Die Rechnungen des Monats prüfen, abrechnen und senden
Begleiten Sie jeden Kunden durch vier Schritte – prüfen, abrechnen, senden, bezahlt – auf einem einzigen Bildschirm, mit jeweils nur einer Schaltfläche.
Alle Rechnungen eines Monats stehen auf einem einzigen Bildschirm. Jeder Kunde durchläuft vier Schritte: „Prüfen“, „Abrechnen“, „Senden“, „Bezahlt“. Nutzen Sie diesen Artikel am Monatsanfang, um den vergangenen Monat abzurechnen. Rechnen Sie mit 2 bis 3 Minuten pro Kunde, wenn kein Punkt zu prüfen ist.
Eine bereits festgeschriebene Rechnung wird mit einer Gutschrift korrigiert: siehe Ihre Buchhaltungssoftware verknüpfen und eine Gutschrift erstellen. Was der Kunde auf seiner Seite sieht, steht in Die Aufstellung und die Preise im Kundenportal.
Den Monatsbildschirm lesen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Finanzen › Berichte und Rechnungen. Der Bildschirm öffnet sich auf dem vergangenen Monat, der abgerechnet wird.
- 2
Wechseln Sie den Monat mit den beiden Pfeilen neben dem Monat.
- 3
Klicken Sie auf eine der Zahlen oben: „Zu prüfen“, „Bereit“, „Abgerechnet“, „Gesendet“ oder „Bezahlt“. Die Liste zeigt nur noch diese Rechnungen; ein zweiter Klick zeigt wieder alle. Die sechste Zahl ist die „Monatssumme“, brutto.
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Klicken Sie auf einen Kunden. Auf einem großen Bildschirm erscheint seine Vorschau neben der Liste, mit den Tabs „Bericht“, „Rechnung“ und „Verlauf“.
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Öffnen Sie „⋯“ am Ende der Zeile für die übrigen Aktionen. Die Schaltfläche der Zeile ist immer die des aktuellen Schritts.
| In „⋯“ | Was es bewirkt |
|---|---|
| PDF herunterladen | Speichert den Reinigungsbericht als PDF |
| Kundenansicht | Zeigt das PDF und die Rechnung im Kundenportal, so wie der Kunde sie sehen wird |
| Rechnung ansehen | Zeigt die von Ihrer Buchhaltungssoftware erstellte Rechnung |
| Erneut prüfen | Vor der Abrechnung: Die Rechnung geht zurück zum Schritt „Prüfen“ |
| Korrigieren | Nach der Abrechnung: erstellt eine Gutschrift oder eine Zusatzrechnung |
| Versand planen | Legt Datum und Uhrzeit des Versands an den Kunden fest |
| Verlauf | Zeigt, wer welche Zeile wann und warum geändert hat |
Fehlende Preise und Kunden einrichten
Erledigen Sie das zuerst: Eine Unterkunft ohne Tarif oder ohne Kunde für die Rechnung kommt in keinen Bericht.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Preis und Kunde einrichten. Das gleichnamige Fenster öffnet sich und zählt die betroffenen Unterkünfte.
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Geben Sie im Block „Ohne Tarif“ den „Preis netto“ jeder Unterkunft ein.
- Der mit „Vorschlag“ markierte Preis stammt aus Ihrer Preisliste. Nichts wird gespeichert, solange Sie nicht bestätigt haben.
- 3
Klicken Sie im Block „Ohne Kunde für die Rechnung“ auf „Kunde wählen“ und wählen Sie den Kunden der Unterkunft.
- 4
Klicken Sie auf Alle speichern. Das Fenster „… Unterkünfte speichern?“ öffnet sich.
- 5
Bestätigen Sie mit „Alle speichern“. Die Unterkünfte kommen in die Berichte. Wenn keine mehr übrig ist, zeigt das Fenster „Alles ist eingerichtet“.
Eine Rechnung prüfen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Zeile des Kunden auf Prüfen. Die Rechnung wird so angezeigt, wie der Kunde sie sehen wird, Zeile für Zeile.
- 2
Bearbeiten Sie die zu prüfenden Punkte, die oben unter „… Punkte vor der Abrechnung zu prüfen“ stehen. Jeder Punkt hat seine Schaltfläche (Tabelle unten).
- 3
Klicken Sie auf eine Zeile, um sie zu ändern. Der Seitenbereich „Wie der Preis entsteht“ erklärt die Berechnung.
- 4
Füllen Sie unter „Diese Zeile ändern“ aus, was sich ändert, und schreiben Sie dann den „Grund (nur für das Team sichtbar)“.
- 5
Klicken Sie auf Übernehmen. Die Zeile trägt den Vermerk „geändert“ und die Meldung „Zeile für das ganze Team geändert“ erscheint.
- „Meine Änderungen verwerfen“ stellt den berechneten Preis wieder her.
- „Aus der Rechnung entfernen“ nimmt die Zeile heraus. Sie bleibt unter „… Zeilen aus der Rechnung entfernt“, mit der Schaltfläche „Wiederherstellen“.
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Schreiben Sie bei Bedarf eine Notiz in „Nachricht an den Kunden“ und klicken Sie auf „Nachricht speichern“. Sie wird der E-Mail und dem Ende des Reinigungsberichts hinzugefügt, für diesen Monat.
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Klicken Sie auf Prüfung bestätigen. Die Meldung „…: bereit zur Abrechnung“ erscheint und die Rechnung wechselt zu „Bereit“.
| Zu prüfender Punkt | Schaltfläche |
|---|---|
| Reinigung noch nicht bestätigt | „Bestätigen“, oder „Alle bestätigen“ für alle Reinigungen der Liste |
| Unterkunft ohne Preis | „› Preis festlegen“ |
| Doppelter Einsatz | „Zeile ansehen“ |
| Einsatz bereits abgerechnet | „Aus der Rechnung entfernen“ |
| Kunde ohne Rechnungs-E-Mail | „Kundendaten ergänzen“ |
| Gutschrift in der Buchhaltungssoftware ohne Rechnung erstellt | „Dieser Rechnung zuordnen“ |
| Unter „Diese Zeile ändern“ | Was es bewirkt |
|---|---|
| + Zusätzliche Zeit | Fügt der Zeile Reinigungszeit hinzu |
| + Zusätzliches Wäscheset | Fügt Wäsche als Zuschlag hinzu |
| Rabatt (%) | Senkt die Zeile um einen Prozentsatz |
| Freie Anpassung (±) | Fügt einen Betrag hinzu oder zieht ihn ab |
| Für den Kunden sichtbarer Kommentar | Fügt einen Kommentar hinzu, den der Kunde lesen kann |
| Rechnung an | Verschiebt die Zeile auf die Rechnung eines anderen Kunden: Sie trägt den Vermerk „neu zugeordnet“ |
Abrechnen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Zeile einer bereiten Rechnung auf Abrechnen. Das Fenster „Rechnung für … abrechnen?“ nennt den Bruttobetrag.
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Bestätigen Sie mit „Abrechnen“. Die Meldung „…: Rechnung festgeschrieben“ erscheint: Die Rechnung hat ihre gesetzliche Nummer in der Buchhaltungssoftware und der Reinigungsbericht ist beigefügt.
- 3
Mehrere Rechnungen bereit, ohne zu prüfenden Punkt? Klicken Sie auf die Schaltfläche „Alle abrechnen (…)“ und bestätigen Sie mit „Ja, alle abrechnen (…)“.
An den Kunden senden
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Zeile einer festgeschriebenen Rechnung auf An Kunde senden. Das Fenster „Rechnung für … senden“ zeigt die Adresse des Kunden.
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Für einen sofortigen Versand klicken Sie auf Jetzt senden. Die Meldung „…: Rechnung gesendet“ erscheint. Rechnung und Reinigungsbericht gehen zusammen hinaus, mit Ihrer Nachricht an den Kunden.
- 3
Für einen späteren Versand wählen Sie Datum und Uhrzeit unter „Später senden (Pariser Zeit)“ und klicken auf die Schaltfläche „Planen für …“. Die Zeile zeigt „Versand geplant am …“.
- Zum Abbrechen: Öffnen Sie „⋯ › Geplanter Versand…“ und klicken Sie auf „Geplanten Versand abbrechen“. Das geht, solange die E-Mail nicht versendet ist.
Über freie Daten abrechnen
Für einen Bericht, der nicht dem Monat folgt: zwei Wochen, ein langer Aufenthalt, ein Vertragsende.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf den Monat. Die Zeitraumauswahl öffnet sich.
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Wählen Sie „Freie Daten“.
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Geben Sie „Von“ und „Bis“ ein, oder klicken Sie auf eine Schnellauswahl: „Dieser Monat“, „Letzter Monat“, „Letzte 30 Tage“, „Dieses Quartal“.
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Klicken Sie auf Anwenden. Die Liste, die Zahlen und der Seitenbereich wechseln auf diese Daten, ohne die Seite zu wechseln.
- 5
Prüfen Sie jeden Bericht und klicken Sie dann unten in der Liste auf Alles speichern. Jeder Bericht erhält seine Nummer und kommt in die Liste des Monats seines Enddatums.
- Für einen einzelnen Kunden: „⋯ › Bestätigen und speichern“.
- Unten in der Liste exportieren „CSV“ und „Alles als PDF“ die Berichte des Zeitraums.
- 6
Öffnen Sie die Auswahl erneut und wählen Sie „Monat“. Rechnen Sie den Bericht in der Monatsliste ab und senden Sie ihn.
Mehrere Kunden auf einmal bearbeiten
Schritt für Schritt
- 1
Haken Sie die Kunden in der Liste an, oder klicken Sie auf „Alle auswählen“. Unten erscheint eine Leiste mit der Zahl der ausgewählten Kunden.
- 2
Klicken Sie auf die gewünschte Aktion. Jede Aktion bearbeitet nur die Kunden im passenden Schritt.
- 3
Bestätigen Sie im Fenster, das sich öffnet. Es nennt die ausgelassenen Zeilen und den Grund.
| Schaltfläche der Leiste | Was sie bewirkt |
|---|---|
| Prüfen (…) | Bestätigt die Prüfung der Kunden, die keinen zu prüfenden Punkt haben |
| Zur Fakturierung (…) | Schreibt die bereiten Rechnungen in der Buchhaltungssoftware fest |
| Senden (…) | Sendet Bericht und Rechnung sofort an jeden Kunden |
| Einziehen (…) | Startet die SEPA-Lastschrift: für jede Rechnung der offene Betrag |
| Zurück zur Prüfung (…) | Holt die noch nicht abgerechneten Rechnungen zum Schritt „Prüfen“ zurück |
| PDFs herunterladen (…) | Speichert die Berichte als PDF |
Häufige Fragen
Kann man eine Rechnung nach „Abrechnen“ noch ändern?
Nein. Eine festgeschriebene Rechnung behält ihre gesetzliche Nummer und lässt sich nicht mehr ändern. Öffnen Sie „⋯ › Korrigieren“, um eine Gutschrift oder eine Zusatzrechnung zu erstellen.
Was passiert, wenn ich eine Zeile ändere, nachdem ich die Prüfung bestätigt habe?
Die Zeile des Kunden trägt den Vermerk „Erneut zu prüfen“. Öffnen Sie die Rechnung wieder und klicken Sie erneut auf „Prüfung bestätigen“, bevor Sie sie abrechnen.
Wie ziehe ich bei einem Kunden mit SEPA-Mandat ein?
Für diesen Kunden kommt zwischen Versand und Zahlung der Schritt „Eingezogen“ hinzu. Klicken Sie auf den Kunden, öffnen Sie den Tab „Rechnung“ und klicken Sie auf Einziehen und auf Einzug bestätigen. Lassen Sie „Einzugsdatum“ leer, um so früh wie möglich einzuziehen.
Wie sehe ich, was sich gegenüber dem letzten Monat geändert hat?
In der Zeile des Kunden vergleicht ein Prozentwert seine Summe mit dem letzten Monat. Klicken Sie darauf: Das Fenster „…: Vergleich mit dem Vormonat“ listet die Unterkünfte, die sich am stärksten ändern.
Wo sind die E-Mail-Vorlagen, die SEPA-Mandate und die Buchhaltungssoftware?
In der Schaltfläche „Einstellungen“ oben auf dem Bildschirm. Sie bündelt „Aussehen der Berichte“, „Versand der Berichte“ (E-Mail-Vorlagen und Erinnerungen), „Meine Angaben“ und „Rechnungsstellung“ (Buchhaltungssoftware). Was die Software selbst erledigt, wird unter Finanzen › Tarife und Regeln › Preisregeln eingestellt. SEPA-Mandate und Lastschriften finden Sie im Menü Finanzen › Erhaltene Zahlungen. Die Kunden sind im Menü Finanzen › Kunden; „Warnungen“ und „Archiv“ stehen über der Liste der Berichte.
Wie bekomme ich meine Berichte in meiner Farbe?
Unter „Einstellungen“, dann „Aussehen der Berichte“: Wählen Sie eine der vorgeschlagenen Farben, geben Sie Ihren Farbcode ein oder übernehmen Sie die Farbe Ihres Logos. Die Vorschau zeigt den Bericht so, wie Ihre Kunden ihn erhalten. Die Farbe gilt für alle PDFs der Software; die Software behält ihre Farben.