Trate as reservas alteradas e os serviços não confirmados
Decida o que acontece a um serviço quando a reserva muda ou é cancelada, escolha um substituto, envie um lembrete a um profissional de limpeza que não confirmou e defina as regras automáticas.
O vídeo deste guia chega em breve.
Quando um hóspede muda as datas ou cancela, o serviço de limpeza tem de acompanhar. O software aplica as suas regras e, depois, mostra-lhe o que aconteceu e o que falta decidir. Use este artigo para tratar estes cartões, enviar um lembrete a um profissional de limpeza que não confirmou o serviço e definir as regras. Conte 1 minuto por cartão.
Estes blocos encontram-se em Alertas e seguimento.
Compreender os cartões
Cada reserva alterada dá origem a um cartão. O indicador diz-lhe em que ponto está.
| Indicador | O que significa |
|---|---|
| «Movida» | O serviço acompanhou a reserva. Nada a fazer, salvo se não concordar |
| «Substituto a escolher» | O serviço foi movido, mas o profissional de limpeza não está disponível na nova data |
| «Por validar» | Nada mudou: a decisão é sua |
| «Cancelada» | A reserva foi cancelada |
O cartão indica o alojamento e, depois, a data antiga riscada e a nova data. O contador junto do título do bloco conta os cartões por decidir.
Decidir sobre uma reserva alterada
Para um cartão «Por validar», intitulado «Reserva alterada: o que fazer com o serviço?».
Passo a passo
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Abra o menu Alertas e seguimento e localize o bloco «Reservas alteradas».
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Leia a data antiga e a nova data do cartão.
- 3
Clique em Mover para colocar o serviço na nova data, ou em Manter a data para o deixar onde está.
- 4
Verifique a mensagem «Feito.». O cartão sai da lista.
Para eliminar o serviço, clique no botão «Eliminar» do cartão. Abre-se a janela «Eliminar este serviço?»: confirme.
Escolher um substituto
Para um cartão «Substituto a escolher».
Passo a passo
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Leia o título do cartão: indica o profissional de limpeza que não está disponível na nova data.
- 2
Por baixo de «Profissionais de limpeza livres nesse dia:», compare as pessoas propostas. Cada linha indica o número de serviços da pessoa nesse dia.
- 3
Clique em Atribuir junto da pessoa escolhida. Surge a mensagem «Feito.».
Voltar atrás numa mudança ou ocultar um cartão
Passo a passo
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Num cartão «Movida», clique em Ver o serviço para abrir a ficha e verificar a data.
- 2
Se a mudança não servir, clique em Anular a mudança. O serviço retoma a data antiga.
- 3
Quando o cartão já não lhe for útil, clique em Ocultar.
- 4
Para ocultar vários, assinale os cartões, clique em Ocultar a seleção e confirme.
Ocultar um cartão não altera nada no serviço e não elimina nada.
Enviar um lembrete a um profissional de limpeza que não confirmou
Se a sua empresa pede uma confirmação aos profissionais de limpeza, os serviços que a aguardam estão no bloco «Serviços não confirmados».
Passo a passo
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No menu Alertas e seguimento, localize o bloco «Serviços não confirmados».
- 2
Leia a linha: o profissional de limpeza, o alojamento, o dia e, depois, «Ainda não visto» ou «Visto, não aceite».
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Clique em Enviar lembrete. Surge a mensagem «Lembrete enviado ao profissional de limpeza.» e a linha apresenta a menção «lembrete enviado».
O profissional de limpeza recebe a notificação «Serviço por confirmar». Quando confirma, o serviço sai da lista.
Definir as regras automáticas
Reservado aos administradores. Estas regras indicam o que o software faz sozinho.
Passo a passo
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Abra Definições › A minha empresa › Organização e, depois, a família «Serviços».
- 2
No cartão «Reservas alteradas», escolha o que acontece ao serviço quando a reserva muda de data ou de hora.
- 3
Escolha o que acontece «Se o profissional de limpeza não estiver disponível na nova data» e «Quando a reserva é cancelada».
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Clique em Guardar. Surge a mensagem «Definições guardadas.».
- 5
No cartão «Confirmação dos serviços», escolha o que o profissional de limpeza deve fazer e clique em Guardar.
| Definição | Opções propostas |
|---|---|
| Quando uma reserva muda | «Mover o serviço e manter o profissional de limpeza», «Mover o serviço e retirar o profissional de limpeza» ou «Não alterar nada: alerta a validar» |
| Se o profissional de limpeza não estiver disponível | «Propor um substituto», «Atribuir automaticamente» ou «Retirar o profissional de limpeza» |
| Quando a reserva é cancelada | «Eliminar o serviço» ou «Manter o serviço como «Cancelado»» |
| O que o profissional de limpeza deve fazer | «Sem confirmação», ««Visto» automático» ou ««Aceite» com um botão» |
Perguntas frequentes
Porque é que não vejo nenhum cartão?
O bloco só surge se houver algo para mostrar: as alterações dos últimos 7 dias e as que aguardam uma decisão.
Onde se vê que um serviço está confirmado?
Um serviço confirmado sai simplesmente do bloco «Serviços não confirmados». A etiqueta «Por confirmar» surge do lado do profissional de limpeza, no seu serviço.
O profissional de limpeza é avisado quando o serviço é movido?
Sim, se «O profissional de limpeza em causa» estiver assinalado em «Quem avisar», no cartão «Reservas alteradas» das definições.
É possível enviar lembretes aos profissionais de limpeza automaticamente?
Sim. No cartão «Confirmação dos serviços», a parte «Lembretes» define o prazo antes do lembrete ao profissional de limpeza e a hora a que os gestores são avisados, na véspera.
O que acontece a um serviço mantido como «Cancelado»?
Fica visível, riscado, no calendário. Nunca é contabilizado nem faturado.