sind gruppiert | „Anlegen“ |
| „3. Ihre Personen“ | Es gibt Personen, die vorgeschlagen werden können | „Hinzufügen“ öffnet „Personal“ |
| „4. Ihre Unterkünfte“ | Jede Unterkunft hat eine Position auf der Karte und eine Reinigungsdauer | „Alle … verorten“ oder „Ansehen“ |
| „5. Lieferungen“ | Lager und Fahrzeuge sind bereit | „Vervollständigen“ öffnet „Fahrzeuge & Lager“ |
| Zeile unter „Zu prüfen (Daten)“ | Was sie bedeutet | Schaltfläche |
|---|---|---|
| „2 Personen haben denselben Namen“ | Verwechslungsgefahr in den Vorschlägen | „Umbenennen“ öffnet „Personal“ |
| „1 Fahrzeug ohne Kapazität“ | Es kann kein Artikel geladen werden | „Vervollständigen“ öffnet „Fahrzeuge & Lager“ |
| „Widersprüchliche Regeln“ | Zwei Regeln lassen sich nicht zusammen einhalten | Öffnet die betroffene Regelfamilie |
Die Regeln des Unternehmens einstellen
Der Tab „Regeln“ ordnet die Regeln in sieben Familien, in der linken Spalte.
| Familie | Beispiele für Regeln |
|---|---|
| „Zeiten und Arbeitszeit“ | „Arbeitszeit einer Person pro Tag begrenzen“, „Beginn und Ende des Arbeitstages“, „Pausenzeit zwischen zwei Einsätzen“ |
| „Arbeitslast“ | „Maximale Anzahl Einsätze pro Tag, nach Art“, „Fahrten zu den max. Stunden zählen“ |
| „Wer darf was“ | „Jede Person nur für ihre Tätigkeiten vorschlagen“, „Personen im Urlaub nicht vorschlagen“ |
| „Fahrten“ | „Verkehrsmittel, wenn die Person keines gewählt hat“, „Zeit zum Parken (Auto)“ |
| „Stil des Vorschlags“ | „Weniger Fahrten“, „Ausgewogen“ oder „Qualität zuerst“ |
| „Lieferungen“ | „Uhrzeit, bis zu der die Wäsche in der Unterkunft sein muss“, „Maximale Wartezeit vor einer Unterkunft“ |
| „KI-Durchsicht“ | „KI-Durchsicht aktivieren“ und was die KI vorschlagen darf |
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie den Tab „Regeln“ und klicken Sie auf eine Familie.
- 2
Lassen Sie oben „Ganzes Unternehmen“ gewählt: Der Wert gilt dann überall.
- 3
Ändern Sie den Wert einer Regel. Die Änderung wird von selbst gespeichert: „Alles ist gespeichert.“ erscheint.
- Das Fenster „Diese Änderungen speichern?“ öffnet sich, wenn Ihre Änderung Ausnahmen ersetzt oder entfernt. Es listet sie auf.
- 4
Für einen Sektor, der von den anderen abweicht, klicken Sie auf „Ein Sektor“ und wählen ihn aus. Ein grauer Wert ist der des Unternehmens: Geben Sie einen Wert ein, um eine Ausnahme daraus zu machen.
- „Zurück zum Unternehmenswert“ hebt die Ausnahme auf.
- 5
Um einen Wert zu verstehen, klicken Sie auf „Herkunft des Werts ansehen“, dann auf „Ausnahmen ansehen / bearbeiten ›“.
- 6
Um eine Person zu prüfen, klicken Sie auf „Eine Person“: Der Bildschirm zeigt, was für sie tatsächlich gilt, nur zum Lesen.
Jede Regel trägt ein Etikett:
| Etikett | Was es bedeutet |
|---|---|
| „Verpflichtend“ | Wird nie verletzt. Ist es unmöglich, bleibt der Einsatz unbesetzt |
| „Mit Kosten toleriert“ | Möglich, aber so weit wie möglich vermieden |
| „Präferenz“ | Der Vorschlag versucht, sie einzuhalten, ohne je einen Einsatz zu blockieren |
Jede Person einstellen
Der Tab „Personal“ listet die Personen, die vorgeschlagen werden können, mit ihren Tätigkeiten, max. Stunden, ihrem Zeitfenster, ihrer Anfahrt und ihrer Stufe.
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie den Tab „Personal“.
- 2
Klicken Sie auf „Zu vervollständigen“, wenn es angezeigt wird: Es zeigt die Personen ohne Tätigkeit, ohne Sektor oder mit doppeltem Namen.
- 3
Klicken Sie auf eine Person. Ihr Bereich öffnet sich rechts.
- 4
Haken Sie unter „Tätigkeiten und Stufe“ ihre Tätigkeiten an und wählen Sie für jede ihre Stufe (Tabelle unten).
- 5
Wählen Sie unter „Stunden und Zeitfenster“ ihren „Sektor“, ihre „Max. Stunden“ und ihr „Arbeitszeitfenster“.
- 6
Wählen Sie unter „Fahrten“ ihr „Verkehrsmittel“ und ihre Adresse für „Start am Morgen“.
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Fügen Sie unter „Unterkünfte“ ihre gewohnten Unterkünfte hinzu und die, von denen sie ausgeschlossen ist.
Jede Änderung wird sofort gespeichert. Ein grüner Punkt zeigt einen Wert, der für diese Person eingestellt ist; ohne grünen Punkt folgt sie dem Sektor oder dem Unternehmen.
| Stufe | Was sie bedeutet |
|---|---|
| „Favorit“ | Wird zuerst vorgeschlagen |
| „Unterstützung“ | Wird als Verstärkung vorgeschlagen |
| „Letzte Option“ | Wird nur vorgeschlagen, wenn sonst niemand kann |
| „Nie“ | Wird nie vorgeschlagen |
Jede Unterkunft einstellen
Der Tab „Unterkünfte“ zeigt eine Zeile pro Unterkunft. Es sind dieselben Felder wie im Unterkunftsprofil: Eine Änderung hier ändert sie auch dort.
Schritt für Schritt
- 1
Öffnen Sie den Tab „Unterkünfte“.
- 2
Klicken Sie in der Spalte „Dauer“ auf die Dauer einer Unterkunft. Das Fenster „Dauer und Zeiten“ öffnet sich.
- 3
Geben Sie die „Reinigungsdauer“ ein. Wählen Sie für die „Gästezeiten“ „Eigene Zeiten“ oder „Übernehmen“ und klicken Sie auf Anwenden.
- 4
Klicken Sie unter „Bevorzugte Personen (Reinigung)“ auf „+ Hinzufügen“ und wählen Sie eine Person. Die anderen Bereiche stellen Sie im Unterkunftsprofil ein: siehe Wählen Sie, wer in eine Unterkunft kommt.
- Mehrere bevorzugte Personen? Öffnen Sie die Rangfolge: Die erste wird zuerst vorgeschlagen.
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Klicken Sie unter „Ausgeschlossene Personen“ auf „+ Hinzufügen“: Die Person wird für diese Unterkunft nie vorgeschlagen.
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Stellen Sie „Reinigungskraft vor Ort für Lieferung erforderlich“ auf Ja, wenn die Wäsche nur während der Reinigung geliefert werden kann.
Lager und Fahrzeuge angeben
Nötig, wenn Sie Wäsche liefern. Der Tab „Fahrzeuge & Lager“ hat drei Teile.
| Teil | Was Sie dort angeben |
|---|---|
| „Lager“ | Das Lager, in dem der Fahrer die saubere Wäsche lädt |
| „Fahrzeuge“ | Die Höchstmenge pro Artikel: Sie löst die Rückkehr zum Lager aus |
| „Fahrer“ | Welches Fahrzeug jeder Fahrer nutzt |
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie den Tab „Fahrzeuge & Lager“.
- 2
Klicken Sie unter „Lager“ auf „+ Hinzufügen“ und geben Sie das Lager ein.
- 3
Klicken Sie unter „Fahrzeuge“ auf „+ Hinzufügen“ und geben Sie die Höchstmenge jedes Artikels ein.
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Wählen Sie unter „Fahrer“ das Fahrzeug jedes Fahrers.
Die Regeln der Touren (Frist für die Wäsche, akzeptierte Verspätung, Wartezeit) stellen Sie im Tab „Regeln“, Familie „Lieferungen“, ein.
Häufige Fragen
Ändert sich der Dienstplan, wenn ich auf „Erstellen“ klicke?
Nein. Vor „✓ Vorschlag freigeben“ wird nichts gespeichert. Nur die Schaltflächen „Anwenden“ eines Einsatzes speichern sofort.
Was geschieht mit Einsätzen „Ohne Lösung“, wenn ich trotzdem freigebe?
Sie bleiben ohne Person. Sie können ihnen später eine Reinigungskraft geben, in „Manuelle Zuweisung“ oder über den Kalender.
Gilt eine geänderte Priorität auch für andere Tage?
Nein. Sie gilt nur für das angezeigte Datum. Die übliche Priorität des Unternehmens wird im Tab „Regeln“ eingestellt, Teil „Stil des Vorschlags“.
Mit welchem Tab beginne ich die Einstellungen?
Mit „Diagnose“. Sie listet die fünf Einrichtungsschritte, sagt, was fehlt, und öffnet für jeden Schritt den passenden Tab.
Kann eine Regel für einen Sektor oder eine Person anders sein?
Ja. Der Unternehmenswert gilt überall, außer bei einer Ausnahme. Einen Sektor stellen Sie im Tab „Regeln“ mit „Ein Sektor“ ein. Eine Person stellen Sie in „Personal“ ein.
Kann ich den Vorschlag auf dem Telefon nutzen?
Ja, um die Entscheidungen zu lösen und freizugeben. Die Zeitleiste, die Karte und das Ziehen und Ablegen erfordern einen Computer oder ein Tablet.