Ihre Buchhaltungssoftware verknüpfen und eine Gutschrift erstellen
Verknüpfen Sie Ihre Buchhaltungssoftware, damit Ihre Rechnungen dort mit ihrer gesetzlichen Nummer entstehen, und korrigieren Sie eine festgeschriebene Rechnung mit einer Gutschrift oder einer Zusatzrechnung.
Eine festgeschriebene Rechnung lässt sich nicht mehr ändern. Um sie zu senken oder zu stornieren, erstellt man eine Gutschrift; um vergessene Zeilen hinzuzufügen, eine Zusatzrechnung. Nutzen Sie diesen Artikel, sobald ein Kunde einen Fehler auf einer bereits abgerechneten Rechnung meldet. Rechnen Sie mit 2 Minuten für eine Gutschrift.
Die Schritte davor, von der Prüfung bis zum Versand, stehen in Die Rechnungen des Monats prüfen, abrechnen und senden.
Ihre Buchhaltungssoftware verknüpfen
Einmal zu erledigen. Mit einer verknüpften Buchhaltungssoftware entsteht jede Rechnung dort mit ihrer gesetzlichen Nummer: Es ist eine elektronische Rechnung.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Einstellungen › Workflows & Integrationen.
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Klicken Sie auf den Tab „Integrationen“ und dann auf den Filter „Buchhaltungssoftware“.
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Klicken Sie auf der Karte Ihrer Software, zum Beispiel Pennylane, auf „Konto hinzufügen“.
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Fügen Sie in „API-Schlüssel“ den in Ihrer Buchhaltungssoftware erstellten Schlüssel ein und klicken Sie auf Speichern. Die Karte zeigt „Verbunden“.
- 5
Öffnen Sie das Menü Finanzen › Kunden. Die Spalte „Buchhaltungssoftware“ zeigt für Ihre Kunden „Nicht verknüpft“.
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Klicken Sie auf In die Buchhaltungssoftware exportieren. Ihre Kunden werden dort angelegt: Die Spalte wechselt zu „Verknüpft mit Pennylane“.
Danach legt die Schaltfläche „Abrechnen“ im Rechnungsbildschirm jede Rechnung in der Buchhaltungssoftware an.
Die richtige Korrektur wählen
Das Fenster „Korrigieren“ beginnt mit der Frage „Was möchten Sie korrigieren?“.
| Auswahl | Wann sie passt |
|---|---|
| Zeilen entfernen oder senken → eine Gutschrift | Eine zu viel berechnete Reinigung, ein zu hoher Betrag |
| Vergessene Zeilen hinzufügen → eine Zusatzrechnung | Eine vergessene Reinigung oder ein vergessener Zuschlag |
| Alles stornieren → eine vollständige Gutschrift | Die ganze Rechnung ist zu stornieren |
Eine Gutschrift erstellen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie das Menü Finanzen › Berichte und Rechnungen, im Monat der Rechnung.
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Öffnen Sie in der Zeile des Kunden „⋯“ und klicken Sie auf Korrigieren. Das Fenster „Rechnung für … korrigieren (Nr. …)“ öffnet sich, bei „Schritt 1 von 3“.
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Wählen Sie „Zeilen entfernen oder senken → eine Gutschrift“ und klicken Sie auf Weiter.
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Haken Sie unter „Wählen Sie die Zeilen und den neuen Betrag“ jede zu korrigierende Zeile an und geben Sie ihren „Neuer Nettobetrag (0 = entfernen)“ ein.
- Bei „Alles stornieren → eine vollständige Gutschrift“ gibt es nichts anzuhaken: Alle Zeilen werden entfernt.
- 5
Klicken Sie auf Weiter. Schritt 3 zeigt die Gutschrift: die ursprüngliche Rechnung und den Nettobetrag.
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Klicken Sie auf Gutschrift erstellen. Das Fenster „Gutschrift erstellen?“ öffnet sich.
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Bestätigen Sie mit „Gutschrift erstellen“. Die Meldung „Gutschrift erstellt“ erscheint.
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Klicken Sie auf An Kunde senden, um die Gutschrift per E-Mail an die Rechnungsadresse des Kunden zu senden. Sonst klicken Sie auf „Schließen“.
Vergessene Zeilen hinzufügen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie in der Zeile des Kunden „⋯“ und klicken Sie auf „Korrigieren“.
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Wählen Sie „Vergessene Zeilen hinzufügen → eine Zusatzrechnung“ und klicken Sie auf „Weiter“.
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Haken Sie unter „Reinigungen dieses Monats, die auf der Rechnung fehlen:“ die Reinigungen an, die hinzukommen sollen.
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Für eine andere Zeile klicken Sie auf „Zeile hinzufügen“ und füllen „Unterkunft“, das Datum, „Beschreibung“ und „Nettobetrag“ aus.
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Klicken Sie auf „Weiter“ und dann auf Zusatzrechnung erstellen. Nach der Bestätigung erscheint die Meldung „Zusatzrechnung erstellt“.
- 6
Klicken Sie auf „An Kunde senden“, um sie per E-Mail zu senden.
Eine Gutschrift wiederfinden und ihre Wirkung auf die Zahlung
Schritt für Schritt
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Suchen Sie unter Finanzen › Berichte und Rechnungen den Chip „Gutschrift“ in der Zeile der Rechnung. Der angezeigte Betrag ist der offene Nettobetrag: Festgeschriebene Gutschriften sind bereits abgezogen.
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Öffnen Sie „⋯“ und klicken Sie auf „Gutschrift ansehen“. Das PDF der Gutschrift öffnet sich in einem Fenster der Software, mit der Schaltfläche „Gutschrift herunterladen“.
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Klicken Sie auf den Kunden und öffnen Sie den Tab „Rechnung“ seiner Vorschau. Dort lesen Sie „Berechnet“, „Gutschriften“ und „Offener Nettobetrag“, dann jede Gutschrift mit ihrem Status.
| Status der Gutschrift | Was er bedeutet |
|---|---|
| festgeschrieben | Die Gutschrift ist vom offenen Nettobetrag und von der nächsten Lastschrift abgezogen |
| Entwurf | Noch nicht abgezogen: Er blockiert die Lastschrift, bis er festgeschrieben oder gelöscht ist |
| storniert | Die Gutschrift zählt nicht mehr |
| anderswo zu erstellen | Die Korrektur ist hier vermerkt; die Gutschrift ist in Ihrer Rechnungssoftware zu erstellen |
Eine in der Buchhaltungssoftware erstellte Gutschrift zuordnen
Eine direkt in Pennylane erstellte Gutschrift wird von selbst eingelesen: mehrmals täglich, beim Öffnen der Rechnung und kurz vor jeder Lastschrift. Sie wird ihrer Rechnung zugeordnet, wenn sie aus dieser Rechnung heraus erstellt wurde oder wenn ihre Bezeichnung die Rechnungsnummer nennt. Sonst wartet sie auf Ihre Entscheidung und blockiert die Lastschrift des Kunden.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie die Rechnung des Kunden: Schaltfläche „Prüfen“, oder „Bericht öffnen“ in seiner Vorschau. Der zu prüfende Punkt „Gutschrift … in Pennylane ohne Rechnung erstellt: Sie blockiert die Lastschrift“ erscheint.
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Klicken Sie auf Dieser Rechnung zuordnen. Die Gutschrift kommt zu den Gutschriften der Rechnung.
- Die Gutschrift betrifft keine Rechnung? Klicken Sie auf „Betrifft diese Rechnung nicht“ und bestätigen Sie: Sie blockiert die Lastschrift nicht mehr.
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Andere Lösung: Schreiben Sie in Ihrer Buchhaltungssoftware die Rechnungsnummer in die Bezeichnung der Gutschrift. Sie wird beim nächsten Einlesen zugeordnet.
Häufige Fragen
Kann man eine versehentlich erstellte Gutschrift löschen?
Nein. Eine festgeschriebene Gutschrift behält ihre gesetzliche Nummer. Um sie rückgängig zu machen, erstellen Sie mit „⋯ › Korrigieren“ eine Zusatzrechnung über denselben Betrag.
Ist es besser, die Gutschrift hier oder in der Buchhaltungssoftware zu erstellen?
Hier, mit „Korrigieren“. Die Zeilen des Berichts, das Kundenportal und der offene Nettobetrag sind sofort aktuell, ohne auf das nächste Einlesen zu warten.
Wird der Kunde über die Gutschrift informiert?
Nur wenn Sie auf „An Kunde senden“ klicken: Dann geht die Gutschrift per E-Mail hinaus. Sonst sieht er sie in seinem Kundenportal, unter seiner Rechnung.
Was passiert, wenn der Bericht keine Rechnung in der Buchhaltungssoftware hat?
Die Korrektur wird in The Big One gespeichert, aber es wird keine Gutschrift erstellt: Sie ist von Hand in Ihrer Software zu erstellen. Das Fenster nennt Ihnen den Netto- und den Bruttobetrag, den Sie übertragen müssen.