Trate um problema comunicado por um profissional de limpeza
Encontre os danos, avarias e fugas comunicados pelos seus profissionais de limpeza, crie uma intervenção de manutenção, acompanhe o problema e marque-o como resolvido.
O vídeo deste guia chega em breve.
Quando um profissional de limpeza vê um dano, uma avaria ou uma fuga, comunica-o a partir do telemóvel, com fotografias. O ecrã «Problemas comunicados» reúne estas comunicações e o seu seguimento. Use este artigo para encontrar um problema, criar a intervenção de manutenção e encerrá-lo. Conte 2 minutos por problema.
Do lado do profissional de limpeza, consulte Comunicar um problema. Os problemas novos também surgem em Alertas e seguimento.
Encontrar um problema
Passo a passo
- 1
Abra o menu Problemas comunicados. Quatro contadores resumem a situação e, depois, a tabela lista os problemas, do mais recente ao mais antigo.
- 2
Filtre se precisar: «Período», «Alojamento», «Cliente», «Tipo», «Estado» ou «Comunicado por».
- 3
Para ver apenas as urgências, clique em Urgentes.
- 4
Introduza uma palavra em «Pesquisar nas descrições…» para procurar nas descrições e nas notas.
- 5
Clique numa linha. A ficha do problema abre-se à direita e a tabela continua visível.
| Contador | O que conta |
|---|---|
| «Novos» | Os problemas que ainda ninguém tratou |
| «Em curso» | Os problemas que têm uma intervenção de manutenção |
| «Urgentes em aberto» | Os problemas urgentes que não estão resolvidos |
| «Resolvidos este mês» | Os problemas resolvidos desde o início do mês |
| Estado | Como um problema lá chega |
|---|---|
| «Novo» | O profissional de limpeza acabou de o comunicar |
| «Em curso» | Criou uma intervenção de manutenção |
| «Resolvido» | Clicou em «Marcar como resolvido» |
Ler a ficha de um problema
A ficha indica, de cima para baixo: o tipo e a urgência, o alojamento, a pessoa que comunicou e a data, as fotografias, a descrição e, depois, o histórico.
Passo a passo
- 1
Clique numa fotografia para a ampliar.
- 2
Leia a «Descrição» escrita pelo profissional de limpeza.
- 3
Em «Nota interna (não visível para o profissional de limpeza)», escreva o que soube ou decidiu.
- 4
Clique em Guardar a nota. Surge a mensagem «Nota guardada.».
Criar uma intervenção de manutenção
A fazer quando alguém tem de se deslocar para reparar.
Passo a passo
- 1
Na ficha do problema, clique em Criar uma intervenção de manutenção. Abre-se a janela «Criar uma intervenção de manutenção», já preenchida: o alojamento, o departamento Manutenção, um nome e instruções retiradas da comunicação.
- 2
Escolha a data, a hora e a pessoa.
- 3
Clique em Criar a tarefa. Surge a mensagem «Intervenção de manutenção criada.».
- 4
Verifique a ficha: o problema passa a «Em curso» e o botão é substituído pela menção da intervenção criada.
Marcar um problema como resolvido
Passo a passo
- 1
Abra a ficha do problema.
- 2
Clique em Marcar como resolvido. Surge a mensagem «Problema marcado como resolvido.», sem outra confirmação.
- 3
Se o problema voltar, clique em Reabrir. Surge a mensagem «Problema reaberto.».
O histórico, ao fundo da ficha, guarda cada etapa com o autor e a data: «Comunicado», «Intervenção de manutenção criada», «Marcado como resolvido», «Reaberto».
Exportar a lista
Passo a passo
- 1
Defina os filtros para manter apenas os problemas pretendidos.
- 2
Clique em Exportar para Excel. O ficheiro contém as linhas filtradas: data, alojamento, cliente, tipo, urgência, descrição, autor, estado e nota interna.
Perguntas frequentes
O profissional de limpeza é avisado quando o problema é resolvido?
Não. O software não lhe envia nenhuma notificação nesse momento. Avise-o por si, se for útil.
O profissional de limpeza vê a nota interna?
Não. A nota interna só é visível para o escritório.
É possível eliminar um problema?
Não. Um problema marca-se como resolvido, não se elimina. Fica na lista, com o seu histórico.
Porque é que o indicador do menu e o bloco de Alertas e seguimento não apresentam o mesmo número?
O indicador do menu conta todos os problemas não resolvidos, «Novo» e «Em curso». O bloco de Alertas e seguimento só mostra os problemas «Novo».
Os contadores acompanham os filtros?
Não. Os quatro contadores dizem respeito a todos os problemas da empresa. Só a tabela e a exportação acompanham os filtros.