Preparar as mensagens de fatura e enviar lembretes das faturas por pagar
Escreva os modelos de e-mail que acompanham as suas faturas, escolha um modelo por cliente ou por período, defina os seus níveis de lembrete e envie lembretes das faturas em atraso.
O vídeo deste guia chega em breve.
Cada fatura segue com um e-mail. O ecrã «Envio dos relatórios» serve para escrever esses e-mails de uma vez por todas: um modelo por tipo de documento, um modelo específico para um cliente ou para um período, e lembretes para as faturas em atraso. Conte 10 minutos para os seus primeiros modelos.
Com os modelos prontos, envie ou agende as suas faturas. Para cobrar sem enviar lembretes, veja cobrar aos seus clientes por débito direto SEPA. A taxa de imposto usada nas mensagens define-se em os impostos e o IVA.
Criar um modelo de mensagem
Passo a passo
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Abra Finanças › Relatórios e faturas e clique em Definições.
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Clique em «Envio dos relatórios». Surge o separador Modelos.
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Clique em Novo modelo. Abre-se a janela «Novo modelo».
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Introduza o «Nome» do modelo, escolha o seu «Âmbito» e o «Idioma da mensagem».
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Escreva o «Assunto do e-mail» e o «Corpo da mensagem».
- Em «Variáveis», clique numa variável para a acrescentar ao texto: será substituída pelo valor real no envio.
- «Pré-visualização» mostra a mensagem tal como o cliente a lerá.
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Assinale «Modelo principal deste âmbito» para que sirva por predefinição.
- 7
Clique em Guardar. Surge a mensagem «Modelo guardado».
| Âmbito | Quando o modelo serve |
|---|---|
| Fatura inicial | No envio de uma fatura |
| Fatura complementar | No envio de uma fatura que completa outra |
| Nota de crédito | No envio de uma nota de crédito |
| Lembrete | Para enviar um lembrete de uma fatura em atraso |
| Grupo de variáveis | O que contém |
|---|---|
| Cliente e relatório | Nome do cliente, nome do contacto, e-mail de faturação, período, número de relatório, número de apartamentos e de prestações |
| Fatura (software de contabilidade) | Número, data, vencimento, totais, montante de IVA, ligação para a fatura, valor em dívida, estado do pagamento |
| Dados bancários | RIB / IBAN e BIC da sua empresa |
| Lembrete | Dias de atraso, data do lembrete |
Escolher um modelo para um cliente
Passo a passo
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Clique no separador Atribuições.
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Em «Âmbito», escolha o tipo de documento.
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Na linha do cliente, escolha o modelo na coluna «Modelo atribuído». A coluna «Aplicado hoje» mostra o modelo que seguiria hoje.
Para vários clientes de uma vez:
Passo a passo
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Assinale os clientes.
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Em «Aplicar um modelo à seleção», escolha o modelo.
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Clique no botão «Aplicar» e, depois, em Sim, aplicar. Surge a mensagem «Modelo aplicado a … clientes».
Prever uma mensagem para um período
A fazer para uma mensagem que só vale entre duas datas: férias, uma alteração de dados bancários.
Passo a passo
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Clique no separador Períodos.
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Introduza uma «Descrição», por exemplo «Férias de verão», e escolha o «Modelo».
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Em «Destinatários», escolha os clientes abrangidos.
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Escolha as datas «De» e «Até».
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Escolha o «Evento» comparado com o período.
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Clique em Adicionar o período. Surge a mensagem «Período adicionado» e o período junta-se à tabela.
| Campo | Opções |
|---|---|
| Destinatários | «Todos os clientes», «Apenas estes clientes» ou «Todos exceto estes clientes» |
| Evento | «Data da fatura»: o período é comparado com a data da fatura. «Data do envio»: com o dia em que a mensagem segue |
Fora do período, o software volta ao modelo principal.
Definir os níveis de lembrete
Um nível diz a partir de quantos dias após o vencimento é proposto um lembrete, e com que modelo.
Passo a passo
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Clique no separador Lembretes. Surge o bloco «Níveis de lembrete».
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Introduza uma descrição, por exemplo «Primeiro lembrete».
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Em «Dias após o vencimento», introduza o número de dias.
- 4
Escolha um modelo de âmbito «Lembrete».
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Clique em Adicionar. O nível junta-se à tabela, indicado por exemplo como «D+7».
Enviar um lembrete de uma fatura por pagar
Por baixo dos níveis, a tabela «Faturas por pagar» lista as faturas validadas, não saldadas e cujo vencimento já passou.
Passo a passo
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Leia a linha da fatura: vencimento, dias de atraso, valor em dívida, último lembrete.
- 2
Clique em Lembrar. O botão indica o nível atingido, por exemplo «Lembrar D+15». Surge a mensagem «Lembrete enviado para …».
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Para várias faturas, assinale-as e clique no botão «Enviar lembretes para a seleção». Confirme com Sim, enviar lembretes.
Perguntas frequentes
Os lembretes seguem sozinhos?
Não. O software lista as faturas em atraso e propõe o nível certo; o lembrete segue quando clica em «Lembrar».
Em que idioma escrever um modelo?
No idioma escolhido em «Idioma da mensagem». Os clientes que têm esse idioma recebem este modelo de preferência; sem modelo no seu idioma, aplica-se o modelo escolhido.
O que acontece se eu eliminar um modelo?
É eliminado definitivamente, após confirmação. Verifique primeiro que nenhum cliente e nenhum período o utiliza.
Onde definir o prazo de vencimento das faturas?
Em Finanças › Relatórios e faturas, «Definições» e, depois, «Os meus dados»: campo «Prazo de vencimento (dias)» do bloco «Faturação».
Uma nota de crédito é deduzida do valor em dívida?
Sim. A linha da fatura mostra «nota de crédito deduzida» e o valor em dívida tem-na em conta.