Laden Sie Ihr Team ein

Schritt für Schritt

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   Öffnen Sie das Menü Team › Team oder Einstellungen › Zugriff › Benutzer.

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   Klicken Sie auf Benutzer einladen. Das Fenster „Benutzer einladen“ öffnet sich: links die Eingabe, rechts das, was die Person sehen wird.

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   Geben Sie unter „Wer“ die „E-Mail“ (Pflichtfeld), den Eintrag „Vollständiger Name“ und das „Telefon“ ein.

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   Wählen Sie unter „Rolle“ die Rolle der Person. Die rechte Spalte zeigt sofort ihr Menü.

   Sind Sie Manager/in? Die Liste bietet nur die Rollen an, die Sie einladen dürfen.

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   Kreuzen Sie für eine Außendienstkraft ihre „Tätigkeiten (was die Person macht)“ an.

   • „Vertrag und Vergütung“ ist freiwillig: „Angestellt“, „Selbstständig“ oder „Später“. „Später“ legt nichts an.
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   Öffnen Sie bei Bedarf „Weitere Optionen“:

   1. „Sprache der Einladung“: Wählen Sie die Sprache der E-Mail.
   2. Begrenzen Sie die Bereiche, Kunden und Unterkünfte, die die Person sieht.
   3. „Konformitätsdokumente anfordern“ ist zu Beginn angekreuzt. Entfernen Sie unter „Von dieser Person angeforderte Dokumente“ das Häkchen bei einem Dokument, um es nicht anzufordern.
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   Klicken Sie auf Einladung senden. Der Bildschirm „Einladung gesendet“ erscheint und die Person steht in der Liste.

Schritt für Schritt

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   Suchen Sie auf dem Bildschirm „Einladung gesendet“ den Kasten „Wird die E-Mail vielleicht nicht gelesen?“.

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   Klicken Sie auf Link zum Teilen erstellen. Der persönliche Link erscheint und ist bereits kopiert: Die Meldung „Link kopiert“ bestätigt es.

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   Fügen Sie den Link in eine Nachricht an die Person ein.

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   Klicken Sie auf Fertig oder auf „Weitere Person einladen“, um das leere Fenster erneut zu öffnen.

Schritt für Schritt

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   Klicken Sie über der Liste auf Mehrere Personen einladen.

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   Füllen Sie eine Zeile pro Person aus: „E-Mail“, „Vollständiger Name“, „Telefon“, „Rolle“, dann die Tätigkeiten einer Außendienstkraft.

   • „Zeile hinzufügen“ fügt eine Person hinzu.
   • „E-Mail-Liste einfügen“ legt eine Zeile pro Adresse an: eine Adresse pro Zeile oder durch Kommas getrennt.
   • „Dieselbe Rolle für alle wählen“ füllt, wenn es angeboten wird, die Rolle aller Zeilen aus.
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   Korrigieren Sie die rot markierten Zeilen. Solange welche übrig sind, erscheint die Meldung „Vervollständigen Sie die rot markierten Zeilen vor dem Senden.“.

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   Klicken Sie auf die Schaltfläche zum Senden, zum Beispiel 3 Einladungen senden. Jede Person erhält ihre E-Mail in der Sprache des Unternehmens und steht in der Liste.

   • Um die Konten ohne E-Mail anzulegen, klicken Sie stattdessen auf Ohne Versand anlegen. Die Personen stehen mit „Einladung nicht gesendet“ in der Liste, und die Zusammenfassung bietet Die 3 Einladungen jetzt senden an.

Schritt für Schritt

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   Klicken Sie über der Liste auf CSV importieren. Das Fenster „Benutzer importieren (CSV)“ öffnet sich.

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   Klicken Sie auf Vorlage herunterladen. Sie erhalten eine Excel-Datei: eine Spalte pro Angabe, ein Hinweis unter jedem Titel, zwei Beispielzeilen zum Ersetzen.

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   Füllen Sie in Excel oder Numbers eine Zeile pro Person aus. Die Dropdown-Menüs bieten die Auswahl Ihres Unternehmens:

   • „Rolle“: eine Rolle, „Außendienstkraft“ oder ein Zugriffstyp.
   • „Tätigkeiten“ (Außendienstkraft): Reinigung, Wäsche, Kontrolle, Lieferung, Wartung; mehrere durch Komma getrennt.
   • „Status“ (Später, Angestellt, Selbstständig), „Vergütung“ (monatlich, stundenweise, pro Reinigung) und „Betrag“: Vertrag und Vergütung werden wie nach einer Einladung angelegt.
   • „Sprache“, „Erlaubte Abteilungen“, „Erlaubte Kunden“, „Erlaubte Unterkünfte (Etiketten)“: leer bedeutet alles.
   • „Konformitätsdokumente“: Ja (alle Pflichtdokumente), Nein oder die Liste der anzufordernden Dokumente.
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   Wählen Sie unter „Excel- oder CSV-Datei“ Ihre Datei (.xlsx oder .csv). Die Software zeigt die Anzahl der erkannten Zeilen und erkennt die Spalten der Vorlage von selbst; bei einer anderen Datei ordnen Sie jede Spalte zu.

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   Wählen Sie unter „Standardrolle (wenn Spalte leer)“ die Rolle für Zeilen ohne Rolle.

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   Prüfen Sie die Tabelle: Eine rote Zeile sagt, was nicht stimmt (unbekannte Rolle, unbekannter Kunde …). Korrigieren Sie die Datei und wählen Sie sie erneut.

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   Klicken Sie auf die Schaltfläche „… Zeile(n) importieren“. Die Konten werden angelegt; es wird noch keine E-Mail gesendet.

   • Manche Personen gibt es schon? Wählen Sie „Überschreiben“ oder „So lassen“.
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   Klicken Sie auf Einladungen senden. Die E-Mails gehen raus.

Schritt für Schritt

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   Klicken Sie über der Liste auf „Einladungen“: Dort stehen die Personen, die sich noch nicht angemeldet haben.

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   Für eine Person: Öffnen Sie ihr Profil und klicken Sie im Feld „Einladung noch nicht gesendet“ auf Einladung senden. Die Meldung „Einladung per E-Mail gesendet“ erscheint.

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   Für mehrere Personen: Markieren Sie sie, klicken Sie über der Liste auf Einladung senden und bestätigen Sie im Fenster „3 Einladungen senden?“.

Schritt für Schritt

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   Klicken Sie in der Liste auf die Person. Ihr Profil öffnet sich.

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   Klicken Sie unten im Profil auf Einladung erneut senden. Die Meldung „Einladung erneut per E-Mail gesendet“ erscheint.

   • Hat die Person ihr Konto schon aktiviert? Sie erhält stattdessen eine E-Mail, um ein neues Passwort zu wählen.
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   Kommt die E-Mail immer noch nicht an? Klicken Sie auf Anmeldelink kopieren und fügen Sie den Link in eine Nachricht an die Person ein.