Reinigungskräfte bezahlen: Stunden, Sätze und Monatskarte
Sehen Sie jeden Monat, wen Sie bezahlen, wie viel und was noch zu tun ist, Person für Person, als Karten oder als Tabelle; legen Sie die Stundensätze fest und laden Sie die Lohnabrechnungsdaten für Ihren Steuerberater herunter.
Der Bildschirm Finanzen › Lohnabrechnung der Reinigungskräfte zeigt Monat für Monat, wen Sie bezahlen, wie viel und was noch zu tun ist. Er ist nach Personen geordnet, wie der Bildschirm Team: eine Zeile pro Reinigungskraft im Team, unabhängig von ihren Tätigkeiten (Reinigung, Wäsche, Lieferung…), dann die externen Fahrer getrennt. Rechnen Sie für eine Kontrolle am Monatsende mit 5 Minuten.
Wird das Kennzeichen „Zeiterfassungen zu bestätigen“ angezeigt, beginnen Sie damit, die markierten Zeiterfassungen freizugeben. Für Reinigungskräfte mit Monatsgehalt lesen Sie Monatsgehälter einrichten.
Monat und Ansicht wählen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie Finanzen › Lohnabrechnung der Reinigungskräfte. Der laufende Monat wird angezeigt, bis heute.
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Wechseln Sie den Monat mit den Pfeilen ‹ › neben dem Monatsnamen.
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Wählen Sie oben rechts die Ansicht: Karten oder Tabelle. Die Software merkt sich Ihre Wahl für das nächste Mal.
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Filtern Sie bei Bedarf mit „Vertrag“ (Unbefristet (CDI), Selbstständig, Extern…), „Tätigkeit“ (Reinigung, Lieferung…), „Zahlung“ (Zu bezahlen, Bezahlt, Gesperrt) oder „Suchen“ (ein Name).
Der Streifen „Vor dem Bezahlen“ listet auf, was noch zu prüfen ist:
| Kennzeichen | Was es bedeutet |
|---|---|
| Fehlender Stundensatz | Eine Reinigungskraft mit Stundenlohn hat keinen eigenen Satz, und die Firma hat keinen Referenzsatz. Klicken Sie: Die Liste zeigt nur noch diese Reinigungskräfte |
| Reinigungen nicht bestätigt | Noch nicht bestätigte Reinigungen zählen noch nicht. Klicken Sie, um sie zu bestätigen |
| Zeiterfassungen zu bestätigen | Markierte Zeiterfassungen warten. Wird angezeigt, wenn mindestens eine Person nach erfassten Stunden bezahlt wird |
| Rechnung mit Abweichung | Eine Rechnung einer Reinigungskraft entspricht nicht dem erwarteten Betrag. Klicken Sie, um Rechnungen der Reinigungskräfte zu öffnen |
Die Monatskarte einer Person lesen
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in der Ansicht Karten auf eine Person in der Liste links. Ihre Monatskarte öffnet sich rechts (auf einem kleinen Bildschirm in einem Seitenfenster).
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Lesen Sie die Blöcke der Karte:
- „Gehalt und Stunden“ für Angestellte: Gehalt, geleistete und geplante Stunden, Mehrstunden, nicht geleistete Stunden, Abwesenheiten, gearbeitete Feiertage;
- „Stunden und Satz“ für eine Reinigungskraft mit Stundenlohn: bezahlte Stunden, Satz, Zuschläge;
- „Einsätze des Monats“: Reinigungen, Wartungseinsätze, Lieferanfahrten;
- „Erhaltene Rechnung“, wenn die Reinigungskraft ihre Rechnung geschickt hat, mit der Abweichung;
- „Art der Bezahlung“: ihr Satz, ihr Gehalt oder die Art, wie sie für Lieferungen bezahlt wird.
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Klicken Sie auf „Aufstellung pro Reinigung“, um jeden Einsatz zu sehen: Datum, Unterkunft, Dauer und Kosten.
Reinigungskräfte, die im Monat nichts zu bekommen haben, stehen unter „Kein Einsatz in diesem Monat“, eingeklappt unten in der Liste.
Die Tabelle lesen
Die Ansicht Tabelle zeigt eine Zeile pro Person: Vertrag, Tätigkeiten, der Monat (Reinigungen, Stunden, Anfahrten), Betrag und Offenes. Klicken Sie auf eine Zeile, um die Aufstellung pro Reinigung zu sehen.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie auf Spalten, um die Spalten der Stunden hinzuzufügen. „Alle Spalten“ fügt alle hinzu. Die Software merkt sich Ihre Wahl.
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Wählen Sie die Reihenfolge mit „Sortieren“: Offenes zuerst, Betrag, Rechnungsabweichung oder Name.
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Wählen Sie bei Bedarf genaue Daten in den Feldern „Von“ und „Bis“, oder filtern Sie nach Reinigungskraft, nach „Wohnung“ (mehrere auf einmal) oder nach Kunde.
- „Zurücksetzen“ entfernt diese Filter.
| Spalte | Was sie zeigt |
|---|---|
| Reinigungen | Die Anzahl der Reinigungen der Reinigungskraft im Zeitraum |
| Std. geplant | Die geplante Zeit der Einsätze, die aus den Checklisten |
| Std. erfasst | Die Zeit, die die Reinigungskraft in der App erfasst hat |
| Std. bezahlt | Die für die Lohnabrechnung berücksichtigten Stunden, je nach Vergütungsgrundlage der Reinigungskraft |
| Nicht freigegeben | Die Stunden der noch nicht freigegebenen Reinigungen |
| Bewertung, Konformität, KI-Punktzahl | Die Qualität: Bewertungen, Kontrollen, Berichte |
| Satz | Der Stundensatz der Reinigungskraft, direkt änderbar |
| Zuschl. | Die Zuschläge und Prämien der Einsätze |
| Gesamt | Die Kosten der Stunden der Reinigungskraft im Zeitraum |
Eine Person als bezahlt markieren
„Als bezahlt markieren“ löst keine Überweisung aus: Es vermerkt den Tag der Zahlung und wer ihn vermerkt hat. Der Balken unter „Vor dem Bezahlen“ zeigt den Fortschritt des Monats: bezahlte Personen, bezahlter Betrag, noch zu bezahlen.
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie die Karte der Person, Block „Zahlung für …“.
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Wählen Sie den Tag der Zahlung (standardmäßig heute) und klicken Sie dann auf Als bezahlt markieren. Das Kennzeichen „Bezahlt am …“ wird angezeigt und die Meldung „1 Person als bezahlt markiert“ erscheint.
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Um mehrere auf einmal zu markieren, wechseln Sie zur Ansicht Tabelle, kreuzen Sie ihre Zeilen an und klicken Sie dann in der unteren Leiste auf Als bezahlt markieren (2). Als Tag wird heute vermerkt.
| Kennzeichen | Was es bedeutet |
|---|---|
| Zu bezahlen | Für den Monat ist noch nichts vermerkt |
| Bezahlt am … | Die Zahlung ist vermerkt |
| Gesperrt | Weder eigener Stundensatz noch Referenzsatz der Firma: Die Person kann weder angekreuzt noch als bezahlt markiert werden |
Die Regeln der Lohnabrechnung
Die Schaltfläche „Regeln der Lohnabrechnung“ oben in Lohnabrechnung der Reinigungskräfte öffnet die Seite der Einstellungen, die sich selten ändern. Der Link „‹ Lohnabrechnung der Reinigungskräfte“ führt zurück zum Monat.
| Tab | Was er regelt |
|---|---|
| Stundensatz | Den Referenzsatz und die Reinigungskräfte des Monats, die keinen eigenen Satz haben |
| Gehälter | Die Regeln für Reinigungskräfte mit Monatsgehalt. Wird angezeigt, wenn mindestens ein Vertrag ein Angestelltenvertrag ist |
| Lieferung | Die Art, wie jeder Fahrer bezahlt wird, aufgeteilt in Reinigungskräfte im Team und externe Fahrer. Wird angezeigt, wenn das Modul Lieferung aktiv ist |
Die Seite Rechnungen der Reinigungskräfte öffnet sich über den Link „Rechnungen der Reinigungskräfte“ im Streifen „Vor dem Bezahlen“.
Den Referenz-Stundensatz festlegen
Der Referenzsatz wird automatisch auf jede Reinigungskraft mit Stundenlohn angewendet, die keinen eigenen Satz hat. Auf der Karte der Reinigungskraft erinnert der Hinweis „Satz der Firma: kein eigener Satz“ daran.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie in Lohnabrechnung der Reinigungskräfte auf Regeln der Lohnabrechnung, Tab „Stundensatz“. Geben Sie im dunklen Kasten „Referenz-Stundensatz“ den Satz ein.
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Klicken Sie auf Speichern. Die Meldung „Referenz-Stundensatz gespeichert“ erscheint.
Den Satz einer Reinigungskraft festlegen
Schritt für Schritt
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Öffnen Sie die Karte der Reinigungskraft, Block „Art der Bezahlung“. Oder fügen Sie in der Ansicht Tabelle die Spalte „Satz“ über Spalten hinzu.
- 2
Geben Sie ihren Stundensatz in das Feld ein.
- 3
Klicken Sie auf OK. Die Meldung „Stundensatz aktualisiert“ erscheint und die Summe der Zeile wird neu berechnet.
Eine Reinigungskraft ohne Stundensatz entsperren
Hat die Firma keinen Referenzsatz, ist eine Reinigungskraft mit Stundenlohn ohne eigenen Satz „Gesperrt“: kein Betrag („—“), weder bezahlt noch exportiert noch als bezahlt markiert. Der Streifen „Vor dem Bezahlen“ weist darauf hin: „1 fehlender Stundensatz“. Mit einem Referenzsatz ist aus diesem Grund niemand gesperrt.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie im Streifen auf das Kennzeichen „fehlender Stundensatz“ und dann auf die Reinigungskraft. Ihre Karte öffnet sich mit dem Block „Kein Betrag, solange der Stundensatz nicht eingegeben ist.“.
- 2
Geben Sie ihren Satz unter „Stundensatz“ ein.
- 3
Klicken Sie auf Speichern und berechnen. Die Schaltfläche zeigt „Wird berechnet…“, dann erscheint die Meldung „Stundensatz aktualisiert“: Ihr Betrag wird berechnet und sie wechselt zu „Zu bezahlen“.
Denselben Satz auf mehrere Reinigungskräfte anwenden
Schritt für Schritt
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Kreuzen Sie in der Ansicht Tabelle das Kästchen am Anfang der Zeile jeder Reinigungskraft an, oder das Kästchen in der Kopfzeile, um alle anzukreuzen. Unten auf dem Bildschirm erscheint eine Leiste: „3 ausgewählt“ und ihr Betrag.
- 2
Geben Sie in der Leiste den Stundensatz ein.
- 3
Klicken Sie auf Anwenden. Die Meldung „Stundensatz auf 3 Reinigungskräfte angewendet“ erscheint.
- „Auswahl aufheben“ schließt die Leiste, ohne etwas zu ändern.
Für den Steuerberater exportieren
Die Software bereitet die Dateien für Ihren Steuerberater vor, in der Sprache Ihres Unternehmens. Das Fenster hat zwei Teile, und jeder Teil ergibt eine eigene Datei.
Schritt für Schritt
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Klicken Sie oben auf dem Bildschirm auf Export für den Steuerberater. Das Fenster „Export für den Steuerberater“ öffnet sich.
- 2
Wählen Sie unter „Monat“ den Monat.
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Kreuzen Sie die zu exportierenden Teile an:
- „Lohnabrechnungsdaten der Angestellten“: die bisherige Datei, unverändert;
- „Beträge für Selbstständige und externe Fahrer“: was Sie ihnen schulden, ihre Rechnung, die Abweichung und der Tag der Zahlung.
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Klicken Sie auf CSV-Datei oder auf PDF. Die Dateien werden heruntergeladen und die Meldung „Export heruntergeladen: September 2026“ erscheint.
Um nur einige Personen zu exportieren, kreuzen Sie ihre Zeilen in der Ansicht Tabelle an und klicken Sie dann in der unteren Leiste auf Auswahl exportieren.
| Teil | Was die Datei enthält |
|---|---|
| Lohnabrechnungsdaten der Angestellten | Je Angestellte: normale Stunden, Mehrstunden je Stufe, nicht geleistete Stunden, Prämien, Sachleistungen, Abwesenheiten und gearbeitete Feiertage. Weder Nettogehalt noch Beiträge |
| Beträge für Selbstständige und externe Fahrer | Je Person: Vertrag, Tätigkeiten, Stunden, Anfahrten, Betrag, nicht bestätigte Reinigungen, Nummer und Betrag der Rechnung, Abweichung, Tag der Zahlung |
Häufige Fragen
Warum steht eine Reinigungskraft unter „Kein Einsatz in diesem Monat“?
Sie ist bekannt (Satz oder Vertrag gespeichert), hat im Monat aber nichts zu bekommen: keine Stunde, keine Anfahrt, kein Gehalt. Sie kehrt in die Liste zurück, sobald sie ihren ersten Einsatz im Monat hat.
Was bedeutet die Spalte „Nicht freigegeben“?
Das sind die Stunden der noch nicht freigegebenen Reinigungen, gemäß der Einstellung „Wann zählt eine Reinigung?“ Ihres Unternehmens. Geben Sie diese Reinigungen unter Finanzen › Zu prüfende Reinigung frei, damit sie zählen.
Berechnet die Software das Nettogehalt oder die Beiträge?
Nein. Sie zählt die Stunden, die Prämien und die Abwesenheiten. Nettogehalt, Beiträge und Meldungen bleiben die Arbeit Ihres Steuerberaters.
Wie werden Wochen gezählt, die über zwei Monate gehen?
In den Lohnabrechnungsdaten wird eine Woche, die über zwei Monate geht, in dem Monat gezählt, in dem sie endet.
Wo wähle ich, ob eine Reinigungskraft nach geplanter Zeit oder nach erfassten Stunden bezahlt wird?
Unter Einstellungen › Mein Unternehmen › Organisation, Block „Wie bezahlen Sie Ihre Reinigungskräfte?“, für die Standardgrundlage. Für eine einzelne Reinigungskraft unter Team › Verträge.