Defina as notificações e os alertas da empresa
Decida, alerta a alerta, quando dispara, a que nível, quem é avisado e por que canal; acrescente um lembrete, uma exceção para um cliente e o resumo da manhã.
O vídeo deste guia chega em breve.
O separador «Notificações e alertas» diz, para toda a empresa, quem é avisado de quê. Cada regra é uma frase, do tipo «Quando um profissional de limpeza não registou o ponto 20 min depois da hora prevista, avisar: Gestor — por: Sino, Push». Utilize este artigo para alterar um limiar, escolher as pessoas avisadas, pôr um alerta em pausa ou receber um resumo todas as manhãs. Conte com 10 minutos para uma primeira passagem.
Estas regras fixam o que a empresa envia. Cada pessoa pode depois desativar um canal para si: consulte Defina as suas notificações.
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O bloco «Como funciona» lembra-o: os 16 alertas de «Alertas e seguimento» são regras de origem. Altera o limiar e o nível, coloca-os em pausa, mas não os pode eliminar. Enquanto não alterar nada, tudo fica como antes.
| Elemento | O que faz |
|---|---|
| Campo «Procurar um alerta (registo de ponto, roupa, reserva…)» | Encontra uma regra por uma palavra |
| Filtros «Todas», «Escritório», «Profissionais de limpeza», «Em pausa» | Ficam só com uma parte das regras; o número está escrito em cada filtro |
| Grupos | «Serviços», «Reservas», «Roupa de cama e banho e entregas», «Equipa e conformidade», «Finanças», «O que cada profissional de limpeza recebe» |
| Interruptor no início de uma linha | Ativa a regra ou coloca-a em pausa |
| Frase «Quando …» | Diz o evento, o limiar, as pessoas avisadas e os canais |
| Menção «De origem» | A regra faz parte do software: define-se, não se elimina |
| Botão «Ajustar» | Abre o painel da regra |
Ajustar um alerta
Passo a passo
- 1
Abra o menu Definições › A minha empresa › Organização, separador «Notificações e alertas».
- 2
Na linha do alerta, clique em Ajustar. Abre-se o painel do alerta, com o seu nome e a menção «De origem».
- 3
Em «Quando», altere o «Limiar». O evento não se altera, o limiar sim; alguns alertas não têm limiar.
- 4
Em «Nível em «Alertas e seguimento»», escolha «Urgente» ou «A tratar».
- Em alguns alertas, o nível não se escolhe: o painel indica-o.
- 5
Clique em Guardar. Aparece a mensagem «Definição guardada.» e a frase da linha muda.
Escolher quem é avisado, e como
Consoante o alerta, o painel propõe «Quem é avisado» (uma mensagem assim que o alerta dispara) ou «Resumo da manhã» (um e-mail por dia).
Passo a passo
- 1
No painel do alerta, em «Quem é avisado», ative «Avisar alguém quando este alerta disparar».
- 2
Assinale as funções a avisar.
- 3
Para uma pessoa em concreto, utilize o campo «Adicionar uma pessoa».
- 4
Em «Por que canal», assinale «Sino», «Push» ou «E-mail».
- 5
Para insistir, ative «Voltar a avisar se o alerta continuar» e defina o prazo «Sem reação após».
- 6
Clique em Guardar.
| Definição | O que faz |
|---|---|
| «Avisar alguém quando este alerta disparar» | Envia uma mensagem por alerta, uma única vez por serviço e por dia. Desligada: o alerta fica em «Alertas e seguimento», não é enviada nenhuma mensagem |
| «Sino», «Push», «E-mail» | Os canais abertos pela empresa. Cada pessoa pode desativar um para si em «A minha conta», mas não acrescentar |
| «Voltar a avisar se o alerta continuar» | Um único lembrete, enviado se o problema continuar por resolver |
| «Incluir este alerta no resumo da manhã» | Acrescenta o alerta ao e-mail da manhã das pessoas escolhidas |
Criar uma exceção para um cliente, um setor ou um alojamento
Quando um alerta deve comportar-se de outra forma para uma parte dos seus alojamentos.
Passo a passo
- 1
No painel do alerta, desça até «Exceções».
- 2
Clique em «Adicionar uma exceção (cliente, setor ou alojamento)». É acrescentada uma linha.
- 3
Escolha o tipo: «Setor», «Cliente» ou «Alojamento», e depois o elemento em causa.
- 4
Defina o seu limiar e o seu nível, ou deixe «Limiar da empresa» e «Nível da empresa».
- Ative «Em pausa» para desligar o alerta apenas nesse local.
- 5
Clique em Guardar. A linha do alerta indica o número de exceções.
Pôr uma regra em pausa, ou voltar à definição de origem
Passo a passo
- 1
Para pôr em pausa, desligue o interruptor no início da linha. Aparece a mensagem «Definição guardada.».
- Um alerta em pausa deixa de aparecer em «Alertas e seguimento». Uma notificação em pausa deixa de ser recebida por quem quer que seja.
- 2
Para repor tudo como no início, clique em Ajustar e depois em «Repor a definição de origem». Abre-se a janela «Repor a definição de origem?».
- 3
Clique em Repor. O limiar, o nível, a pausa, as exceções e as pessoas avisadas, ou o resumo da manhã, voltam aos valores de origem.
Definir o resumo da manhã
No fundo da página, o bloco «Resumo da manhã» envia por e-mail, a cada pessoa em causa, a lista dos seus alertas.
Passo a passo
- 1
Na frase «Todas as manhãs às …», escolha a hora de envio. É a hora de Paris.
- 2
Para cada alerta a incluir, clique em Ajustar, ative «Incluir este alerta no resumo da manhã» quando o painel o propuser, e escolha as funções e as pessoas.
- 3
Clique em Guardar. A linha do alerta mostra «Resumo da manhã: …» com as pessoas escolhidas.
Perguntas frequentes
É possível eliminar um alerta, ou criar um novo?
Não. As regras são de origem: definem-se e colocam-se em pausa, não se eliminam. A página não propõe criar novas.
Quem pode alterar estas regras?
O administrador, o gestor e o gestor de limpeza. O gestor e o gestor de limpeza só têm acesso a este separador da página Organização.
Uma pessoa pode recusar uma mensagem decidida pela empresa?
Em parte. Em «A minha conta», cada pessoa pode desativar um canal para si, mas não acrescentar um que a empresa fechou. Nas notificações que dizem diretamente respeito a uma pessoa, a pessoa em causa é sempre avisada.
Qual é a diferença entre um alerta e uma notificação?
Um alerta aparece em «Alertas e seguimento», com um nível «Urgente» ou «A tratar», e pode além disso avisar alguém. Uma notificação é uma mensagem enviada pelo sino, por push ou por e-mail; o grupo «O que cada profissional de limpeza recebe» reúne as da equipa de terreno.
A que horas sai o resumo da manhã?
À hora escolhida no bloco «Resumo da manhã», na hora de Paris. Numa manhã sem nada a assinalar, não sai nenhum e-mail.