Begrenzen Sie, was eine Person sieht
Beschränken Sie eine Person auf bestimmte Abteilungen, Kunden oder Unterkünfte und legen Sie Zugriffstypen an, die Bildschirme ausblenden oder nur lesbar machen.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Die Rolle einer Person legt fest, welche Bildschirme sie öffnet. Zwei Einstellungen gehen weiter: die Abteilungen, Kunden und Unterkünfte begrenzen, die sie sieht, und ihr einen Zugriffstyp geben, der Bildschirme ausblendet oder nur lesbar macht. Nutzen Sie diesen Artikel für einen Manager, der nur einen Kunden betreut, oder für eine Person, die lesen soll, ohne zu ändern. Rechnen Sie für einen ersten Zugriffstyp mit 10 Minuten.
Die Rolle und die Tätigkeiten ändern Sie unter Bearbeiten Sie das Profil einer Person. Um das Ergebnis mit den Augen der Person zu sehen, lesen Sie Testen Sie die Software mit einem Testkonto.
Die richtige Einstellung wählen
| Sie möchten | Zu verwendende Einstellung |
|---|---|
| Dass eine Person nur bestimmte Kunden, Abteilungen oder Unterkünfte sieht | „Abteilungen, Kunden & Unterkünfte“, in ihrem Profil |
| Dass eine Person bestimmte Bildschirme nicht öffnet oder sie liest, ohne zu ändern | Ein Zugriffstyp |
| Beides zugleich, für mehrere Personen | Ein Zugriffstyp, der auch das „Wo“ enthält |
Die Abteilungen, die Kunden und die Unterkünfte begrenzen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Zugriff › Benutzer.
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Klicken Sie auf die Person, dann auf den Bereich „Zugriff“ ihres Profils.
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Klicken Sie neben „Abteilungen, Kunden & Unterkünfte“ auf Bearbeiten. Das Fenster „Abteilungen, Kunden & Unterkünfte“ öffnet sich.
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Kreuzen Sie unter „Erlaubte Abteilungen“ die Abteilungen an: Reinigung, Kontrolle, Wartung, Lieferung.
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Kreuzen Sie unter „Erlaubte Kunden“ die Kunden an.
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Wählen Sie unter „Erlaubte Unterkünfte (Etiketten)“ die Etiketten der Unterkünfte.
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Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Bereich gespeichert.“ erscheint und der Bereich „Zugriff“ zeigt die neue Auswahl.
Was die Auswahl der Kunden begrenzt und was sie noch nicht begrenzt:
| Element | Wirkung der Kundenauswahl |
|---|---|
| Unterkünfte, Einsätze (Kalender, Betrieb, Warnungen, Dashboard), Buchungen, Berichte, Rechnungen und Preise | Auf die gewählten Kunden begrenzt |
| Eine Unterkunft ohne Kunden | Wird der Person nicht angezeigt |
| Lieferungen, Wäsche, Zeiterfassungen und Stunden, Benachrichtigungen | Noch nicht begrenzt |
| Ein Administrator | Sieht immer alle Kunden: Diese Auswahl begrenzt ihn nicht |
| Eine Außendienstkraft | Sieht die Einsätze, die ihr übertragen sind: Die gewählten Kunden begrenzen nur das Büro |
Einen Zugriffstyp anlegen
Ein Zugriffstyp geht von einer Rolle aus und blendet dann Bildschirme aus oder macht sie nur lesbar. Er kann keinen Bildschirm öffnen, den die Rolle nicht öffnet.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie über der Personenliste auf Zugriffstypen. Das Fenster „Zugriffstypen“ öffnet sich.
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Klicken Sie auf Neuer Zugriffstyp. Das Fenster „Neuer Zugriffstyp“ öffnet sich: auf der einen Seite die Einstellungen, auf der anderen die Vorschau „Was die Person sehen wird“.
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Geben Sie den „Name“ ein, zum Beispiel „Leitung Reinigung — nur lesen“.
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Wählen Sie unter „1 · Ausgangspunkt“ entweder „Büro“ und eine Rolle oder „Außendienst“ und Tätigkeiten.
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Begrenzen Sie unter „2 · Wo (optional)“ bei Bedarf die Abteilungen, die Kunden und die Unterkünfte.
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Stellen Sie unter „3 · Bildschirme, wie im Menü geordnet“ jede Gruppe von Bildschirmen ein:
- „Bearbeiten“: wie die Rolle.
- „Lesen“: Die Person öffnet den Bildschirm, ohne etwas zu ändern.
- „Ausgeblendet“: Der Bildschirm verschwindet aus ihrem Menü.
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Prüfen Sie die Vorschau: Sie zeigt das Menü der Person, am Computer und auf dem Telefon.
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Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Zugriffstyp gespeichert.“ erscheint und der Typ steht in der Liste.
Einer Person einen Zugriffstyp geben
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Profil der Person, Bereich „Rolle und Tätigkeiten“.
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Öffnen Sie die Liste „Rolle“.
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Wählen Sie unter „Zugriffstypen“ den Typ. Die Meldung „Zugriffstyp angewendet.“ erscheint.
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Öffnen Sie den Bereich „Zugriff“: „Zugriffstyp“ zeigt seinen Namen, und „Was dieses Konto öffnen kann“ listet die Bildschirme auf.
Um zur Rolle allein zurückzukehren, öffnen Sie erneut die Liste „Rolle“ und wählen Sie eine Rolle: Der Zugriffstyp wird entfernt. Der Bereich „Zugriff“ zeigt dann „Keiner: Die Rechte folgen der Rolle.“
Einen Zugriffstyp bearbeiten, duplizieren oder löschen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie über der Personenliste auf Zugriffstypen. Jede Zeile zeigt den Namen, die Ausgangsrolle, die Anzahl der bearbeitbaren, nur lesbaren und ausgeblendeten Bildschirme und die Personen, die ihn nutzen.
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Klicken Sie auf Bearbeiten, um den Typ zu ändern, oder auf Duplizieren, um von einer Kopie auszugehen.
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Um ihn zu löschen, öffnen Sie ihn mit „Bearbeiten“ und klicken Sie dann auf „Diesen Zugriffstyp löschen“. Ein Bestätigungsfenster nennt die Personen, die ihn verlieren.
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Klicken Sie auf Löschen. Die Meldung „Zugriffstyp gelöscht.“ erscheint.
Häufige Fragen
Kann ein Zugriffstyp mehr Rechte geben als die Rolle?
Nein. Ein Zugriffstyp kann nur Bildschirme der Rolle ausblenden oder nur lesbar machen. Um mehr Bildschirme zu öffnen, gehen Sie von einer umfassenderen Rolle aus.
Wer kann einen Zugriffstyp anlegen?
Nur die Administratoren. Die Schaltfläche „Zugriffstypen“ wird nur ihnen angezeigt.
Kann man einen Zugriffstyp schon bei der Einladung geben?
Ja. Einen Zugriffstyp gibt man einer Person in ihrem Profil, Liste „Rolle“, oder bei der Einladung.
Wie prüfe ich, was die Person wirklich sieht?
In ihrem Profil, Bereich „Zugriff“, listet der Teil „Was dieses Konto öffnen kann“ ihre Bildschirme auf. Um weiter zu gehen, öffnen Sie die Software mit einem Testkonto.
Verbirgt das Begrenzen der Kunden auch die Lieferungen dieser Kunden?
Nein, noch nicht. Die Lieferungen, die Wäsche, die Zeiterfassungen, die Stunden und die Benachrichtigungen werden durch die Kundenauswahl nicht begrenzt.