Signaler un problème dans un logement et le suivre

Les problèmes signalés

Casse, équipement en panne, fuite, saleté importante, linge manquant, nuisibles, accès impossible… Les agents signalent ce qu'ils constatent depuis leur téléphone, et le bureau suit chaque problème jusqu'à sa résolution.

Côté agent : signaler depuis la mission

1. Dans la fiche de la mission, sous Propriété, touchez Signaler un problème (le même bouton se trouve tout en bas de la liste « Exigences »).
2. Sous « Quel problème ? », choisissez le type : Casse, Équipement en panne, Saleté importante, Linge / consommables manquants, Nuisibles, Accès impossible, Fuite / dégât des eaux, Autre.
3. Sous « Urgence », choisissez Peut attendre ou Urgent.
4. Ajoutez jusqu'à 6 photos (Appareil photo ou Galerie) : elles portent la date, l'heure et la position, comme les photos de mission.
5. Sous « Description », écrivez ce que vous avez constaté et où exactement, puis touchez Envoyer le signalement.

La ligne Problèmes de la mission affiche une pastille rouge avec le nombre de problèmes ouverts et ouvre la liste « Déjà signalés sur ce logement » : inutile de signaler deux fois la même chose.

Bon à savoir : sans réseau, le signalement est gardé sur le téléphone (« En attente d'envoi ») et part tout seul au retour du réseau, sans doublon.

Pour le détail côté agent, voyez [Signaler un problème dans un logement](/aide/appli-agent/signaler-un-probleme).

Côté bureau : être prévenu

À chaque signalement, les administrateurs, les gestionnaires, les gestionnaires ménage et les gestionnaires livraison reçoivent une notification « Problème signalé : … » (ou « Problème urgent : … ») avec le logement, l'agent et la description. Dans Alerte et Suivi, le bloc Problèmes signalés liste les nouveaux problèmes, urgents d'abord, avec deux actions rapides : Créer une intervention et Résolu.

Suivre et résoudre

Le menu Problèmes signalés, juste sous Calendrier, ouvre l'écran qui centralise tout. Il est ouvert aux administrateurs, gestionnaires, gestionnaires ménage et gestionnaires livraison. La pastille rouge du menu compte les problèmes non résolus.

• Quatre compteurs : Nouveaux, En cours, Urgents ouverts, Résolus ce mois. Ils portent sur tous les problèmes de la société, sans suivre les filtres.
• Des filtres par période, logement, client, balise, type, statut, urgence et personne qui a signalé, plus « Rechercher dans les descriptions… ». Les filtres restent dans l'adresse de la page : vous pouvez la mettre en favori ou la partager à un collègue.
• Un tableau (date, logement, client, balises, type, agent, statut) ; un clic ouvre la fiche du problème à droite.

Chaque problème suit trois statuts : Nouveau → En cours (quand une intervention de maintenance est créée) → Résolu (bouton Marquer résolu). Rouvrir remet un problème résolu en cours.

Dans la fiche :

• Créer une intervention de maintenance ouvre une fenêtre déjà remplie : le logement, le département Maintenance, un nom et des consignes reprises du signalement, avec une priorité haute si le problème est urgent. Choisissez la date, l'heure et la personne, puis Créer la tâche. Le problème passe « En cours » et le bouton est remplacé par un lien vers l'intervention. Un problème n'a qu'une intervention.
• Note interne (non visible par l'agent) : vos remarques, le devis, le numéro d'artisan… Enregistrer la note les conserve.
• Historique : signalé, pris en charge, intervention créée, résolu, rouvert, note modifiée — avec l'auteur et la date.

L'intervention créée apparaît dans Calendrier › vue Opération, onglet « Maintenance ».

Bon à savoir : le bouton Exporter en Excel exporte les problèmes affichés (avec les filtres en cours), une ligne par problème, avec les dates de prise en charge et de résolution et la note interne : pratique pour un point mensuel avec un propriétaire ou un client.

Pour aller plus loin, voyez [Traitez un problème signalé par un agent](/aide/planning-et-missions/traiter-un-probleme-signale).