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Crie um fluxo de trabalho
Crie com um clique o fluxo que acrescenta uma limpeza ao calendário em cada saída de hóspede, ajuste-o, crie outros e depois execute-os ou pare-os.
Um fluxo de trabalho é uma regra que cria as tarefas sozinha: por exemplo, uma limpeza no calendário em cada saída de hóspede, com a lista de tarefas certa. Utilize este artigo para criar este primeiro fluxo com um clique, ajustá-lo, criar outros e depois executá-los ou pará-los. Conte com cerca de 2 minutos para o primeiro.
Antes, crie as suas listas de tarefas e importe os seus alojamentos. Depois, atribua os seus primeiros profissionais de limpeza.
Criar a limpeza à saída com um clique
A fazer uma vez, quando as suas reservas chegam sozinhas: software de reservas ligado ou ligações iCal.
Passo a passo
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Clique no botão Primeiros passos, na parte inferior do ecrã. O painel do guia abre-se.
- 2
No cartão «O essencial», clique no passo «Criação automática das limpezas».
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Clique em Fazer agora. Aparece a mensagem «Fluxo de trabalho «Limpeza à saída do hóspede» criado.», seguida do número de limpezas acrescentadas ao calendário.
- 4
Abra o menu Calendário. As limpezas dos próximos 30 dias já lá estão.
| Definição do fluxo criado | Valor inicial |
|---|---|
| Acionador | «Nova reserva» |
| Momento | No próprio dia da saída do cliente, sem hora fixa |
| Alojamentos | Todos os alojamentos ativos |
| Tarefa criada | «Ménage au départ du voyageur», do tipo Limpeza |
| Lista de tarefas | «Limpeza padrão»; senão «Ménage complet»; senão a sua primeira lista de limpeza ativa |
Ajustar um fluxo de trabalho
Passo a passo
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Abra o menu Definições › Fluxos e integrações. O separador «Fluxos de trabalho» lista os seus fluxos, cada um escrito como uma frase.
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Na linha do fluxo, clique na roda dentada «Modificar». A janela abre-se: a frase do fluxo de um lado, «O que cria (pré-visualização)» do outro.
- 3
Na frase, clique numa caixa para a alterar: «no próprio dia», «da saída do cliente», «sem hora fixa».
- 4
Em «Para que alojamentos?», mantenha «Todos os alojamentos ativos» ou acrescente um filtro: «+ Edifícios», «+ Etiquetas», «+ Apenas…», «+ Exceto…».
- 5
Em «Que tarefa?», ajuste a tarefa criada: os campos estão descritos na tabela abaixo.
- 6
Clique em Guardar o fluxo. Aparece a mensagem «Fluxo de trabalho guardado.».
| Campo de «Que tarefa?» | O que faz |
|---|---|
| «Nome da tarefa criada» | Usa o nome do fluxo. Lê-se, não se altera aqui: para o alterar, mude o nome do fluxo no topo da janela |
| «Departamento» | Limpeza, Inspeção, Manutenção ou Entrega |
| «Modelo de lista de tarefas» | A lista anexada a cada tarefa criada por este fluxo |
| «Tempo previsto» | Retirado da lista de tarefas e do tempo de limpeza de cada alojamento. Lê-se, não se altera aqui |
| «Atribuída a» | «Proposta do dia»: a tarefa é criada sem profissional de limpeza. «Um profissional de limpeza específico…»: vai sempre para a mesma pessoa |
| «Prioridade» | Baixa, Média ou Alta |
Criar outro fluxo de trabalho
Passo a passo
- 1
No separador «Fluxos de trabalho», clique em Criar um fluxo de trabalho. A janela «Novo fluxo» abre-se.
- 2
Introduza o nome do fluxo, no topo da janela.
- 3
Escolha um dos quatro acionadores: estão descritos na tabela abaixo.
- 4
Ajuste a frase, os alojamentos e a tarefa, como no primeiro fluxo.
- 5
Clique em Guardar o fluxo. O fluxo aparece na lista.
| Acionador | O que faz |
|---|---|
| «Nova reserva» | Planeia uma tarefa antes, no dia ou depois da chegada ou da saída |
| «Ocupação» | Programa tarefas durante os períodos de ocupação |
| «Período livre» | Planeia tarefas durante os períodos sem reservas |
| «Repetitivo» | Executa o fluxo de trabalho em intervalos regulares |
Programar uma tarefa durante uma estadia
O acionador «Ocupação» cria tarefas enquanto o hóspede lá está: por exemplo, uma limpeza de estadia a cada 2 dias.
Passo a passo
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Na janela do fluxo, escolha o acionador «Ocupação».
- 2
Na frase, clique na frequência, por exemplo «todos os dias». Abre-se uma bolha.
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Em «Dias contados», escolha os dias da estadia que contam: estão descritos na tabela abaixo.
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Escolha a frequência e, depois, o dia de início em «A partir do dia da estadia».
- 5
Clique em Guardar o fluxo.
| «Dias contados» | Dias tidos em conta | O dia 1 é |
|---|---|---|
| «Qualquer dia (da chegada à última noite)» | Do dia da chegada à última noite | O dia da chegada |
| «Dias completos (nem chegada nem saída)» | Os dias em que o hóspede lá está o dia inteiro | O dia seguinte à chegada |
| «Meios dias (dia da chegada e dia da saída)» | O dia da chegada e o dia da saída, todos os dias ou uma só vez | O dia da chegada; o dia 2 é o dia da saída |
Executar, desativar ou eliminar um fluxo
Os fluxos ativos são executados sozinhos de 5 em 5 minutos, desde o próprio dia até 60 dias depois.
Passo a passo
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Para os executar de imediato, clique em Executar todos os fluxos. Uma mensagem indica o número de tarefas planeadas para os próximos 30 dias.
- 2
Para parar um fluxo, clique no seu interruptor, coluna «Estado». Se já tiver criado serviços futuros, uma janela pergunta-lhe o que fazer com eles.
- 3
Clique em Manter os serviços ou em Eliminar os serviços futuros.
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Para eliminar um fluxo, clique no caixote do lixo «Eliminar» da sua linha e confirme.
Perguntas frequentes
Porque é que o passo «Criação automática das limpezas» não aparece?
Só é apresentado se as suas reservas chegarem sozinhas: software de reservas ligado, ligações iCal ou essa escolha feita na abertura da conta. Caso contrário, crie o fluxo em Definições › Fluxos e integrações.
As tarefas criadas são atribuídas a um profissional de limpeza?
Não, no início não. Com «Proposta do dia», a tarefa é criada sem profissional de limpeza e depois distribuída pela proposta de atribuição. Escolha «Um profissional de limpeza específico…» para a dar sempre à mesma pessoa.
As minhas limpezas não têm lista de tarefas, o que fazer?
Abra o fluxo com «Modificar», escolha a lista em «Modelo de lista de tarefas» e guarde. Só são propostas as listas do departamento escolhido.
O que acontece se as datas de uma reserva mudarem?
O fluxo move a tarefa na sua próxima execução. As tarefas já começadas não se movem.
Um fluxo que bloqueia datas assinala o passo do guia?
Não. O passo fica assinalado com um fluxo ativo que cria tarefas.