Rechnungsnachrichten vorbereiten und an unbezahlte Rechnungen erinnern
Schreiben Sie die E-Mail-Vorlagen, die Ihre Rechnungen begleiten, wählen Sie eine Vorlage pro Kunde oder pro Zeitraum, legen Sie Ihre Erinnerungsstufen fest und erinnern Sie an überfällige Rechnungen.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Jede Rechnung geht mit einer E-Mail hinaus. Auf dem Bildschirm „Versand der Berichte“ schreiben Sie diese E-Mails ein für alle Mal: eine Vorlage pro Dokumenttyp, eine besondere Vorlage für einen Kunden oder für einen Zeitraum und Erinnerungen für überfällige Rechnungen. Rechnen Sie mit 10 Minuten für Ihre ersten Vorlagen.
Sind Ihre Vorlagen fertig, senden Sie Ihre Rechnungen oder planen Sie den Versand. Um ohne Erinnerungen Zahlungen zu erhalten, lesen Sie bei Ihren Kunden per SEPA-Lastschrift einziehen. Der Steuersatz, der in den Nachrichten steht, wird unter Steuern und MwSt. eingerichtet.
Eine Nachrichtenvorlage erstellen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie Finanzen › Berichte und Rechnungen und klicken Sie dann auf Einstellungen.
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Klicken Sie auf „Versand der Berichte“. Der Tab Vorlagen erscheint.
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Klicken Sie auf Neue Vorlage. Das Fenster „Neue Vorlage“ öffnet sich.
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Geben Sie den „Name“ der Vorlage ein, wählen Sie ihren „Bereich“ und die „Sprache der Nachricht“.
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Schreiben Sie den „Betreff der E-Mail“ und den „Nachrichtentext“.
- Klicken Sie unter „Variablen“ auf eine Variable, um sie in den Text einzufügen: Sie wird beim Versand durch den echten Wert ersetzt.
- „Vorschau“ zeigt die Nachricht so, wie der Kunde sie lesen wird.
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Kreuzen Sie „Hauptvorlage für diesen Bereich“ an, damit sie standardmäßig verwendet wird.
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Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Vorlage gespeichert“ erscheint.
| Bereich | Wann die Vorlage verwendet wird |
|---|---|
| Erstrechnung | Beim Versand einer Rechnung |
| Zusatzrechnung | Beim Versand einer Rechnung, die eine andere ergänzt |
| Gutschrift | Beim Versand einer Gutschrift |
| Erinnerung | Um an eine überfällige Rechnung zu erinnern |
| Variablengruppe | Was sie enthält |
|---|---|
| Kunde & Bericht | Name des Kunden, Name des Kontakts, Rechnungs-E-Mail, Zeitraum, Berichtsnummer, Anzahl der Wohnungen und der Leistungen |
| Rechnung (Buchhaltungssoftware) | Nummer, Datum, Fälligkeit, Summen, MwSt.-Betrag, Link zur Rechnung, offener Betrag, Zahlungsstatus |
| Bankverbindung | RIB / IBAN und BIC Ihres Unternehmens |
| Erinnerung | Tage im Verzug, Datum der Erinnerung |
Eine Vorlage für einen Kunden wählen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Tab Zuordnungen.
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Wählen Sie unter „Bereich“ den Dokumenttyp.
- 3
Wählen Sie in der Zeile des Kunden die Vorlage in der Spalte „Zugeordnete Vorlage“. Die Spalte „Heute angewendet“ zeigt die Vorlage, die heute hinausgehen würde.
Für mehrere Kunden auf einmal:
Schritt für Schritt
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Kreuzen Sie die Kunden an.
- 2
Wählen Sie unter „Vorlage auf die Auswahl anwenden“ die Vorlage.
- 3
Klicken Sie auf die Schaltfläche „Anwenden“ und dann auf Ja, anwenden. Die Meldung „Vorlage auf … Kunden angewendet“ erscheint.
Eine Nachricht für einen Zeitraum vorsehen
Für eine Nachricht, die nur zwischen zwei Daten gilt: Urlaub, eine geänderte Bankverbindung.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Tab Zeiträume.
- 2
Geben Sie eine „Bezeichnung“ ein, zum Beispiel „Sommerferien“, und wählen Sie die „Vorlage“.
- 3
Wählen Sie unter „Zielgruppe“ die betroffenen Kunden.
- 4
Wählen Sie die Daten „Vom“ und „Bis“.
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Wählen Sie das „Ereignis“, das mit dem Zeitraum verglichen wird.
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Klicken Sie auf Zeitraum hinzufügen. Die Meldung „Zeitraum hinzugefügt“ erscheint und der Zeitraum steht in der Tabelle.
| Feld | Auswahl |
|---|---|
| Zielgruppe | „Alle Kunden“, „Nur diese Kunden“ oder „Alle außer diesen Kunden“ |
| Ereignis | „Rechnungsdatum“: Der Zeitraum wird mit dem Datum der Rechnung verglichen. „Versanddatum“: mit dem Tag, an dem die Nachricht hinausgeht |
Außerhalb des Zeitraums kehrt die Software zur Hauptvorlage zurück.
Die Erinnerungsstufen festlegen
Eine Stufe legt fest, ab wie vielen Tagen nach der Fälligkeit eine Erinnerung vorgeschlagen wird und mit welcher Vorlage.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Tab Erinnerungen. Der Block „Erinnerungsstufen“ erscheint.
- 2
Geben Sie eine Bezeichnung ein, zum Beispiel „Erste Erinnerung“.
- 3
Geben Sie unter „Tage nach Fälligkeit“ die Anzahl der Tage ein.
- 4
Wählen Sie eine Vorlage mit dem Bereich „Erinnerung“.
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Klicken Sie auf Hinzufügen. Die Stufe steht in der Tabelle, zum Beispiel als „T+7“.
An eine unbezahlte Rechnung erinnern
Unter den Stufen listet die Tabelle „Unbezahlte Rechnungen“ die festgeschriebenen, nicht beglichenen Rechnungen auf, deren Fälligkeit überschritten ist.
Schritt für Schritt
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Lesen Sie die Zeile der Rechnung: Fälligkeit, Tage im Verzug, offener Betrag, letzte Erinnerung.
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Klicken Sie auf Erinnern. Die Schaltfläche nennt die erreichte Stufe, zum Beispiel „Erinnerung T+15“. Die Meldung „Erinnerung an … gesendet“ erscheint.
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Für mehrere Rechnungen kreuzen Sie sie an und klicken dann auf die Schaltfläche „Auswahl erinnern“. Bestätigen Sie mit Ja, erinnern.
Häufige Fragen
Gehen die Erinnerungen von selbst hinaus?
Nein. Die Software listet die überfälligen Rechnungen auf und schlägt die passende Stufe vor; die Erinnerung geht hinaus, wenn Sie auf „Erinnern“ klicken.
In welcher Sprache schreibe ich eine Vorlage?
In der Sprache, die unter „Sprache der Nachricht“ gewählt ist. Kunden mit dieser Sprache erhalten bevorzugt diese Vorlage; ohne Vorlage in ihrer Sprache gilt die gewählte Vorlage.
Was passiert, wenn ich eine Vorlage lösche?
Sie wird nach einer Bestätigung endgültig gelöscht. Prüfen Sie zuerst, dass kein Kunde und kein Zeitraum sie verwendet.
Wo lege ich die Zahlungsfrist der Rechnungen fest?
Unter Finanzen › Berichte und Rechnungen, „Einstellungen“, dann „Meine Angaben“: Feld „Zahlungsfrist (Tage)“ im Block „Abrechnung“.
Wird eine Gutschrift vom offenen Betrag abgezogen?
Ja. Die Zeile der Rechnung zeigt „Gutschrift abgezogen“ und der offene Betrag berücksichtigt sie.