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Cree un flujo de trabajo
Cree con un clic el flujo que añade una limpieza al calendario en cada salida de huésped, ajústelo, cree otros y ejecútelos o deténgalos.
Un flujo de trabajo es una regla que crea las tareas sola: por ejemplo, una limpieza en el calendario en cada salida de huésped, con la lista de tareas adecuada. Use este artículo para crear este primer flujo con un clic, ajustarlo, crear otros y ejecutarlos o detenerlos. Calcule unos 2 minutos para el primero.
Antes, cree sus listas de tareas e importe sus alojamientos. Después, asigne a sus primeros limpiadores.
Crear la limpieza a la salida con un clic
Se hace una vez, cuando sus reservas llegan solas: software de reservas conectado o enlaces iCal.
Paso a paso
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Haga clic en el botón Primeros pasos, en la parte inferior de la pantalla. Se abre el panel de la guía.
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En la tarjeta «Lo esencial», haga clic en el paso «Creación automática de las limpiezas».
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Haga clic en Hacerlo ahora. Aparece el mensaje «Flujo de trabajo «Limpieza a la salida del huésped» creado.», seguido del número de limpiezas añadidas al calendario.
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Abra el menú Calendario. Las limpiezas de los próximos 30 días ya están ahí.
| Ajuste del flujo creado | Valor inicial |
|---|---|
| Desencadenante | «Nueva reserva» |
| Momento | El mismo día de la salida del cliente, sin hora fija |
| Alojamientos | Todos los alojamientos activos |
| Tarea creada | «Ménage au départ du voyageur», de tipo Limpieza |
| Lista de tareas | «Limpieza estándar»; si no, «Ménage complet»; si no, su primera lista de limpieza activa |
Ajustar un flujo de trabajo
Paso a paso
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Abra el menú Configuración › Flujos e integraciones. La pestaña «Flujos de trabajo» muestra sus flujos, cada uno escrito como una frase.
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En la línea del flujo, haga clic en la rueda dentada «Modificar». Se abre la ventana: la frase del flujo a un lado y «Lo que crea (vista previa)» al otro.
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En la frase, haga clic en una casilla para cambiarla: «el mismo día de», «la salida del cliente», «sin hora fija».
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En «¿Para qué alojamientos?», conserve «Todos los alojamientos activos» o añada un filtro: «+ Edificios», «+ Etiquetas», «+ Solo…», «+ Excepto…».
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En «¿Qué tarea?», ajuste la tarea creada: los campos se describen en la tabla siguiente.
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Haga clic en Guardar el flujo. Aparece el mensaje «Flujo de trabajo guardado.».
| Campo de «¿Qué tarea?» | Lo que hace |
|---|---|
| «Nombre de la tarea creada» | Usa el nombre del flujo. Se lee, no se cambia aquí: para cambiarlo, cambie el nombre del flujo en la parte superior de la ventana |
| «Departamento» | Limpieza, Inspección, Mantenimiento o Entrega |
| «Plantilla de lista de tareas» | La lista adjunta a cada tarea creada por este flujo |
| «Tiempo previsto» | Se toma de la lista de tareas y del tiempo de limpieza de cada alojamiento. Se lee, no se cambia aquí |
| «Asignada a» | «Propuesta del día»: la tarea se crea sin limpiador. «Un/a limpiador/a concreto/a…»: va siempre a la misma persona |
| «Prioridad» | Baja, Media o Alta |
Crear otro flujo de trabajo
Paso a paso
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En la pestaña «Flujos de trabajo», haga clic en Crear un flujo de trabajo. Se abre la ventana «Nuevo flujo».
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Introduzca el nombre del flujo, en la parte superior de la ventana.
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Elija uno de los cuatro desencadenantes: se describen en la tabla siguiente.
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Ajuste la frase, los alojamientos y la tarea, como en el primer flujo.
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Haga clic en Guardar el flujo. El flujo aparece en la lista.
| Desencadenante | Lo que hace |
|---|---|
| «Nueva reserva» | Planifica una tarea antes, el mismo día o después de la llegada o la salida |
| «Ocupación» | Programa tareas durante los periodos de ocupación |
| «Periodo libre» | Planifica tareas durante los periodos sin reservas |
| «Repetitivo» | Ejecuta el flujo de trabajo a intervalos regulares |
Programar una tarea durante una estancia
El desencadenante «Ocupación» crea tareas mientras el huésped está allí: por ejemplo, una limpieza de estancia cada 2 días.
Paso a paso
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En la ventana del flujo, elija el desencadenante «Ocupación».
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En la frase, haga clic en la frecuencia, por ejemplo «cada día». Se abre una burbuja.
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En «Días contados», elija los días de la estancia que cuentan: se describen en la tabla siguiente.
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Elija la frecuencia y, después, el día de inicio en «A partir del día de la estancia».
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Haga clic en Guardar el flujo.
| «Días contados» | Días tenidos en cuenta | El día 1 es |
|---|---|---|
| «Cualquier día (de la llegada a la última noche)» | Del día de llegada a la última noche | El día de llegada |
| «Días completos (ni llegada ni salida)» | Los días en que el huésped está todo el día | El día siguiente a la llegada |
| «Medios días (día de llegada y día de salida)» | El día de llegada y el día de salida, cada día o una sola vez | El día de llegada; el día 2 es el día de salida |
Ejecutar, desactivar o eliminar un flujo
Los flujos activos se ejecutan solos cada 5 minutos, desde el mismo día hasta 60 días después.
Paso a paso
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Para ejecutarlos enseguida, haga clic en Ejecutar todos los flujos. Un mensaje indica el número de tareas planificadas en los próximos 30 días.
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Para detener un flujo, haga clic en su interruptor, columna «Estado». Si ya ha creado servicios próximos, una ventana le pregunta qué hacer con ellos.
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Haga clic en Conservar los servicios o en Eliminar los servicios próximos.
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Para eliminar un flujo, haga clic en la papelera «Eliminar» de su línea y confirme.
Preguntas frecuentes
¿Por qué no aparece el paso «Creación automática de las limpiezas»?
Solo se muestra si sus reservas llegan solas: software de reservas conectado, enlaces iCal o esa elección hecha al abrir la cuenta. Si no, cree el flujo desde Configuración › Flujos e integraciones.
¿Las tareas creadas se asignan a un limpiador?
No, al principio no. Con «Propuesta del día», la tarea se crea sin limpiador y luego la reparte la propuesta de asignación. Elija «Un/a limpiador/a concreto/a…» para dársela siempre a la misma persona.
Mis limpiezas no tienen lista de tareas, ¿qué hago?
Abra el flujo con «Modificar», elija la lista en «Plantilla de lista de tareas» y guarde. Solo se proponen las listas del departamento elegido.
¿Qué ocurre si cambian las fechas de una reserva?
El flujo mueve la tarea en su siguiente ejecución. Las tareas ya empezadas no se mueven.
¿Un flujo que bloquea fechas marca el paso de la guía?
No. El paso se marca con un flujo activo que crea tareas.