Öffnen Sie Ihrem Kunden ein Portal
Geben Sie einem Kunden seinen eigenen Zugang, wählen Sie Bereich für Bereich, was er sehen kann, und verfolgen, sperren oder löschen Sie diesen Zugang.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Das Kundenportal ist der Zugang, den Sie einem Kunden geben, Eigentümer oder Unternehmen, damit er seine Unterkünfte verfolgt, ohne Sie anzurufen. Er sieht dort nur seine eigenen Unterkünfte, seinen Dienstplan und seine Dokumente. Nutzen Sie diesen Artikel, um einen Zugang anzulegen, einzustellen, was der Kunde sieht, und einen Zugang zu sperren. Rechnen Sie für einen ersten Zugang mit 3 Minuten.
Was der Kunde dort anschließend liest, erfahren Sie in die Aufstellung im Kundenportal.
Einen Zugang anlegen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Zugriff und dann den Tab Kundenportale.
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Klicken Sie auf Neuer Kundenzugang. Das Fenster öffnet sich: links die Eingabe, rechts die Zusammenfassung.
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Wählen Sie unter „Kunde“ entweder „Bestehender Kunde“ und dann den Kunden, oder „Neuer Kunde“, um ihn hier anzulegen.
- 4
Geben Sie unter „Eingeladener Kontakt“ die „E-Mail“ des Kontakts ein und, wenn Sie möchten, den Eintrag „Angezeigter Name“.
- 5
Suchen Sie unter „Unterkünfte des Kunden“ die Unterkünfte, die mit diesem Kunden verknüpft werden sollen, und fügen Sie sie hinzu.
- 6
Stellen Sie unter „Geöffnete Bereiche“ jeden Bereich ein: siehe die Tabelle weiter unten.
- 7
Klicken Sie auf Einladung senden, oder bei einem neuen Kunden auf Anlegen und einladen. Der Bildschirm „Zugang gesendet“ wird mit dem Einladungscode angezeigt.
Wählen, was der Kunde sieht
Jeder Bereich hat drei Stufen: „Ausgeblendet“, „Ansicht“ oder „Bearbeitung“.
| Bereich | Was der Kunde dort findet |
|---|---|
| Seine Unterkünfte | Die Liste seiner Wohnungen und ihre wichtigsten Angaben |
| Sein Leistungsplan | Die geplanten und erledigten Reinigungen, Kontrollen, Wartungen und Lieferungen |
| Seine Berichte und Rechnungen | Die Tätigkeitsberichte des Monats und die berechneten Beträge. Bereich immer geöffnet |
| Fotos und Berichte | Die Fotos vom Ende des Einsatzes und die Anmerkungen der Reinigungskräfte |
| Zugewiesene Dienstleister | Der Name der Personen, die jedem Einsatz zugeteilt sind |
| Vollständiges Unterkunftsprofil | Der Inhalt des Profils, außer den Feldern, die bestimmten Bereichen vorbehalten sind. Mit „Bearbeitung“ kann der Kunde die Textfelder ergänzen, die er sieht |
| Buchungen und Kalender | Die Anreisen und Abreisen seiner Unterkünfte |
| Geteilte Dokumente | Die Verträge, Angebote und Dateien, die Sie ihm übermitteln |
Einen Zugang bearbeiten
Schritt für Schritt
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Suchen Sie in der Liste die Zeile des Kunden.
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Klicken Sie auf das Menü „···“ am Ende der Zeile.
- 3
Klicken Sie auf Bearbeiten. Das Fenster „Kundenzugang bearbeiten“ öffnet sich.
- 4
Ändern Sie die Stufe der Bereiche.
- 5
Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Kundenzugang gespeichert.“ erscheint.
Erinnern, sperren oder einen Zugang löschen
Alles geschieht über das Menü „···“ der Zeile.
| Aktion des Menüs | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Portal ansehen | Öffnet das Portal so, wie der Kunde es sieht |
| Dokumente | Fügt Dateien hinzu, die im Portal des Kunden sichtbar sind, oder entfernt sie |
| Einladung erneut senden | Sendet eine neue Einladung. Der vorherige Link funktioniert nicht mehr |
| Sperren | Sperrt den Zugang, ohne ihn zu löschen |
| Reaktivieren | Öffnet einen gesperrten Zugang wieder |
| Löschen | Löscht den Zugang endgültig, nach Bestätigung |
| Zustand des Zugangs | Was das bedeutet |
|---|---|
| Einzuladen | Der Zugang besteht, die Einladung ist noch nicht verschickt |
| Einladung gesendet | Der Kontakt hat seinen Zugang noch nicht aktiviert |
| Aktiv | Der Kontakt meldet sich in seinem Portal an |
| Gesperrt | Der Zugang ist gesperrt |
Häufige Fragen
Kann man mehrere Kontakte für denselben Kunden einladen?
Ja. Legen Sie für diesen Kunden einen neuen Zugang mit einer anderen E-Mail-Adresse an: Der Datensatz des Kunden und seine Unterkünfte ändern sich nicht.
Braucht man einen vollständigen Kundendatensatz, um den Zugang anzulegen?
Nein. Nur der Name des Kunden ist erforderlich. Was fehlt, wird vor der ersten Rechnung verlangt, mit dem Hinweis „Zu vervollständigen“ unter Finanzen › Kunden.
Sieht der Kunde die Unterkünfte der anderen Kunden?
Nein. Er sieht nur seine eigenen Unterkünfte, seinen Dienstplan und seine Dokumente.
Kann man die Berichte und Rechnungen ausblenden?
Nein. Der Bereich „Seine Berichte und Rechnungen“ ist immer geöffnet: Der Kunde sieht seine Preise, seine Aufstellung und seine Rechnungen.