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Importe sus alojamientos
Añada sus alojamientos con su software de reservas, con una hoja de Excel con enlaces iCal o a mano, y compruebe que han llegado bien.
Sus alojamientos llegan a The Big One de tres formas: con su software de reservas, con una hoja de Excel con enlaces iCal o a mano. Una vez creados los alojamientos, las reservas llegan solas y la planificación se llena. Cuente unos 5 minutos para una conexión y 10 minutos para una hoja de Excel.
Prepare primero la ficha de estructura de los alojamientos: la hoja de Excel retoma sus celdas. Después, cree sus listas de tareas y luego el flujo de trabajo que crea las limpiezas.
Elegir el método
| Método | Cuándo elegirlo | Dónde |
|---|---|---|
| Software de reservas | Sus anuncios están en un software de gestión: los alojamientos y las reservas llegan solos | Configuración › Flujos e integraciones › Integraciones |
| Hoja de Excel con enlaces iCal | Sus anuncios están en una plataforma de reservas, sin software de gestión, o ya tiene la lista de sus alojamientos en una hoja | Alojamientos, botón «Importar / Exportar» |
| A mano | Tiene pocos alojamientos, o solo uno que añadir | Alojamientos, botón «Añadir un alojamiento» |
Vincular su software de reservas
Paso a paso
- 1
Abra el menú Configuración › Flujos e integraciones › Integraciones.
- 2
Haga clic en el filtro «Software de gestión», o escriba el nombre de su software en «Buscar una integración…». Se muestra su tarjeta.
- 3
En la tarjeta, haga clic en Añadir una cuenta. Se abre una ventana, que debe rellenar con los accesos que le da su software.
- Ventana «Conectar …»: introduzca la información solicitada y haga clic en Conectar. Si su software pide una autorización en su propio sitio, el botón se llama «Autorizar …»: después vuelve solo a la página.
- Ventana «Añadir una cuenta de …»: rellene el «Nombre de la cuenta» (por ejemplo «Cuenta Madrid»), pegue la clave que le da su software y haga clic en «Guardar».
- 4
En la tarjeta de la conexión, haga clic en Importar los alojamientos. La ventana «Vincular los apartamentos» muestra los anuncios de su software, junto a sus alojamientos ya conocidos.
- Pestaña «Sugerencias»: un anuncio que se parece a un alojamiento lleva la etiqueta «Mismo nombre» o «Nombre parecido». Compruebe cada fila y haga clic en «Validar la sugerencia», o valídelas todas de una vez.
- Pestaña «Por vincular»: para un anuncio sin alojamiento, abra «Elegir un alojamiento…» y elija el suyo, o haga clic en «Crear el alojamiento».
- La casilla «Crear un alojamiento para los … anuncios aún sin vincular» crea todo el resto, salvo los anuncios «Desactivada en …», los marcados «Ignorado en la importación automática» y las sugerencias que no haya validado.
- Al pie de la ventana, la línea «Los alojamientos creados llegan inactivos: se le preguntará si desea activarlos.» recuerda el estado de los nuevos alojamientos.
- 5
Haga clic en Guardar. El botón cuenta los vínculos, por ejemplo «Guardar 3 vínculos». Se muestra el mensaje «Alojamientos vinculados: …, creados: ….», con el botón «Abrir Alojamientos». Si se han creado alojamientos, la pregunta «¿Activar estos … alojamientos ahora?» se muestra enseguida: Activar los pone en la planificación al momento; «Más tarde» los deja inactivos, para activarlos en Alojamientos cuando quiera.
En una conexión por Calry, el botón Actualizar vuelve a leer los anuncios de su software sin crear nada: se muestra el mensaje «Anuncios releídos: … · nuevos: ….». Si hay novedades, el mensaje propone «Importar los alojamientos», y el botón «Importar los alojamientos» de la tarjeta lleva la marca «… nuevos»: abre la ventana «Vincular los apartamentos» para elegir y crear los alojamientos. «Importar las reservas» trae las reservas.
- 6
Abra el menú Alojamientos. Sus alojamientos están en la lista.
Preparar la hoja de Excel
Paso a paso
- 1
Abra el menú Alojamientos.
- 2
Haga clic en Importar / Exportar. Se abre la ventana «Importar / exportar alojamientos».
- 3
Haga clic en Importar un archivo. La ventana «Importar alojamientos» muestra tres pasos.
- 4
En «Elija la ficha del alojamiento», elija la estructura de sus alojamientos. La hoja retoma sus celdas, y los alojamientos importados quedan asociados a ella.
- 5
Haga clic en Descargar la plantilla. Se muestra el mensaje «Plantilla descargada.».
- 6
Abra el archivo en Excel y rellene una fila por alojamiento, a partir de la fila 3. Sustituya la fila de ejemplo, o déjela: no se importa. Los títulos de las columnas se quedan en francés.
| Columna de la hoja | Qué hay que poner |
|---|---|
| Nom | Obligatoria. El nombre del alojamiento, una sola vez en el archivo: una segunda fila con el mismo nombre se rechaza |
| Adresse | Obligatoria. Número, calle, código postal y ciudad. También se aceptan tres columnas «Rue», «CP» y «Ville» (calle, código postal, ciudad) |
| Actif | Opcional. OUI (sí) o NON (no), que se elige en el menú de la celda. Un alojamiento creado llega siempre inactivo: al final de la importación, la pregunta «¿Activar?» se refiere a las filas marcadas OUI (o a todos los alojamientos creados si la columna está vacía). Para un alojamiento ya conocido, OUI o NON cambia su estado |
| Temps de ménage | Opcional. El tiempo de limpieza, en formato HH:MM, por ejemplo 02:30. Vacía: el ajuste de la empresa |
| Heure d'arrivée, Heure de départ | Opcionales. Las horas de llegada y de salida, en formato HH:MM, por ejemplo 16:00 y 11:00. Vacías: el ajuste de la empresa |
| iCal | El enlace del calendario que da la plataforma de reservas, en «https://» o en «webcal://». Varios calendarios: separe los enlaces con «;», una coma o un salto de línea. Vacía: se conservan los calendarios ya guardados |
| Photos (liens) | Los enlaces de las fotos del anuncio, separados con «;». Vacía: no cambia nada |
| Client | Opcional en la importación, pero obligatoria en la ficha del alojamiento. El nombre del cliente tal como está escrito en Finanzas › Clientes: el alojamiento queda vinculado a él para la facturación. Un nombre desconocido se le propone para crearlo al final de la importación. Vacía: no cambia nada |
| Columnas siguientes | Las celdas de su ficha de estructura: acceso, lencería, consumibles… |
Importar la hoja completada
Paso a paso
- 1
En la ventana «Importar alojamientos», en «Suba el archivo completado», haga clic en Elegir un archivo. También puede arrastrar uno o varios archivos al recuadro. Si todo se reconoce, la importación empieza enseguida.
- 2
¿Se muestra el recuadro «… nombres ya utilizados: ¿qué hacer?»? Solo muestra los casos dudosos: un nombre conocido con otra dirección, o varios alojamientos con ese nombre. Para cada fila, elija «Actualizar «…»» o «Crear un nuevo alojamiento…».
- «Actualizar todo» y «Crear todo como nuevo» eligen por todas las filas.
- La línea «… alojamientos ya conocidos se actualizarán (mismo nombre y misma dirección).» cuenta los alojamientos reconocidos sin pregunta; «Elegir fila por fila» los muestra de todos modos.
- 3
¿Se muestra el recuadro «… direcciones no reconocidas: corríjalas, déjelas tal cual o excluya las filas.»? Corrija cada dirección, haga clic en «Dejar tal cual» o marque «Excluir de la importación».
- Cuando el software propone «Sugerencia: usar «…»», haga clic en ella para tomar la dirección propuesta.
- Si el servicio de direcciones no responde, se muestra el mensaje «Direcciones no verificadas por ahora: la importación continúa, podrá verificarlas más tarde.» y la importación se hace sin ese recuadro.
- 4
Haga clic en Iniciar la importación. El informe «Importación terminada — …» se muestra en tarjetas: alojamientos creados, actualizados, filas ignoradas con su número, filas rechazadas, filas por verificar y archivos rechazados. La línea «… alojamientos vinculados a … clientes · … sin cliente» cuenta los alojamientos asociados a su cliente.
- «Descargar el informe (Excel)» guarda el resultado fila por fila; «Descargar los … errores (Excel)» y «Descargar las … advertencias (Excel)» enumeran lo que hay que corregir, con la fila, el alojamiento y el motivo.
- 5
Responda a las preguntas finales, en este orden, cuando aparezcan.
- ¿Hay nombres de cliente que no se conocen? La ventana «… nombres de cliente desconocidos: ¿qué hacer?» muestra cada nombre con sus alojamientos. Para cada uno: Crear el cliente en Finanzas › Clientes (con el tipo impositivo de la empresa), Vincular a un cliente ya conocido (los nombres parecidos se proponen primero y la elección se recuerda en las próximas importaciones) o dejarlo sin cliente desmarcando la casilla. «Más tarde» cierra la ventana sin cambiar nada: los alojamientos quedan por vincular desde Finanzas › Clientes.
- ¿Se han creado alojamientos? Llegan siempre inactivos. La pregunta «¿Activar estos … alojamientos ahora?» se muestra para las filas marcadas OUI (o para todos los alojamientos creados si la columna «Actif» está vacía): Activar los pone en la planificación; «Más tarde» los deja en la pestaña «Inactivos» de Alojamientos.
- ¿Hay un software de reservas conectado? Se muestra la pregunta «¿Estos … alojamientos también están en su programa de reservas? Vincúlelos para recibir sus reservas.»: Sí, vincular abre la página Integraciones y la ventana «Vincular los apartamentos» con esos alojamientos; «No, ver mis alojamientos» abre la página Alojamientos. Sin software conectado, se muestra el mensaje «Sus alojamientos están listos.», con el botón «Ver mis alojamientos».
Salir de la ventana y reanudar
Una importación no le retiene delante de la ventana: ciérrela o cambie de pantalla, y continúa. En la parte superior de la página Alojamientos, un aviso dice en qué punto está.
| Aviso | Qué significa | Botón |
|---|---|---|
| «Importación en curso: «…», … / …» | Los alojamientos se están escribiendo, el contador avanza | «Ver» vuelve a abrir la ventana |
| «La importación de «…» espera sus elecciones» | El recuadro de los nombres o de las direcciones espera sus respuestas | «Reanudar» vuelve a abrir el recuadro, con lo que ya había escrito o marcado |
| «Importación terminada: … creados, … actualizados» | Todo está escrito | «Ver el resumen», o «Cerrar» para quitar el aviso |
| «La importación de «…» ha fallado» | El archivo se ha rechazado | «Ver» muestra el motivo y el botón para descargar los errores |
Añadir un alojamiento a mano
Paso a paso
- 1
En el menú Alojamientos, haga clic en Añadir un alojamiento. Se abre la página «Nuevo alojamiento», presentada como la ficha del alojamiento.
- 2
Rellene el nombre del alojamiento. Se muestra enseguida en el encabezado.
- 3
Escriba la dirección y haga clic en una dirección propuesta. El código postal y la ciudad se rellenan solos.
- ¿Ninguna propuesta le sirve? Haga clic en «Mantener «…» tal como se ha escrito».
- 4
Rellene las demás pestañas: una pestaña por sección de la estructura. El número de una pestaña indica cuántas celdas obligatorias, marcadas con un *, quedan por rellenar.
- 5
Si hace falta, haga clic en la pastilla «Estructura: …» del encabezado para elegir otra estructura de ficha.
- 6
Haga clic en Crear el alojamiento. Se muestra el mensaje «Alojamiento creado con su ficha.» y se abre la ficha del alojamiento.
Preguntas frecuentes
¿Por qué mis alojamientos importados no están en la planificación?
Han llegado inactivos y la pregunta «¿Activar estos … alojamientos ahora?» recibió «Más tarde». Active los que gestiona en el menú Alojamientos, pestaña «Inactivos»: solo los alojamientos activos llenan la planificación.
¿Se puede importar un archivo CSV?
No. Solo se acepta el formato Excel .xlsx, porque un archivo CSV pierde los colores de las celdas. Guarde su hoja en formato .xlsx.
¿Qué pasa si un alojamiento de la hoja ya existe?
Si tiene el mismo nombre y la misma dirección (o si la fila no tiene dirección), se actualiza sin preguntar. Si la dirección es distinta, o si varios alojamientos tienen ese nombre, el software le pide elegir entre «Actualizar «…»» y «Crear un nuevo alojamiento…». Un alojamiento en la papelera no cuenta: se crea uno nuevo.
¿Cómo vinculo cada alojamiento a su cliente desde la importación?
Rellene la columna «Client» de la hoja («Client / propriétaire» en un archivo antiguo) con el nombre del cliente tal como está en Finanzas › Clientes. Un nombre desconocido se propone para crearlo al final de la importación. ¿Dos clientes tienen el mismo nombre? El software no adivina: el alojamiento se queda «sin cliente», para vincularlo desde Finanzas › Clientes.
¿Por qué una fila está «por verificar»?
Su dirección no se ha reconocido, uno de sus enlaces iCal no se ha podido guardar, o su cliente no se ha podido vincular. El alojamiento se importa de todos modos: abra su ficha para comprobar la dirección o el calendario. El informe Excel da el motivo fila por fila.
¿Volver a importar una exportación vuelve a crear los calendarios iCal?
No. Los calendarios ya guardados se conservan tal cual; solo se añaden los enlaces nuevos. Las estancias ya leídas no se cuentan dos veces.
¿Cómo obtengo la lista de mis alojamientos en una hoja?
En Alojamientos, haga clic en «Importar / Exportar» y luego en «Exportar todos los alojamientos». Si la página está filtrada, solo se exportan los alojamientos mostrados.
¿Por qué el paso de la guía sigue sin marcar?
Se marca en cuanto existe un alojamiento en Alojamientos. Una conexión sola no basta: importe los alojamientos y compruebe que están en la lista.