Mantenha a ficha de um alojamento atualizada
Abra a ficha de um alojamento, preencha os acessos e as instruções, verifique as fotografias do anúncio e copie o que está certo para os outros alojamentos.
O vídeo deste guia chega em breve.
A ficha de um alojamento reúne tudo o que a sua equipa precisa de saber antes de entrar: a morada, os acessos, as instruções de limpeza, a roupa. Utilize este artigo para a preencher, corrigir e copiar os seus dados para outros alojamentos. Conte com 5 minutos para uma primeira ficha.
Os seus alojamentos ainda não foram criados? Comece por importar os seus alojamentos. As secções e os campos da ficha escolhem-se na estrutura das fichas de alojamento.
Abrir a ficha de um alojamento
Passo a passo
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Abra o menu Alojamentos. A lista dos seus alojamentos aparece, separador «Ativos».
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Em «Pesquisar um apartamento ou uma morada…», escreva o nome do alojamento.
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Na linha do alojamento, clique em Ficha do alojamento. A ficha abre-se no separador «Informação».
A ficha tem cinco separadores:
| Separador | O que aí se define |
|---|---|
| Informação | As secções da ficha: o alojamento, os acessos, a limpeza, a roupa e os consumíveis |
| Tempos e preços | O tempo da limpeza de referência e os tempos próprios deste alojamento |
| Organização | As horas predefinidas, o setor, quem vem a este alojamento (por departamento), as pessoas excluídas, a roupa e a entrega |
| Ligação | O anúncio associado, os calendários iCal e os alojamentos ligados |
| Especificidades | As subtarefas deste alojamento: o que se acrescenta à lista de tarefas, ou se retira dela, só para ele |
Preencher os acessos e as instruções
Passo a passo
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No separador «Informação», abra a secção «Acesso».
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No campo «Instruções de acesso», escreva o detalhe: código, cofre de chaves, andar, porta.
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Clique em Dividir em passos para organizar o seu texto em passos.
- 4
Preencha os campos destacados a vermelho: são os campos obrigatórios.
- 5
Clique em Guardar. Aparece a mensagem «Ficha guardada.».
Definir as horas e a organização
Passo a passo
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Abra o separador «Organização».
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Em «Horas predefinidas», escolha a «Hora de chegada (check-in)» e a «Hora de saída (check-out)».
Servem quando a reserva importada não indica hora. Se estes campos ficarem vazios, são usadas as horas das definições da empresa.
- 3
Em «Atribuição automática», escolha o «Setor de atividade» do alojamento.
- 4
Em «Quem vem a este alojamento», clique, se necessário, em Definir na linha de um departamento para escolher e classificar as pessoas: consulte Escolha quem vem a um alojamento. Em «Pessoas excluídas», acrescente as pessoas que nunca devem ser propostas neste alojamento, seja qual for o departamento.
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Clique em Guardar.
Ver as fotografias do anúncio
Quando o alojamento está associado a um anúncio que tem fotografias, elas aparecem no topo da ficha.
Passo a passo
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No topo da ficha, clique na fotografia. O visualizador abre-se.
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Percorra as fotografias com as setas.
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Clique em Atualizar as fotografias para voltar a ler o anúncio, quando este botão é proposto.
Copiar a ficha para outros alojamentos
No computador, quando vários alojamentos se parecem: mesmo edifício, mesmas instruções, mesmas definições.
Passo a passo
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No topo da ficha, clique em Copiar para outros alojamentos. Abre-se uma janela com duas colunas.
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Em «O que copio», assinale os dados a copiar.
- Os atalhos «Tudo», «Acesso», «Limpeza», «Definições» e «Nada» assinalam um grupo de uma só vez.
- «Pesquisar um dado (ex. código, wifi, lixo)…» encontra um campo.
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Em «Para que alojamentos», assinale os alojamentos de destino. Filtre por «Edifício», «Etiqueta», «Cliente» ou «Origem».
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Clique no botão de cópia, por exemplo Copiar para 3 alojamentos. Aparece a mensagem «Ficha copiada para alojamentos: 3.».
Perguntas frequentes
Quem pode alterar a ficha de um alojamento?
Os administradores e os gestores. Só eles veem os botões «Ficha do alojamento», «Guardar» e «Copiar para outros alojamentos».
Porque é que o botão «Atualizar as fotografias» não aparece?
Só é proposto para um alojamento associado a um software de gestão que fornece as fotografias do anúncio. Um alojamento criado à mão não tem fotografias de anúncio.
A cópia altera os preços?
Só se assinalar preços na parte «Tempos e preços». Uma confirmação mostra então o antes e o depois, e uma fatura já emitida nunca muda.
O que acontece às horas se eu não as definir?
Aplicam-se as horas das definições da empresa. As «Horas predefinidas» da ficha só servem se as preencher.