Ihre Tarife importieren und ergänzen
Laden Sie die Reinigungspreise all Ihrer Unterkünfte aus einer Excel- oder CSV-Datei, prüfen Sie jede Zeile vor dem Speichern und ergänzen Sie dann die Unterkünfte, die ohne Tarif geblieben sind.
Das Video zu dieser Anleitung folgt in Kürze.
Jede Unterkunft hat einen Reinigungspreis. Statt sie einzeln einzugeben, importieren Sie sie aus einer Datei und lassen dann den Assistenten die fehlenden ergänzen. Sinnvoll beim Start und bei jeder allgemeinen Preisänderung. Rechnen Sie mit 10 Minuten für einen ersten Import.
Ihre Tarife bereiten Sie vorher unter Ihre Preisliste aufbauen vor. Den Preis einer einzelnen Unterkunft stellen Sie unter Legen Sie die Preise Ihrer Unterkünfte fest ein.
Die Datei vorbereiten
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Finanzen › Tarife und Regeln. Der Tab „Unterkünfte“ wird angezeigt.
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Klicken Sie auf Tarife importieren. Das Fenster öffnet sich beim Schritt „Datei“.
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Klicken Sie unter „Noch keine Datei?“ auf Vorlage herunterladen. Die Vorlage enthält bereits Ihre Unterkünfte, ihren aktuellen Preis und ihren Kunden.
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Öffnen Sie die Vorlage in Ihrer Tabellenkalkulation und ändern Sie nur die Preise.
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Speichern Sie die Datei als Excel (.xlsx) oder als CSV.
Die Datei importieren
Schritt für Schritt
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Legen Sie die Datei im Bereich „Legen Sie Ihre Tarifdatei hier ab“ ab oder klicken Sie auf „Datei auswählen“.
- 2
Klicken Sie auf Fortfahren. Der Schritt „Spalten“ wird angezeigt.
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Prüfen Sie, welche Spalte der Datei zu welcher Angabe gehört. „Unterkunft“ und „Reinigungspreis“ sind Pflicht.
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Wählen Sie unter „Die Preise in der Datei sind“ „Netto (ohne Steuern)“ oder die Option „Brutto“.
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Klicken Sie auf Fortfahren. Der Schritt „Prüfung“ wird angezeigt.
| Angabe | Was sie ausfüllt |
|---|---|
| Unterkunft | Der Name der Unterkunft, so wie er in der Software steht |
| Reinigungspreis | Der Referenz-Reinigungspreis der Unterkunft |
| Kunde | Der Kunde der Unterkunft. Bleibt das Feld leer, gilt der im nächsten Schritt gewählte Kunde, sonst ändert sich der Kunde nicht |
| Checkliste | Ist sie ausgefüllt, gilt der Preis nur für diese Checkliste in dieser Unterkunft |
| Stundensatz, Wäschetarif | Die beiden anderen Tarife der Unterkunft |
Vor dem Speichern prüfen
Vor dem letzten Schritt wird nichts gespeichert. Die Zeilen sind in „bereit“, „zu prüfen“, „ausgeschlossen“ und „unverändert“ eingeteilt.
Schritt für Schritt
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Wählen Sie unter „Unterkünfte, die bereits einen Preis haben“ die Option „Durch den Preis aus der Datei ersetzen“ oder „Aktuellen Preis behalten“.
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Wählen Sie unter „Ab wann?“ die Option „Ab heute“ oder „Ab dem…“.
- 3
Wählen Sie bei Bedarf unter „Kunde der importierten Unterkünfte“ den Kunden für die Zeilen, die keinen haben.
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Öffnen Sie den Tab „Zu prüfen“. Beantworten Sie für jede Zeile die Frage, zum Beispiel „Meinten Sie „…“?“: „Ja, genau“, „Andere…“ oder „Ausschließen“.
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Klicken Sie unten im Fenster auf die Schaltfläche „… Tarife aktualisieren“. Das Bestätigungsfenster fasst zusammen, was sich ändert.
- 6
Klicken Sie erneut auf „… Tarife aktualisieren“. Der Abschlussbildschirm zeigt die Anzahl der neuen Tarife, der ersetzten Preise und der unveränderten Zeilen.
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Klicken Sie auf Schließen.
Die Unterkünfte ohne Tarif ergänzen
Die Schaltfläche „Tarife ergänzen“ wird nur angezeigt, wenn noch Unterkünfte ohne Preis übrig sind. Die Zahl in Klammern zeigt, wie viele.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Tarife ergänzen“. Der Assistent zeigt eine erste Gruppe von Unterkünften ohne Tarif: ein Gebäude, ein Etikett oder einen Kunden.
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Lesen Sie den Vorschlag. Es ist der Medianpreis der Unterkünfte der Gruppe, die bereits einen Tarif haben.
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Klicken Sie auf die Schaltfläche „Auf alle … anwenden“, um den Vorschlag zu übernehmen, oder auf „Anderen Preis festlegen…“, um Ihren eigenen einzugeben.
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Klicken Sie in der Bestätigung auf Anwenden. Die Meldung „Tarif für … Wohnungen gespeichert“ erscheint.
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Klicken Sie auf „Nächste Gruppe“ oder auf „Gruppe überspringen“, um sie auszulassen.
Wenn die Meldung „Alle Gruppen wurden durchgesehen.“ erscheint, fasst der Assistent die ergänzten Wohnungen und die übersprungenen Gruppen zusammen.
Einen Preisvorschlag bestätigen
In der Liste kann eine Unterkunft ohne Tarif die Markierung „Vorschlag“ tragen: Der Preis stammt aus Ihrer Preisliste und aus dem Unterkunftsprofil.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf den Filter „Zu ergänzen“.
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Lesen Sie in der Zeile der Unterkunft den vorgeschlagenen Preis.
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Klicken Sie auf Bestätigen. Die Meldung „Preis von … gespeichert“ erscheint.
Ohne Vorschlag nennt die Zeile den Grund: „Kein Profil“, „Fläche fehlt“, „Aufteilung fehlt“ oder „Keine Reinigungszeile“. Die Schaltfläche „Unterkunftsprofil ergänzen“ oder „Unterkunftsprofil anlegen“ führt zu dem, was fehlt.
Häufige Fragen
Kann der Import den Kunden einer Unterkunft ändern?
Ja, wenn die Datei eine ausgefüllte Spalte „Kunde“ hat oder wenn Sie einen „Kunde der importierten Unterkünfte“ wählen. Der abgerechnete Kunde hingegen ändert sich nicht.
Was geschieht mit den Zeilen, die die Software nicht erkennt?
Sie werden ausgeschlossen, nie stillschweigend übergangen. Der Abschlussbildschirm nennt für jede den Grund und bietet an, sie zum Korrigieren herunterzuladen.
Meine Preise sind Bruttopreise, muss ich sie umrechnen?
Nein. Wählen Sie beim Schritt „Spalten“ die Option „Brutto“: Die Steuer des Kunden jeder Unterkunft wird abgezogen.
Kann man je nach Checkliste einen anderen Preis importieren?
Ja. Füllen Sie die Spalte „Checkliste“ aus: Der Preis gilt dann für diese Checkliste in dieser Unterkunft.
Kann ein vom Assistenten ergänzter Preis korrigiert werden?
Ja. Nichts ist endgültig: Jeder Preis lässt sich danach in der Liste des Tabs „Unterkünfte“ ändern.