Verifique os documentos dos seus prestadores
Escolha os documentos que cada prestador tem de enviar, depois valide ou recuse cada documento recebido e envie um lembrete para os processos incompletos.
O vídeo deste guia chega em breve.
O separador Conformidade reúne os documentos enviados pelos seus prestadores a partir de «Os meus documentos»: documento de identificação, comprovativo de registo, certificado. Cada documento é verificado um a um: valida-o ou recusa-o. Use este artigo para escolher os documentos pedidos, tratar os que chegam e enviar um lembrete para os processos incompletos.
Escolher os documentos pedidos
A fazer uma vez e, depois, sempre que as suas regras mudarem.
Passo a passo
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Abra o menu Equipa › Equipa e, depois, o separador Conformidade.
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No topo do ecrã, clique em Documentos de conformidade. Abre-se a janela «Escolha dos documentos de conformidade».
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Clique em Adicionar um documento e introduza o «Nome do documento».
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Na linha do documento, clique em «Definir» para abrir as definições dele.
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Escolha «Obrigatório» ou «Facultativo» e escreva a «Instrução mostrada ao prestador».
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Clique em Guardar. Surge a mensagem «Documentos de conformidade guardados.».
| Definição de um documento | O que faz |
|---|---|
| Obrigatório | Bloqueia a faturação do prestador enquanto o documento não for válido |
| Facultativo | O documento é pedido, sem bloquear nada |
| Período de validade | «Válido sem limite», ou a renovar ao fim do número de meses que indicar, com um lembrete antes do fim |
| Data do documento | Recusa, no dia do envio, um documento demasiado antigo |
Validar ou recusar um documento
Passo a passo
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Abra o separador Conformidade. Os documentos pendentes estão em «Por tratar».
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No documento, clique em Consultar. O documento é apresentado.
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Se houver um alerta e o documento lhe servir, clique em «Aceitar» ao lado do alerta. Surge a mensagem «Alerta levantado: o profissional de limpeza já não o vê».
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O documento está correto? Clique em Validar o passo. Surge a mensagem «Decisão guardada» e o documento passa para «Tratado».
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O documento não serve? Clique em Recusar. Abre-se a janela «Recusar o documento».
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Escreva o motivo para o prestador e clique em Recusar e notificar.
| Menção no documento | O que significa |
|---|---|
| Por verificar | O documento aguarda a sua decisão |
| Validado | Validou o documento |
| Não conforme | Recusou o documento |
| Expira em breve | O fim da validade aproxima-se |
| Documento expirado | A validade terminou: é preciso enviar um novo documento |
Enviar um lembrete para um processo incompleto
Passo a passo
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Abra o separador Conformidade.
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Localize a parte «Processos incompletos»: lista, para cada prestador, os passos em falta.
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Na linha do prestador, clique em Lembrar o profissional de limpeza. Surge a mensagem «Lembrete enviado para a conta do profissional de limpeza».
Abrir o processo de um prestador
Passo a passo
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Desça até «Processos dos prestadores». A tabela indica, por prestador, os «Documentos pedidos» (por exemplo «4 de 5 em dia», e depois o documento em falta: «Autorização de residência: por entregar»), o número de documentos «Por validar» por si, os alertas e o estado.
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Clique numa linha. Abre-se a janela «Processo do profissional de limpeza».
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Leia os «Passos de conformidade» e os «Documentos enviados».
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Clique em Consultar para abrir um documento.
| Estado do processo | O que significa |
|---|---|
| Conforme | Todos os passos estão validados |
| Por validar | Está tudo enviado, falta pelo menos um documento que tem de validar |
| Incompleto | Falta pelo menos um passo |
Perguntas frequentes
Onde é que o prestador envia os documentos?
Em «Os meus documentos», a partir da conta dele. Cada documento enviado chega ao separador Conformidade, parte «Por tratar».
É possível voltar atrás num alerta aceite?
Sim. No documento, clique em «Repor os alertas»: surge a mensagem «Alertas repostos».
O que acontece se eu eliminar um documento da lista?
Deixa de ser pedido aos prestadores. Os ficheiros já enviados ficam no processo deles.
É possível pedir ao prestador que assine um contrato?
Sim. Em «Escolha dos documentos de conformidade», clique em «Adicionar um contrato»: escreve o texto no software, ou envia o seu PDF e coloca os campos a preencher e a assinar.
É possível pagar a um prestador cujo processo ainda não está validado?
Sim, se o aceitar. Em Definições › Organização › Regras de funcionamento, ative «Aceitar faturas sem conformidade validada». O prestador pode então enviar a sua fatura: fica com a menção «Entregue sem conformidade validada». No pagamento, uma janela recorda-lho; se o processo continuar por validar, a fatura e o processo do prestador ficam com a menção «Paga sem conformidade validada», com a data do pagamento.